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摘要：進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，人類(lèi)社會(huì)經(jīng)歷了互聯(lián)網(wǎng)革命，信息時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨改變了人們的生活方式，信息化已經(jīng)是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。城建檔案工作也正在向著這一方向變革。傳統(tǒng)的城建檔案管理面臨著較大的問(wèn)題，如工作量大、效率低下等，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)大規(guī)模城市建設(shè)的需要，為了更好地促進(jìn)城市建設(shè)，適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展變化，城建檔案信息電子化是必經(jīng)途徑。本文就城建檔案信息電子化的必要性與可行性展開(kāi)研究。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；可行性

檔案工作是對(duì)社會(huì)中的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)中信息的記錄，隨著城市建設(shè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案工作也越來(lái)越復(fù)雜和繁重，城建檔案的信息化管理是必然趨勢(shì)，也是提升效率、提升服務(wù)質(zhì)量的主要措施，城建檔案的信息來(lái)源于豐富的數(shù)據(jù)，其主要內(nèi)容包含了城市建設(shè)中的工業(yè)、市政、基礎(chǔ)設(shè)施、民用工程等建設(shè)類(lèi)信息，檔案的形式有文字、圖片、影像等。本文就城建檔案信息化建設(shè)的意義和必要性進(jìn)行論述，并就可行性展開(kāi)探討。

一、城建檔案信息化的意義

（一）城建檔案信息化后，檔案管理工作朝向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化發(fā)展，提升工作效率。

文書(shū)的管理錄入、數(shù)據(jù)錄入、報(bào)表的打印、檔案的打印、檔案信息的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)、錄入信息的查詢(xún)和報(bào)告生成全部都可以依賴(lài)于計(jì)算機(jī)操作，并直接生成最終成果，可以大大地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，避免發(fā)生重復(fù)工作和錯(cuò)誤工作。

（二）檔案管理實(shí)行信息化后，使得檔案的檢索、查詢(xún)、查閱更加方便快捷。

檢索查閱工作可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)立即實(shí)現(xiàn)，不受空間和時(shí)間上的約束，更加準(zhǔn)確、方便、快捷。查詢(xún)的手段也有多重方式，模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)等，檢索的信息將更全面、更高效。

（三）城建檔案信息化后，檔案的借閱工作更加可控，傳統(tǒng)的借閱需要手工記錄和操作，容易出錯(cuò)，而信息化后的借閱工作可以自動(dòng)管理借閱記錄、自動(dòng)催還。

（四）檔案信息化后，利用率將得到提升。

一般的檔案都要隔年才能整理完成，但實(shí)際上在檔案的利用中當(dāng)年的需求是最多的，這就影響到了檔案的使用效率。已經(jīng)形成的檔案利用較為繁瑣，要登記之后在眾多檔案中查找，并且一份檔案只能一個(gè)人借閱。信息化建設(shè)后可以實(shí)現(xiàn)信息的內(nèi)部共享，控制檔案的合理利用，提升利用率。

（五）實(shí)現(xiàn)信息化后，城建檔案將擴(kuò)大其服務(wù)面。

城建檔案歸根結(jié)底是一種信息資源，其社會(huì)價(jià)值在于對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，而現(xiàn)代化的信息管理手段更有利于開(kāi)發(fā)和利用其價(jià)值產(chǎn)生社會(huì)效益，例如建立城建檔案信息管理系統(tǒng)后，將有助于檔案信息的二次開(kāi)發(fā)，讓更多的人利用城建檔案信息資源進(jìn)行更深層次的研究與開(kāi)發(fā)。

二、城建檔案信息化的必要性

（一）庫(kù)房容量無(wú)法適應(yīng)檔案增長(zhǎng)的速度。

許多城市的檔案管理庫(kù)房容量有限，但是城建規(guī)模卻大幅增長(zhǎng)，現(xiàn)有的庫(kù)房容量完全無(wú)法滿足檔案的存儲(chǔ)需要，已經(jīng)嚴(yán)重不足，重新選址建設(shè)又需要層層審批，并且投資較大，可謂勞民傷財(cái)。因而，城建檔案的信息化可以緩解有限的庫(kù)房容量與無(wú)限增長(zhǎng)的檔案之間的矛盾。

（二）多套重復(fù)保管復(fù)印件檔案并無(wú)必要且成本高昂。

一個(gè)完整的建設(shè)項(xiàng)目所涉及到的檔案文件眾多，從最開(kāi)始的設(shè)計(jì)、施工、建立到后期的投入驗(yàn)收，城建檔案的所有文件都需要復(fù)制5套，分別保存。檔案的原件數(shù)量只有一份，許多建設(shè)文件在歸檔到檔案館時(shí)就只有復(fù)印件，失去了其原有的憑證價(jià)值，并且多套重復(fù)材料的保管并沒(méi)有必要，還增加了制作和保存成本。

（三）收藏內(nèi)容不能做到齊全。

城建檔案館中保存的文件具體來(lái)看只是整個(gè)建設(shè)工程中的一部分，也就是還有一部分的文件并沒(méi)有歸檔，主要包括項(xiàng)目的科研報(bào)告、地質(zhì)報(bào)告、地勘計(jì)算書(shū)、結(jié)構(gòu)計(jì)算書(shū)、初步設(shè)計(jì)、施工圖、預(yù)算書(shū)、施工記錄、監(jiān)理報(bào)告等。這些文件對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)都是無(wú)比重要的，如果將這些以電子形式保存，將極大地提升利用效率。例如哈爾濱大橋發(fā)生傾覆事故，在對(duì)其進(jìn)行事故的分析調(diào)查中專(zhuān)家查閱資料時(shí)就發(fā)現(xiàn)缺少橋梁的結(jié)構(gòu)計(jì)算書(shū)、設(shè)計(jì)圖和地勘報(bào)告，這毫無(wú)疑問(wèn)影響了事故調(diào)查。從根本上來(lái)看，這部分的資料用紙質(zhì)的形式保存并不合理，數(shù)量和體積過(guò)于龐大，但是電子化的形式保存則可以解決這一問(wèn)題。

三、城建檔案信息化的可行性

（一）大部分城建檔案以電子文檔的形式生成

城建檔案中的許多內(nèi)容都是以電子化的形式存在的,例如地勘報(bào)告、工程設(shè)計(jì)圖紙、勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工合同等,甚至工地的施工日記和驗(yàn)收記錄這些內(nèi)容在最初的生成都是以電子文檔的形式存在的,既方便了記錄和歸檔,也可以很直觀的調(diào)閱等,如需紙質(zhì)的也可以隨時(shí)打印。這些內(nèi)容的檔案在建設(shè)工程的所有檔案中占到了90%以上，對(duì)于簽章內(nèi)的文件，有研究人員提出了引入電子簽章技術(shù)，讓城建檔案實(shí)現(xiàn)電子化具有基本的前提條件。

（二）城建檔案信息與載體的可分離性

對(duì)于一些歷史檔案，具有寶貴的信息價(jià)值，有時(shí)候載體的價(jià)值甚至還超過(guò)了信息的價(jià)值。例如名人的畫(huà)作、筆墨等，這樣的檔案其載體和信息是不可分離的，必須要妥善的保管。然而，城建檔案是在城市的建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的檔案，其信息的價(jià)值可以轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，與載體的存在形式?jīng)]有較大的關(guān)聯(lián)，并且信息和載體可以分離，從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另外一個(gè)系統(tǒng)中去。因而，城建檔案的最初形式就是電子信息存在，而信息和載體的分離特征可以讓檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化的接收和管理。

（三）檔案載體的變遷

在我國(guó)，檔案的載體最早發(fā)生在商代的甲骨檔案，到了西周時(shí)期出現(xiàn)了金石檔案，也就是將信息篆刻在鐵器上，在隨后的歷史變遷中，出現(xiàn)了簡(jiǎn)牘、縑帛，一直到如今的紙張。紙張作為載體的材料，到如今已經(jīng)使用了超過(guò)了1600多年。隨著工業(yè)革命時(shí)代的發(fā)展，檔案的載體呈現(xiàn)多樣化的特征，照片、錄音、錄像等檔案形式面世，進(jìn)一步演變出了磁性載體檔案光盤(pán)以及電子檔案等。每一次的檔案載體的變遷都是人類(lèi)的技術(shù)革命，從信息的形成、制作、保存、利用一系列的環(huán)節(jié)中，通過(guò)通訊技術(shù)和電子信息化技術(shù)的電子檔案必然是順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)的，給檔案工作帶來(lái)新的氣象。

（四）電子檔案的技術(shù)要求

1.電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性問(wèn)題一直存在著爭(zhēng)議。由于電子數(shù)據(jù)的易改性，其原始性、真實(shí)性和完整性很難保證萬(wàn)無(wú)一失，這是實(shí)施全面電子化所遇到的最大的技術(shù)阻礙。但是隨著技術(shù)的發(fā)展和國(guó)家出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》之后，尤其是元數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，對(duì)電子文件在形成、傳輸、保存、使用過(guò)程中的一系列過(guò)程進(jìn)行了記錄，元數(shù)據(jù)形成就不能被更改，因而在一定程度上保證了其真實(shí)性和溯源性。

2.防火墻技術(shù)，是專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)和公用網(wǎng)絡(luò)間的一個(gè)保護(hù)的機(jī)制，對(duì)安全的信息可以允許通過(guò)，否則拒絕。由此杜絕外來(lái)非法訪問(wèn)和內(nèi)部信息被非法輸出。

3.操作授權(quán)驗(yàn)證技術(shù)。為了保證信息的安全，需要對(duì)文檔和電子信息進(jìn)行加密，結(jié)合公共密匙和私人密匙，對(duì)進(jìn)入訪問(wèn)的人進(jìn)行識(shí)別機(jī)制，可以有效防止主觀的惡意破壞行為。

4.消息認(rèn)證技術(shù)。用分組解碼的方法進(jìn)行消息認(rèn)證，以此來(lái)判定是否被篡改。為了全面實(shí)現(xiàn)城建檔案的電子化，應(yīng)盡快制定符合城市建設(shè)檔案需求的數(shù)據(jù)采集格式、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)體系、數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存格式等技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及完善的工作規(guī)章制度，以保障城建檔案的信息安全。

參考文獻(xiàn)：

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作者：竇文岐 單位：遼寧省遼陽(yáng)市城建檔案館