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電子文件管理論文范文第1篇

實體安全為主信息安全為輔的后端保護思想主要是指在電子文件產(chǎn)生初期，照搬傳統(tǒng)檔案保護理論和實踐的模式應對電子文件安全的思想，其出發(fā)點是圍繞實體安全需要指導和實施電子文件安全管理。

1.1后端保護思想產(chǎn)生的根源

20世紀80-90年代是我國電子文件應用的初期，主要應用于辦公自動化和計算機輔助檔案管理業(yè)務中，電子文件發(fā)揮的作用主要是紙質(zhì)文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點，即使開始關(guān)注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內(nèi)進行，因而對電子文件安全管理照搬傳統(tǒng)檔案保護的安全管理思想也是順理成章的。

1.2后端保護思想在實踐中的表現(xiàn)

后端保護思想的核心是以文件實體材料的安全為主要保護對象，在此思想的指導下，我國實行了一種權(quán)宜之計的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質(zhì)版文件一套，電子版文件脫機備份一套。試圖通過這種“雙保險”的方式既保障文件內(nèi)容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國家相繼出臺了《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國檔案行業(yè)標準《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（下文簡稱《規(guī)范》）等標準，從這些標準內(nèi)容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統(tǒng)保護框架內(nèi)進行的。如《規(guī)范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上?！薄?.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規(guī)定集中體現(xiàn)了對電子文件的管理是按照《規(guī)范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）來實施。雖然在《規(guī)范》中的第3條對電子文件的術(shù)語和定義做了規(guī)定和說明，關(guān)注到電子文件與紙質(zhì)文件的不同特性，但管理方法上并沒有實質(zhì)性的調(diào)整。

1.3后端保護思想產(chǎn)生的影響

傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態(tài)存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現(xiàn)在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對電子檔案代替紙質(zhì)檔案持懷疑甚至是否定態(tài)度，阻礙了對電子文件安全性問題的積極探索；在管理實踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過的坎?！币步o檔案管理帶來不少新的問題和挑戰(zhàn)。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優(yōu)勢的喪失等等。2008年的一個調(diào)查顯示“在機構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機構(gòu)認為電子文件不可以代替文件獨立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實體安全為主信息安全為輔的后端保護思想，不是從電子文件本身特性出發(fā)量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統(tǒng)觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導思想成為繼續(xù)探索的方向。

2前端控制與全程保護的風險管理思想階段

任何新事物本質(zhì)的發(fā)現(xiàn)，都需要一個從感性到理性，從現(xiàn)象到本質(zhì)的認識過程。電子文件這一新形態(tài)文件的出現(xiàn)，同樣需要逐步了解和認識的過程。20世紀90年代末到21世紀最初的幾年，檔案學界和業(yè)界對電子文件安全所進行的理論研究和實踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質(zhì)等傳統(tǒng)文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導思想和恰當?shù)膶嵺`方式提供了指引。由此我國的電子文件安全管理進入了實體安全與信息安全并重的風險管理思想階段。

2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標

透過對電子文件產(chǎn)生和管理環(huán)境特點的研究，可知電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相區(qū)別的基本特征有兩個：一是計算機系統(tǒng)是電子文件生成和管理的必要環(huán)境；二是電子文件信息以二進制數(shù)字代碼記錄和存儲。這兩個基本特征應該成為探尋電子文件安全管理指導思想的出發(fā)點和電子文件安全管理的重點。計算機系統(tǒng)是信息技術(shù)的核心產(chǎn)品，它具有升級換代快，個性化強（不同的用戶可按需定制軟硬件系統(tǒng)，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統(tǒng)、信息流轉(zhuǎn)通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風險）等特點，這些特點決定了生存在其中的電子文件形態(tài)多樣且更新淘汰快，可操作性強，信息安全問題更加隱秘復雜，難以控制。照搬傳統(tǒng)檔案單一策略的后端的實體保護難以應對電子文件在生成和管理環(huán)境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護才能滿足電子文件安全的需要。筆者認為上文提到的《規(guī)范》中已經(jīng)界定了有關(guān)電子文件特性的內(nèi)容，可為探求電子文件安全本質(zhì)問題提供指導?！兑?guī)范》中術(shù)語部分有三個重要概念的界定，即“真實性（authenticity）指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等?！边@三個術(shù)語揭示了電子文件生成環(huán)境和管理環(huán)境基本特性的內(nèi)涵，為確定電子文件安全管理目標提供了方向。真實性、完整性和有效性三個指標的管理目標的實現(xiàn)，必須將電子文件生成系統(tǒng)的安全、文件信息內(nèi)容及流轉(zhuǎn)過程中的安全、存儲載體的安全等納入到一個完整管理系統(tǒng)中進行全程動態(tài)監(jiān)控和管理。所以，用真實性、完整性和有效性指標表征的信息安全是電子文件安全的核心指標。

2.2前端控制全程保護對電子文件安全管理的必要性

“電子文件的產(chǎn)生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關(guān)注文件運動的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個運動過程全面而系統(tǒng)地管理起來?！眹H檔案理事會也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項原則是‘檔案館應參與產(chǎn)生和保管具有檔案價值文件的電子系統(tǒng)的整個生命周期，以便文件真實可靠，且適合保存?！庇纱顺霭l(fā)，國際檔案理事會1997年頒發(fā)的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護階段。這種有別于傳統(tǒng)文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運動規(guī)律的。電子文件生命周期的概念（或曰設(shè)計）階段是至關(guān)重要的，它的質(zhì)量直接關(guān)系著電子文件生命周期全過程的有效監(jiān)控和各種管理功能的實現(xiàn)。文檔部門互相協(xié)作，科學指導是對概念階段質(zhì)量把控，滿足生命周期全程保護需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計時文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運行的過程控制和升級換代的日常維護等一切生命過程提供安全保障的功能。實際上，無論對紙質(zhì)文件(檔案)的保護還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護都是必需的。根據(jù)文件生命周期理論可知，所有形態(tài)的文件與檔案都是同一內(nèi)容的不同價值形態(tài)，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結(jié)的每一個階段的持續(xù)保護，才能最大限度的保護文件（檔案）的真實性、完整性和有效性。

2.3風險管理在電子文件安全管理中的引入

前端控制全程保護與風險管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實施安全管理。風險管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導理念，同時也是一種安全實踐方式。用風險管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發(fā)生或減輕風險事故的危害而達到防患于未然的目的。在檔案界有關(guān)電子文件風險管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領(lǐng)的課題組出版的《電子文件風險管理》（中國人民大學出版社，2008年）。該成果系統(tǒng)的闡釋了電子文件風險管理的基本理論和管理對策。該成果指出：電子文件風險是指“電子文件質(zhì)量缺損及其引發(fā)其他損失的不確定性，是可能產(chǎn)生的預期結(jié)果與實際結(jié)果的負面差異”，通過對電子文件風險的識別、成因的分析、風險的評估等系統(tǒng)的規(guī)劃，有效監(jiān)控風險，應對風險，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現(xiàn)風險管理的重要性有兩個關(guān)鍵問題，一是關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)功能的設(shè)計，二是對“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理。有關(guān)電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風險管理的思想。至于對“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理問題，檔案界經(jīng)歷了一個從忽視到重視的過程。元數(shù)據(jù)的重要性主要體現(xiàn)在：“元數(shù)據(jù)”是電子文件身份和內(nèi)容的證明和封裝，也可以表達為“元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件”。我國自電子文件產(chǎn)生以來，元數(shù)據(jù)的管理是比較最薄弱的環(huán)節(jié)。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統(tǒng)，一直存在“元數(shù)據(jù)”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅持貫徹風險管理思想的指導和實踐的應用是非常必要的。我國應用風險管理指導思想比較明確和有成效的實踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會議上提出：“為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全?！蓖瑫r要求這項工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對政府和企事業(yè)單位的電子文件，通過建立專有網(wǎng)站或是開發(fā)應用軟件對重要文件進行集中保存和統(tǒng)一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據(jù)統(tǒng)計，截止到2012年全國已有47對副省級市以上國家檔案館達成協(xié)議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據(jù)國家要求，結(jié)合本省情況，在2013年頒發(fā)了《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》（浙檔發(fā)〔2013〕23號），包含了傳統(tǒng)和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風險管理貫穿到所有形態(tài)檔案管理過程中。國家檔案局在2012年頒發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實施，對電子文件安全性全面認識和科學管理將起到實質(zhì)性的推動作用，前端控制全程保護的風險管理指導思想的貫徹也將更加有效。

3納入國家信息安全戰(zhàn)略的安全管理思想階段

網(wǎng)絡(luò)時代，乃至撲面而來的大數(shù)據(jù)時代，信息安全已不斷上升為國家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風險日益復雜，日益嚴峻，從國家整體和高度進行頂層設(shè)計的信息安全戰(zhàn)略成為當今信息安全管理指導思想的主流。國家戰(zhàn)略的目的是從國家意志的高度出發(fā)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個領(lǐng)域的安全問題，制定國家宏觀規(guī)劃和重大政策，不斷增強國家安全保障能力。電子文件是國家信息安全的核心資源，為了維護國家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標準等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國家信息安全戰(zhàn)略進行頂層設(shè)計和指導變得日益重要。

3.1國家信息安全戰(zhàn)略思想的提出及其內(nèi)涵

隨著電子文件實踐的深入，各種安全管理問題陸續(xù)展現(xiàn)。世界范圍內(nèi)對電子文件管理共性的認識和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國家，經(jīng)歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀最初幾年“紛紛以戰(zhàn)略動議、政策引導、標準規(guī)范等形式提出體現(xiàn)國家意志和利益的重大舉措，”進入“以頂層設(shè)計帶動總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展”的時期。我國在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強頂層設(shè)計，制定和實施我國電子文件管理的國家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫?！彪S后她帶領(lǐng)團隊進行了比較系統(tǒng)的研究，其成果集中體現(xiàn)在《電子文件管理國家戰(zhàn)略》一書中?！半娮游募芾韲覒?zhàn)略，就是從國家層面和戰(zhàn)略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。是一個國家對電子文件管理工作的基本態(tài)度和總體思路，其表現(xiàn)是法規(guī)、政策、標準、規(guī)劃、項目等體現(xiàn)國家意志、帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國家行為。”由于我國實行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現(xiàn)狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴重。解決這些問題的關(guān)鍵在于引入系統(tǒng)論思想，將頂層設(shè)計思想應用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術(shù)方法的做法，從國家安全的高度認識電子文件安全的重要性，協(xié)同多部門多途徑維護檔案的安全，”構(gòu)建起基于立體的檔案保護環(huán)境的檔案安全保障體系。

3.2國家信息安全戰(zhàn)略的推進電子文件國家信息安全戰(zhàn)略實現(xiàn)的途徑主要從技術(shù)、國家政策、標準規(guī)范等幾個方面進行推進。

3.2.1技術(shù)層面的國家戰(zhàn)略。信息安全關(guān)系到國家重大安全的關(guān)鍵因素，特別是隨著信息技術(shù)的進步，掌握先進技術(shù)開發(fā)與應用主動權(quán)的發(fā)達國家，成為壟斷和控制發(fā)展中國家信息安全的最大威脅者。美國微軟公司對全球電腦操作系統(tǒng)的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領(lǐng)域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國家，下至個人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動進行風險監(jiān)控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動國家信息技術(shù)自主知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的開發(fā)和應用。“從國家安全的高度考慮，國家已開始建設(shè)‘自主、安全、可控的IT系統(tǒng)’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國家網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全?！彪娮游募墓芾韺π畔⒓夹g(shù)具有高度的依賴性,由于技術(shù)原因造成的安全問題也是最為突出的。我國在2009年4月9日成立了版式聯(lián)盟,該聯(lián)盟由中國電子工業(yè)標準化技術(shù)協(xié)會發(fā)起，聯(lián)合我國版式技術(shù)應用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術(shù)等部門，對廣泛涉及檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息等領(lǐng)域的信息進行統(tǒng)一規(guī)范，為信息的真實性、完整性、長期可讀性提供良好的技術(shù)環(huán)境。

3.2.2政策層面的國家戰(zhàn)略。政策以其權(quán)威性、導向性、探索性、靈活性的特點可以為標準的制定與實施提供引導和支持。我國政策層面的國家戰(zhàn)略指導思想主要包括國家層面的五年規(guī)劃、信息行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、文檔部門的發(fā)展規(guī)劃等自上而下編制和推行的宏觀層面上的方針政策。2000年后我國提出建設(shè)國家信息安全保障體系，2003年國家“兩辦”頒發(fā)《國家信息化領(lǐng)導小組關(guān)于加強信息安全保障工作的意見》，該意見明確了我國信息安全保障工作的指導方針、基本原則和主要任務，并確立了用五年左右的時間基本建成國家信息安全保障體系的工作目標。同時將等級保護、風險評估、應急響應和災難恢復作為我國信息安全保障過程中的四個重要環(huán)節(jié)。與電子文件信息安全密切相關(guān)的國家標準對電子文件安全管理有著更直接的指導價值。文檔部門對這些標準的解讀與應用要重點的關(guān)注和研究。據(jù)統(tǒng)計，信息行業(yè)“在1995-2008年期間的信息安全國家標準共83項?！辈⑶以谶@期間更新標準高達60%。由此可見我國在國家層面上對信息安全是非常重視的，對信息技術(shù)發(fā)展的動態(tài)跟進也比較及時，這為電子文件安全管理標準的研制和推廣提供了有力的指導。近年來國家檔案局也開始重視頂層政策的設(shè)計，不斷向國家安全戰(zhàn)略靠攏，最為顯著的成果是在2010年5月12日，國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上，提出“要樹立‘檔案安全事關(guān)黨和國家根本利益的思想’，要樹立‘安全第一’的思想，要樹立‘安全問題人人有責’的思想，與建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系相呼應，建立起確保檔案安全保密的檔案安全體系。”國家信息安全戰(zhàn)略是一個系統(tǒng)大工程，關(guān)系到體制、技術(shù)、法規(guī)等多層面的設(shè)計和協(xié)調(diào)，在推進過程中所面臨的難題將是復雜多樣的，因而在這個過程中，國家層面要關(guān)照到所有的信息領(lǐng)域，真正做到統(tǒng)籌兼顧，確保推行的實效，信息資源（包括產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存等）行業(yè)也要肩負起國家安全職責，為建立起強大的國家信息安全保障體系做出應有的貢獻。

電子文件管理論文范文第2篇

1．質(zhì)量檢測工作概述

1.1質(zhì)量檢測工作及其質(zhì)量管理的定義

質(zhì)量檢測工作指的是，在參照有關(guān)部門制定的質(zhì)量標準的基礎(chǔ)上，對特定單位進行的包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量檢測、空氣質(zhì)量檢測、環(huán)境質(zhì)量檢測、工程質(zhì)量檢測等內(nèi)容的一種檢查和驗證產(chǎn)品或服務質(zhì)量是否符合有關(guān)規(guī)定的活動。

1.2質(zhì)量檢測工作中存在的問題

質(zhì)量檢測工作中存在的問題大體可以分為技術(shù)問題和職責問題，以及管理機制三個方面。首先，在技術(shù)問題方面。由于質(zhì)量檢測工作本身就對技術(shù)水平有一定的專業(yè)要求，因此，負責質(zhì)量檢測工作人員的技術(shù)水平和檢測過程中的技術(shù)失誤都有可能造成質(zhì)量檢測結(jié)果的偏差。其次，在職責問題方面。由于進行質(zhì)量檢測工作一方?jīng)]有認真按照檢測標準進行監(jiān)測、與被檢測單位存在一定的利益關(guān)系、負責質(zhì)量管理的部門沒有真正發(fā)揮監(jiān)管作用、質(zhì)量問題出現(xiàn)后有關(guān)部門或機構(gòu)未能進行有效的懲處等職責缺失原因，導致質(zhì)量檢測過程和結(jié)果出現(xiàn)問題。此外，質(zhì)量檢測工作質(zhì)量管理機制的不完善也是導致質(zhì)量檢測出現(xiàn)問題的重要原因之一。一方面，質(zhì)量檢測工作質(zhì)量管理機制范圍過于狹窄。質(zhì)量檢測部門不僅僅要對主動申請質(zhì)檢的各企業(yè)產(chǎn)品進行常規(guī)的質(zhì)檢工作，還應該對市場中流通的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)管，以及時發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在的質(zhì)量問題、找出相應的解決辦法。另一方面，質(zhì)檢工作管理存在較強的滯后性。比如，2015年11月中央新聞報道，根據(jù)國家燈具質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心的消息顯示90%護眼燈存質(zhì)量問題。除此之外，電線電纜、電機、水泵等產(chǎn)品也存在不同程度的質(zhì)量檢測問題。從問題產(chǎn)品流通到質(zhì)量問題查出，經(jīng)歷了較長的質(zhì)檢管理空白期。這些產(chǎn)品質(zhì)量問題的頻繁產(chǎn)生與質(zhì)量檢測工作及其質(zhì)量管理的職責問題具有很大的關(guān)聯(lián)。

2．公正公信角度下質(zhì)量檢測工作質(zhì)量管理的對策

針對上述提出的質(zhì)量檢測問題，該部分將在公正公信的角度下，從有關(guān)部門質(zhì)量檢測職責履行和機制完善的方面提出改善質(zhì)量檢測工作現(xiàn)狀問題的方法或?qū)Σ摺?/p>

2.1加強質(zhì)量檢測工作人員的專業(yè)培訓，提高檢測人員的專業(yè)勝任水平

負責質(zhì)量檢測工作的人員是降低質(zhì)量檢測事件發(fā)生的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。在質(zhì)量檢測單位聘請過程中，需要所在單位對應聘人員進行公正公信認識的測評，并定期對質(zhì)量檢測工作人員進行專業(yè)實踐培訓以保證或提高質(zhì)檢的專業(yè)水平。同時，還要對質(zhì)量檢測工作人員的工作表現(xiàn)進行不定期的質(zhì)量核查，以及時發(fā)現(xiàn)并就糾正其在質(zhì)量檢測工作中存在的問題。通過類似的方法來增強質(zhì)量檢測工作人員的責任意識，提高質(zhì)量檢測工作人員的專業(yè)勝任水平。

2.2加強對質(zhì)量檢測工作流程的監(jiān)督和管理，提高質(zhì)量檢測的質(zhì)量和水平

質(zhì)檢機構(gòu)的主要收入來源途徑是委托檢驗，依照市場規(guī)律、提升企業(yè)服務質(zhì)量、做好委托檢驗工作爭取更多的客戶群體，著力提高內(nèi)部工作效率和管理水平，完善內(nèi)部運轉(zhuǎn)體系，與受檢方建立良好的服務關(guān)系，企業(yè)委托檢驗的質(zhì)量檢測一般要經(jīng)過以下流程。企業(yè)按照在設(shè)計圖紙完成每一批產(chǎn)品生產(chǎn)后，需要生產(chǎn)企業(yè)下達或布置質(zhì)檢任務，隨后由負責質(zhì)量檢測工作的企業(yè)專員向當?shù)貦?quán)威或合格質(zhì)檢機構(gòu)或部門提交質(zhì)檢委托單。待雙方簽訂合同后，由負責質(zhì)量檢測的機構(gòu)或部門工作人員開展具體的質(zhì)檢工作。質(zhì)檢工作的過程就是公正公信角度下質(zhì)量檢測工作質(zhì)量管理的重要階段。（1）在產(chǎn)品收樣環(huán)節(jié)。質(zhì)檢機構(gòu)或部門的業(yè)務接待人員要嚴格根據(jù)產(chǎn)品的類型和性質(zhì)確認檢驗方法，對樣本產(chǎn)品進行驗收，驗收合格則進行樣本入庫；若樣品存在損壞、失效、樣品數(shù)量不足、樣品與要求不相符的問題則進行重新送樣。期間不得因為任何客觀或主觀因素進行虛假應付收樣，若因上述環(huán)節(jié)不夠公正公信而導致不合格產(chǎn)品的流通及不良事件發(fā)生，相關(guān)檢測人員、部門及企業(yè)都要承擔相應的責任。在這一方面質(zhì)檢機構(gòu)及有關(guān)部門要對質(zhì)檢部門員工工作進行質(zhì)檢員工工作范圍的精準界定，結(jié)合國家質(zhì)量檢測標準規(guī)范制定分工明確的內(nèi)部檢測流程，并對負責每項質(zhì)量檢測工作人員進行指定，以便于對責任主體的落實。（2）在檢驗和記錄環(huán)節(jié)。質(zhì)檢人員要嚴格秉持檢驗的各個細節(jié)程序，做好檢驗原始數(shù)據(jù)記錄、設(shè)備使用記錄和環(huán)境記錄，若發(fā)現(xiàn)某項數(shù)據(jù)存在異常（遠低于或遠高于檢測參考標準）則需要進行復驗，以保證數(shù)據(jù)的準確性；不能受到外界因素的干擾，充分體現(xiàn)公正性、科學性，保證檢驗結(jié)果的準確無誤，其結(jié)論對于保證社會、企業(yè)和消費者的利益具有至關(guān)重要的作用。對于出具產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告時要具有真實、完整、準確和可靠原始數(shù)據(jù)記錄，對于涉及到的有效數(shù)字要按照修約方法進行計算,這樣才能保證檢驗報告的科學公正、準確有效。運用專業(yè)的技術(shù)進行數(shù)據(jù)的處理和校對并編寫檢驗報告，報告審核通過才可進行批準通過；然后將比準通過的檢驗報告交由業(yè)務部簽章，并向企業(yè)出具質(zhì)檢報告，期間，若企業(yè)提出異議則將樣品轉(zhuǎn)交到質(zhì)量保障部進行相應的處理，若無異議則結(jié)束質(zhì)檢，退回企業(yè)產(chǎn)品樣本。上述檢驗步驟環(huán)環(huán)相扣，缺一不可,因此需要質(zhì)檢機構(gòu)及有關(guān)部門完善質(zhì)檢員申請機制和專家咨詢機制，當憑借企業(yè)現(xiàn)有之間部門質(zhì)檢員專業(yè)能力無法確保質(zhì)量檢測合格或多數(shù)質(zhì)檢員就同意產(chǎn)品存在相同疑慮的情況下，可以向?qū)＜覍で髱椭?，以在第一時間發(fā)現(xiàn)潛在質(zhì)檢問題，并找出相應的解決辦法。在機制得到完善后，需要匹配與機制相互銜接的公正公信教育，以鼓勵質(zhì)檢員和負責管控質(zhì)檢工作的人員能夠敢于質(zhì)疑、提出問題，從而避免因“外界壓力”（企業(yè)為獲取利益，避免經(jīng)濟損失而不允許質(zhì)檢員按實上報質(zhì)檢狀況）而造成的“隱瞞不報”、“報而不實”等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

2.3健全司法機關(guān)公正公信的執(zhí)法意識，推進質(zhì)檢事件的有效懲處進程

當出現(xiàn)質(zhì)量檢測事件時，各級法院、檢察院要堅持以公正公信的原則進行事件的訴訟、調(diào)查、審理和判決，避免“訴而不受”、“查而不嚴”、“審而不公”、“判而不信”等問題的出現(xiàn)。其次，對于堅持以公正公信的態(tài)度指導實際行動的工作人員要給予適度的表揚和嘉獎，對未按照公正公信原則履行崗位職責的工作人員要進行嚴格的教育和懲處。從而實現(xiàn)質(zhì)檢事件處理的效率和效果，推進質(zhì)檢工作質(zhì)量管理的進程。

3.總結(jié)

筆者認為，將公正公信作為質(zhì)量檢測工作管理的立足點具有一定的合理性。以質(zhì)量檢測工作中存在的技術(shù)問題和職責問題為切入點，對于公正公信角度下質(zhì)量檢測工作的質(zhì)量管理具有較強的現(xiàn)實意義。

作者:李鈴 單位:福建省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院

參考文獻

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電子文件管理論文范文第3篇

關(guān)鍵詞：辦公自動化；電子文件；管理

電子計算機的普遍應用．促進了辦公自動化的迅速發(fā)展．隨之產(chǎn)生的電子文件與傳統(tǒng)紙介質(zhì)文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發(fā)展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統(tǒng)和電子文件管理相適應．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?

以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢?，F(xiàn)階段我院只部分使用各主管部門設(shè)計的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，多個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法鏈接，也不能兼容；多數(shù)職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統(tǒng)一管理，主要存在以下問題。

1對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統(tǒng)一管理

電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。

使用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內(nèi)，沒有進行規(guī)范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理部門。也只是對全院的局域網(wǎng)進行技術(shù)支持和指導，網(wǎng)絡(luò)升級和更新前后的備份電子文件沒進行規(guī)范科學的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災，無法檢索和利用。

未使用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅用計算機進行辦公和事務性管理。多數(shù)科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結(jié)之后，則把相同內(nèi)容的紙介質(zhì)文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。

2辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，給電子文件歸檔造成困難

我院使用的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)多是本單位或上級主管部門設(shè)計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達到現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化要求。實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，難以進行電子文件歸檔。

3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存

電子文件具有復制和傳遞時的高保真性、設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內(nèi)容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。

如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規(guī)范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規(guī)范科學的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責任。電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術(shù)條件實現(xiàn)。電子檔案的保管期限是由電子檔案內(nèi)容來定，而實現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現(xiàn)對電子文件的科學管理首先要做好以下幾方面工作：

3．1提高電子文件管理意識

電子文件與紙介質(zhì)文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質(zhì)文件具有同等的法律憑證作用。醫(yī)院各級領(lǐng)導要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。

3．2加強制度建設(shè)

目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關(guān)系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規(guī)章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫(yī)院綜合檔案室應會同有關(guān)部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規(guī)范化、制度化。

3．3做好電子文件的收集

電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎(chǔ)。

3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關(guān)

電子文件的鑒定工作除了包括紙介質(zhì)文件的密級、保管期限等內(nèi)容，還應包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等是否與其形成的原始狀態(tài)一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等相關(guān)信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。

3．5加強電子文件的管理和安全防護工作

采取有效的管理措施和技術(shù)手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設(shè)備更新、系統(tǒng)擴充時，要及時進行載體轉(zhuǎn)換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續(xù)保存一段時間}對磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機讀檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行恢復；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉(zhuǎn)存，防止因磁介質(zhì)破壞而造成信息丟失。四是保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，在一定范圍內(nèi)對服務器文件與數(shù)據(jù)提供保護。五是在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進行嚴格的病毒檢測，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受電腦病毒的侵害。

電子文件管理論文范文第4篇

[關(guān)鍵詞]電子文件；文件管理；現(xiàn)代化

[中圖分類號]G270 [文獻標識碼]A [文章編號]2095-3712（2014）13-0090-03[基金項目]陜西省教育科學“十二五”規(guī)劃課題“高校電子政務系統(tǒng)文件管理風險的防范與對策研究”（SGH13253）。

[作者簡介]韓卓泉（1972―），女，陜西彬縣人，碩士，寶雞文理學院體育系教師，研究方向：檔案管理。

在傳統(tǒng)文件管理的過程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個環(huán)節(jié)將文件生命周期清晰地劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，通過生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對獨立的管理環(huán)節(jié)完成文件管理。傳統(tǒng)的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統(tǒng)文件的管理，否則將造成無可挽回的損失。電子文件的特點使得其整個生命周期的全程管理與一體化管理更應得到重視。電子文件的現(xiàn)代化管理主要包括以下幾個方面：

一、電子文件生成階段的管理

電子文件的生成是指電子文件產(chǎn)生的過程，它是電子文件生命周期的開始。一般說來，電子文件來源于兩個方面：一是職能部門自身創(chuàng)建的；二是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集的。無論文件以哪種方式產(chǎn)生，一旦產(chǎn)生后，為了固定下來并區(qū)別于其他文件，都需要對其命名。電子文件的命名與傳統(tǒng)文件的命名有相同處，也有不同點。電子文件的命名應注意以下問題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個系統(tǒng)中應具有唯一性。這個原則保證了文件檢索的高效和準確，同時可避免在存儲過程中，后來存儲的文件取代前期存儲的同名文件以造成文件失的情況。第二，概括性原則。該文件名應能高度概括被保存文件的主要內(nèi)容，即將文件的關(guān)鍵內(nèi)容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內(nèi)容。第三，關(guān)聯(lián)性原則。若該文件具有不同版本，則通過該文件名應能辨析不同版本間的聯(lián)系。第四，規(guī)范性原則。若文件名需要用縮寫表示，應采用約定俗成的通行縮寫形式。另外，對文件、文件夾命名時應考慮以下三個問題：一是唯一性，即某一個文件夾的名稱應是該系統(tǒng)中唯一的；二是主題性，即該文件夾名應簡潔、明了地揭示該文件夾內(nèi)文件的主題，便于文件的分類整理；三是關(guān)聯(lián)性，即當某份文件需要同時保存在不同的文件夾內(nèi)時，為了便于揭示主題的關(guān)聯(lián)性，應對該文件進行標示或鏈接。

二、電子文件的采集

電子文件的采集應當由形成（制作）者或承辦者按照歸檔要求進行。因為只有文件形成（制作）者或承辦者才最清楚電子文件的內(nèi)容、價值及與其他文件之間的關(guān)系，由他們采集，能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。電子文件的數(shù)據(jù)類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、計算機程序文件等，這些不同數(shù)據(jù)類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價值外，還應考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性：第一，電子文件采集的內(nèi)容應與內(nèi)容信息一樣，作為文件一個不可或缺的部分一并保存。任何只有內(nèi)容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的，缺乏憑證性和理論研究意義。第二，精確定位系統(tǒng)內(nèi)文件的被保存位置，并支持文檔管理系統(tǒng)的各種管理功能。合理采集、維護并利用元數(shù)據(jù)，是確保信息完整、真實、可靠和長期可讀的有效措施。因此，在電子文件采集之初就要進行元數(shù)據(jù)添加工作，將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息植入到元數(shù)據(jù)中去，最大限度地保證文件的證據(jù)力。

三、電子文件的鑒定

電子文件的鑒定，是指鑒別電子文件的價值、確定其保管期限的過程。鑒定工作應由文件形成部門與檔案部門合作完成。傳統(tǒng)文件的鑒定工作集中在內(nèi)容鑒定上，即通過非現(xiàn)行文件的內(nèi)容信息來識別文件的證據(jù)價值或信息價值，確定文件是否需要長期、永久地保留。電子文件的內(nèi)容鑒定，可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標準與方法；傳統(tǒng)的文件保存期限表對文件保存期限的規(guī)定，同樣適用于電子文件。技術(shù)鑒定是指對電子文件的各方面技術(shù)狀況進行全面檢查，包括對信息的真實性、完整性與可讀性的認定和對文件載體性能的檢測。電子文件的技術(shù)鑒定應考慮以下幾個方面：第一，真實性。真實性鑒定可從對電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據(jù)價值。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識別，可以借助計算機記錄下來的相關(guān)元數(shù)據(jù)（如生成日期、責任人等）進行比較和鑒別。第二，完整性。完整性鑒定主要從文件的相關(guān)性分析入手，注意審查數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)與欄目是否吻合、結(jié)構(gòu)是否正確。第三，檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計算機程序文件沒有收集進文檔管理系統(tǒng)，就會造成相關(guān)電子文件的無法讀取。

四、電子文件的保管期限

確定電子文件保管期限的工作，需要檔案部門與文件管理部門協(xié)調(diào)進行，由檔案部門制定詳細準確的電子文件保管期限標準，由文件管理部門根據(jù)實際情況執(zhí)行。這是文檔一體化管理策略的重要體現(xiàn)。雖然機構(gòu)內(nèi)其他工作人員有義務在文件運轉(zhuǎn)和使用過程中對其價值進行評議，但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責任將一系列既定的保管期限表存入系統(tǒng)，并依此定義系統(tǒng)的鑒定模塊。在文件的整個生命周期中，文件管理員也可以根據(jù)需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應當是永久恒定的，文檔管理人員應根據(jù)文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應，對文件保存期限做出適當?shù)恼{(diào)整與修正。在文檔管理系統(tǒng)中，任何文件都應能夠利用保存期限表進行鑒定。系統(tǒng)必須具有文件鑒定的自動提示功能，文件初次被打開（或關(guān)閉）時，系統(tǒng)應當提示工作人員根據(jù)文件保存期限表對文件的價值進行鑒定。系統(tǒng)還必須具有自動追蹤每份文件的保管過程的能力，一旦期限截止就開始執(zhí)行最終處置程序。對于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文檔管理系統(tǒng)可設(shè)置提示和警告，允許在執(zhí)行最終處置程序之前，啟動特殊的處理程序，由管理者或文件管理員對文件再次鑒別。

五、電子文件的歸檔

電子文件盡管有許多不同于紙質(zhì)文件的地方，但在歸檔原則上有許多方面是一致的，應堅持由形成電子文件的機構(gòu)向檔案部門歸檔。同時，應貫徹優(yōu)化精練的歸檔原則，對歸檔的電子文件進行鑒別、選擇和去粗存精，避免在經(jīng)濟上和管理上給檔案部門帶來不必要的負擔。電子文件的歸檔方式通常有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門不接收實體電子文件，僅在計算機網(wǎng)絡(luò)上接收歸檔的電子文件目錄，并通過網(wǎng)絡(luò)對歸檔的電子文件進行遠程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲位置和存儲方式，使之不脫離原機構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)，始終保存在生成環(huán)境的系統(tǒng)中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實，又可保持電子文件的長期可讀，也方便電子文件生成機構(gòu)對檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經(jīng)邏輯歸檔后，其所有權(quán)發(fā)生了變化，不再僅屬于原機構(gòu)，檔案部門有權(quán)對歸檔的電子文件實行在線管理、信息加工與公共服務。物理歸檔是指移交時將電子檔案實體從原機構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)中轉(zhuǎn)移至檔案部門的檔案管理系統(tǒng)中。至于是否要刪除本機構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已移交的電子文件，可視各機構(gòu)具體情況和文件價值而定，檔案部門一般不作強行規(guī)定。物理歸檔方式與傳統(tǒng)檔案管理模式類似，有章可循，操作性較強，有利于檔案部門對歸檔電子文件的直接管理，避免因機構(gòu)管理不善引起的信息流失，同時也減輕了電子文件形成機構(gòu)的文件管理負擔。物理歸檔主要有兩種方法：一是脫機移交，二是在線移交。脫機移交是指電子文件形成機構(gòu)按歸檔要求將電子文件進行脫機處理，存儲到脫機數(shù)字媒體（如磁帶、磁盤、光盤）上，再向檔案部門移交。在線移交方式充分利用了網(wǎng)絡(luò)傳輸便捷的優(yōu)勢，還可以采取相應的安全措施，確保數(shù)據(jù)完整。同時，由檔案部門進行電子文件實體化工作，有利于統(tǒng)一歸檔文件的格式，便于電子檔案實體的管理。

六、電子文件的最終處置

對電子文件的最終處置一般包括三種：銷毀；在本機構(gòu)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)長期保存；向檔案部門移交。后兩種處置方式中，經(jīng)過鑒定后被保存下來的電子文件，可稱為電子檔案。電子文件的銷毀，是指通過刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無法恢復與還原。不再具備保存價值的電子文件，在經(jīng)過鑒定確認其已失去現(xiàn)行效用后，應當及時銷毀。銷毀工作的執(zhí)行必須慎重仔細，以電子文件保管期限表為基本依據(jù)，并執(zhí)行嚴格的審批程序。在文檔管理系統(tǒng)中，應通過保留相關(guān)元數(shù)據(jù)的方式記錄文件的銷毀情況，生成銷毀報告。文檔管理人員應當注意，將一份文件從磁盤上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲載體被完全重新格式化，或者新產(chǎn)生的文件占據(jù)了原磁盤空間，并達到一定時限，否則無法保證該文件確實不可再建。有時即使文件已被刪除，也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤驅(qū)動器，通過某些方式使該文件重新恢復。因而，對于敏感性文件，要通過對其物理載體的破壞來確保文件被銷毀。當文件存在多份拷貝時，文件管理員要注意同時銷毀這些拷貝。在文檔管理系統(tǒng)中，一份文件可以通過超鏈接的方式被多個文件夾同時收錄在內(nèi)。當文件需要被銷毀的時候，應特別重視對各個鏈接的檢測，看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。

總之，電子文件的出現(xiàn)，是社會政治、經(jīng)濟和文化發(fā)展的客觀要求，也是人類文明發(fā)展的必然結(jié)果。同時，檔案事業(yè)的存在和發(fā)展有其特定的政治、經(jīng)濟和文化生態(tài)環(huán)境，為電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展提供了必要的條件。隨著計算機輔助設(shè)計的廣泛應用，電子文件逐漸步入社會的各個領(lǐng)域。在信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的推動下，電子文件已經(jīng)成為信息化社會中不可或缺的管理和保存社會記憶的工具。

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電子文件管理論文范文第5篇

水電建設(shè)項目投資控制貫穿于整個項目的建設(shè)全過程，合理有效控制水電項目投資，應從水電建設(shè)項目的各個階段著手。

1決策階段合理預測項目投資風險，確定投資控制目標

投資控制是監(jiān)視項目建設(shè)過程中投資各方面運用情況的活動，以保證項目建設(shè)資金運用狀況與項目的質(zhì)量、進度保持動態(tài)適應的一項管理活動。投資控制一般包括3個步驟：①確定投資控制目標；②衡量投資實際情況，獲取偏差信息；③分析偏差產(chǎn)生原因，采取糾正措施。投資控制必須有控制的客體——控制目標，沒有控制目標，投資主體各方將失去控制方向和缺乏控制重點，也無法發(fā)現(xiàn)偏差，及時進行糾偏。因此，必須運用科學的方法進行投資的合理預測，以確定合理的投資控制目標。水電項目的工程造價一般由3個不同的部分組成：其一是確定性造價，對于這一部分造價工程師知道它一定會發(fā)生并知道它發(fā)生的額度；其二是風險性造價，對此造價工程師只知道其可能發(fā)生的概率及不同概率發(fā)生時的造價分布；其三是完全不確定性造價，造價工程師對其發(fā)生的概率及造價分布均無法確定。工程項目造價確立的根本在于第二部分——風險性造價的確定與預測。國內(nèi)外有許多風險預測方法，最有名的當數(shù)蒙特卡羅(MonteCarlo)模擬法。

蒙特卡羅(MonteCarlo)模擬起源于第二次世界大戰(zhàn)期間，用于對裂變物質(zhì)中子的隨機擴散進行模擬研究，并以世界著名的賭城蒙特卡羅作為該項目研究的代號而得名。它是一種隨機模擬方法，不是按照傳統(tǒng)的觀念去求解模型，其本質(zhì)是實驗，即在假定條件下去運行模型，然后根據(jù)模型運行的結(jié)果，進行預測分析和系統(tǒng)評價。在實際應用中，通常是先建立一個模型，再進行數(shù)字模擬，如果模擬結(jié)果說明模型的有效性不足，可以逐步擴大模型的細節(jié)，反復進行數(shù)值模擬以求最后取得一個更為精確的估計。

蒙特卡羅模擬方法的實質(zhì)是：設(shè)有Y=g(X1，X2，…，Xn)，X為隨機變量，函數(shù)(即數(shù)學模型)g已知，為了確定Y值，我們可以用蒙特卡羅法，具體步驟為：

(1)隨機產(chǎn)生一組X1，X2，…，Xn；

(2)代人函數(shù)g計算得Y值，Y=g(X1，X2，…，Xn)；

(3)重復上述步驟(1)，(2)；

(4)由(1)，(2)，(3)步得到n個Y值，計算得到Y(jié)的統(tǒng)計值。

運用蒙特卡羅模擬法預測分3個步驟：首先，構(gòu)造模型。進行蒙特卡羅模擬，必須確定研究對象的概率分布。對于風險因素來講，常常沒有可以直接引用的分布率，通常是根據(jù)歷史記錄或?qū)＜业闹饔^分析判斷，求得研究對象的一個初始概率分布。例如在設(shè)計變更的預測中，可以根據(jù)過去的已完類似工程的變更分布狀況和所預測工程的實際情況，預測其初始分布，運用主觀概率法、專家調(diào)查法給出一個事件的概率分布。其次，運行模型。根據(jù)確定的模型結(jié)構(gòu)(概率分布及其結(jié)構(gòu)關(guān)系)進行隨機抽樣，故又稱作數(shù)值模擬。第三，根據(jù)模型的隨機模擬結(jié)果，統(tǒng)計各風險因素發(fā)生的頻數(shù)，得出要求的統(tǒng)計量。

目前國內(nèi)水電項目風險預測的理論研究已有大量成果，但是實際應用卻顯得很不足，大多數(shù)工程是以已完工程的歷史資料為基礎(chǔ)，以百分率進行估算。為了更加科學合理地預測風險和確定投資控制目標，這方面的工作有待于加強。

2設(shè)計階段以設(shè)計質(zhì)量為重點的投資控制

水電建設(shè)項目投資控制貫穿于整個項目的建設(shè)全過程，并具有突出的重要地位。水電建設(shè)項目投資控制的關(guān)鍵在于項目實施前的投資決策階段和設(shè)計階段。許多業(yè)主認為水電項目投資控制的重點在工程實施階段，把投資控制的主要精力放在工程實施階段上，忽視了水電站設(shè)計階段的投資控制。據(jù)國外有關(guān)資料對不同建設(shè)階段影響建設(shè)項目投資程度的分析，在項目建議書批準的條件下，在可行性研究階段，設(shè)計對項目投資的影響為75%～95%，在技術(shù)設(shè)計階段為35%～75%，在施工圖設(shè)計階段為5%～35%。由此可見，項目投資控制的關(guān)鍵在于施工前的投資決策階段和設(shè)計階段，而在項目做出決策后，控制項目投資的關(guān)鍵就在于設(shè)計。一些西方國家分析，設(shè)計費雖然只占水電站工程全壽命費用的1%，但恰是這1%的設(shè)計費用決定了幾乎以后的費用，可見設(shè)計質(zhì)量對項目建設(shè)的投資控制的重要性，甚至可以說抓住了設(shè)計階段這個重點，就把握了投資控制的方向。

水電建設(shè)項目在設(shè)計階段的投資控制，首先須對工程項目各部分建筑運用價值工程理論進行技術(shù)經(jīng)濟比較，在滿足建筑物功能的前提下，體現(xiàn)經(jīng)濟優(yōu)勢，以期取得最滿意的設(shè)計方案。

某水電站工程建設(shè)過程中，設(shè)計人員本著對業(yè)主負責，對工程負責的態(tài)度，把控制工程投資理念滲透到各項設(shè)計和施工技術(shù)措施之中。根據(jù)施工現(xiàn)場實際情況，在保證工程質(zhì)量和安全的前提下，設(shè)計人員先后進行了10余項的設(shè)計優(yōu)化。如：永久船閘與臨時船閘合二為一，溢洪道及廠房流道底板減薄等設(shè)計優(yōu)化，節(jié)約工程投資近億元。

其次，在設(shè)計各個階段進行限額設(shè)計，以上一個階段的各項工程量投資控制下一個階段的設(shè)計工作，力爭達到隨著設(shè)計階段的加深，設(shè)計工作越細和各建筑物設(shè)計更加優(yōu)化，但在實際工作中，當設(shè)計概算超出批準的投資估算時，某些設(shè)計負責人往往只片面要求造價工程師單純地從投資上尋找原因，以盲目地降低單價和費用指標為代價來降低工程投資，而不是在設(shè)計的細微之處尋找降低工程量及施工措施費的途徑。這樣就違背了限額設(shè)計的初衷，缺乏合理性及科學性，限額設(shè)計也只是流于形式，起不到投資控制的作用。

某水電站在建設(shè)期間遭受3次洪水沖擊，基坑被淹累計30多天，工期損失達3個月之久，造成比較大的損失。盡管如此，由于實行了限額設(shè)計，設(shè)計人員群策群力，在設(shè)計優(yōu)化上下功夫，使電站實際發(fā)電工期比預期提前了10個月；工程完工后，其投資控制在批準的設(shè)計概算內(nèi)，取得了良好的經(jīng)濟與社會效益。

再次，應加強設(shè)計監(jiān)理工作，因為設(shè)計監(jiān)理對項目投資的控制是事前控制，比過程控制中的施工監(jiān)理對投資控制有著更重要的作用。有的比較大的水電項目已開始了這方面的工作，取得了一定的效果，但并未完全落到實處，執(zhí)行起來很難請到滿意的設(shè)計監(jiān)理工程師?？上驳氖峭顿Y方已認識到了這一工作的重要性。

3重視工程實施階段的投資控制

水電站工程項目龐雜、涉及面較廣、技術(shù)難點多、地質(zhì)復雜及工期長等特點，增加了工程實施階段的投資風險，同時也制約了這個階段的投資控制，超設(shè)計概算現(xiàn)象時有發(fā)生。在工程的實施階段投資控制的主要內(nèi)容如下。

3.1合理處理好質(zhì)量、進度與投資三者之間的關(guān)系

水電工程進入具體實施階段后，許多業(yè)主不太重視投資控制，往往最重進度、質(zhì)量，輕投資，很難把投資擺到與進度、質(zhì)量同等的位置，這可能與我國的水電開發(fā)模式和中國國情有一定的關(guān)系，經(jīng)常搞什么獻禮，以某個特殊日子作為工程截流、首臺機組發(fā)電的日子，而工程的進度卻無法正常滿足此類要求，于是召開動員大會，給承包人趕工費等來達到目標。筆者在某水電站從事監(jiān)理工作時，發(fā)現(xiàn)施工單位的機電安裝人員平時上班抓得不緊，到臨近工期目標控制點時，索要趕工費，從而使工期要求得到滿足，投資卻大大突破。投資控制也不能單純追求節(jié)約投資，必須在確保工程質(zhì)量的前提下，辯證地處理它與工程質(zhì)量控制、進度控制的關(guān)系，以提高工程建設(shè)的整體經(jīng)濟效益。如：增加一部分工程投資來縮短工期并提前發(fā)電，在進行投入與產(chǎn)出等經(jīng)濟分析后確能帶收益，那么，增加部分投資是必要的，這能增加水電站的發(fā)電經(jīng)濟效益和發(fā)揮其部分社會效益。

3.2做好工程的招標工作，確定合理的工程承包合同價

水電建設(shè)項目施工承包合同有工程量清單型合同、總價合同、單價合同、成本加酬金合同、交鑰匙合同5種，總價合同又可分為固定總價合同和可調(diào)總價合同。由于水電項目非常復雜，項目內(nèi)容和設(shè)計指標不能十分明確，招標時只能向投標人給出各分項工程的工作項目一覽表或招標設(shè)計階段的估算工程量，在工程實施階段，工作項目和工程量均有較大的變化，因而國內(nèi)大多數(shù)水電項目采用單價合同和工程量清單型單價合同，少數(shù)水電項目采用可調(diào)總價合同。

無論采用單價合同還是可調(diào)總價合同，簽訂合同時的合同價只是一個暫定價格或預測合同價格，不是最終的合同價格，要使最終的合同價格更為合理，真正反映建筑產(chǎn)品的價格，招標階段招標文件的編制等招標工作顯得尤為重要，須對招標文件中的合同條款進行仔細研究，不留或少留“活口”，盡量消除索賠的誘因，明確界定變更的條件和處理變更的辦法，以避免實施過程中扯皮現(xiàn)象發(fā)生。

某小型水電站為民營企業(yè)投資建設(shè)，由于一些特殊原因，在初步設(shè)計(等同水電的預可，工程項目較粗)的基礎(chǔ)上進行施工招標，業(yè)主請一家咨詢機構(gòu)編寫招標文件，該機構(gòu)為第一次編寫水電項目招標文件，缺乏這方面的經(jīng)驗，招標文件不夠理想；筆者在參加評標的過程中發(fā)現(xiàn)其變更條款中：“無類似單價可套用時，按水利部水總[2002]116號文的規(guī)定和相應的預算定額及投標人投標文件中的基礎(chǔ)價格重新編制單價。”參加投標的各投標人均為很有經(jīng)驗的施工企業(yè)，在報價時，其基礎(chǔ)價格不具備任何競爭性，通過調(diào)低單價中人、材、機消耗量來競標，無形中給最終的合同價格留下了一個“大活口”，給最后的投資控制埋下了隱患。

3.3完善合同管理制度，提高投資管理人員素質(zhì)

由于水電站工程施工復雜，受自然條件制約和外部環(huán)境的影響較大，給招標文件編制和合同管理提出了更高的要求。施工實施階段常常會發(fā)生與招標文件、技術(shù)規(guī)范、合同文件不一致的地方，加上承包商以低價中標，靠加強索賠和變更來盈利。為了減少合同變更、索賠、補償費發(fā)生，需要經(jīng)驗豐富的注冊造價工程師配合監(jiān)理工程師從設(shè)計、施工、合同幾方面進行深入研究，預測工程實施中可能發(fā)生的問題，建立一套健全的合同管理制度，強化合同的約束力，合理地解決各類經(jīng)濟問題。

某水電站主體工程開工初期，由于設(shè)計變更、地質(zhì)條件變化的影響，承包商以自己的經(jīng)驗和智慧，充分利用合同條款，向業(yè)主提出合同變更的“標外單價”、“補償費”、“措施費”、“窩工費”等要求。由于沒有一套健全的合同管理細則，面對承包商提出的標外單價及索賠，明顯感覺到基礎(chǔ)工作差，反駁承包人的證據(jù)資料不完善，給審定工作帶來一定的難度，為此，業(yè)主提出了改進措施，制定了《主體工程價款結(jié)算辦法》及《工程索賠管理實施細則》等合同管理辦法，抑制了合同變更、索賠、補償?shù)臄U大。

除完善合同管理制度外，還應提高投資管理人員的素質(zhì)以更好地處理合同執(zhí)行過程中的各類問題，有效地控制投資。某水電站在合同執(zhí)行中沒有配備造價工程師或造價專業(yè)人員，由財務人員從事投資管理，在工程結(jié)算時，承包人把固結(jié)灌漿的鉆檢查孔、壓水試驗、檢查孔復灌等報量結(jié)算，由于合同中沒有相應單價，重新編制單價進行結(jié)算。然而，按招標文件中合同條款規(guī)定：“固結(jié)灌漿按延米計量，鉆檢查孔、壓水試驗、檢查孔復灌等內(nèi)容包括在延米單價中”，投資管理人員工程技術(shù)和造價知識不足，被承包人迷惑，影響了工程的投資控制。

除了在水電建設(shè)項目各個階段抓住不同的控制重點進行有效的投資控制之外，在建設(shè)過程的每個階段均必須掌握2個原則：

(1)主動地、動態(tài)地控制投資。水電行業(yè)目前推行的“靜態(tài)控制、動態(tài)管理”實質(zhì)上就是立足于主動地、動態(tài)地控制工程造價的造價管理機制。在投資控制目標確定以后，不能理解工程造價的控制在于發(fā)現(xiàn)實際值與目標值之間的偏差，以及偏差發(fā)生后再分析偏差產(chǎn)生的原因并采取相應的對策。這種“亡羊補牢”的做法盡管有一定的意義，但是被動的，是被牽著鼻子走。水電工程建設(shè)是在許多變化的外部環(huán)境條件下進行，與氣候條件、水文條件、地質(zhì)條件、施工環(huán)境條件、通貨膨脹等環(huán)境條件的關(guān)系比較密切，這些環(huán)境條件是動態(tài)的、復雜多變的，作為一個水電建設(shè)者，一個工程造價人員應該主動地采取措施，提前預防或減少實際值與目標值的偏離，對投資進行動態(tài)的控制。