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圖書館是一個有機生長體,作為高校重要服務窗口之一,承載著傳承人類歷史文明的重要責任,其生存和發(fā)展過程中必然會面對內(nèi)部和外部的各種危機。在信息化環(huán)境下有效的控制危機,化險為夷,轉(zhuǎn)危為安,在“危難”中尋求“生機”,這是圖書館危機管理與危機預警所要討論的現(xiàn)實問題。
【關(guān)鍵詞】
圖書館危機;危機管理;危機預警
1.引言
圖書館是一個有機生長體,作為開放的信息文化服務機構(gòu),始終面臨著自然災害、突發(fā)事件、飛來橫禍等各種風險。典型案例有:“巴金贈書流失事件”、“國圖事件”等都說明了從圖書館外在的硬件建設(shè)到圖書館內(nèi)在的管理模式、管理體制、服務理念、組織協(xié)作等方面可能出現(xiàn)危機,并有可能發(fā)展成對社會具有很大影響的惡性事件。及時有效的化解危機,實行有效的管理,將危機事件的負面影響降到最低,對圖書館的生存和發(fā)展提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。
2.危機與圖書館危機管理
2.1危機
關(guān)于危機的定義學界一直頗具爭議,總結(jié)起來主要有以下幾種觀點:①《漢語大詞典》解釋“危機”為:潛伏的禍害或危險[l]。②《辭源》對“危機”的解釋是:潛伏的禍端。唐劉禹錫劉夢得文集二題歌欹器圖詩:“贏相功成思稅駕,晉臣名遂歡危機”[2]。劉茲恒[3]認為所謂危機,就是會造成嚴重威脅,需要立即反應的高度緊張狀態(tài),需要立馬處置,以免造成更大的威脅。薛瀾等定義危機是指決策者在其核心價值觀念受到嚴重威脅或挑戰(zhàn),而有關(guān)信息不是太充分,事態(tài)的發(fā)展高度不確定,需及時采取行動措施,從而扭轉(zhuǎn)不利局面等的匯聚[4]。這里主要是從國家形象、企業(yè)品牌戰(zhàn)略的角度闡釋危機的涵義。羅森塔爾(Rosenthal)等人認為:危機就是對一個社會組織的基本價值和行為準則秩序的打破,并且具有不確定性、突發(fā)性、周期性等特點,必須要管理層及時作出響應和決策,防止事件的進一步蔓延造成更大的社會影響[5]。該定義得到廣大學者的共識。巴頓(Barton)認為:危機是一個引起潛在負面影響的具有不確定性的事件,這種事件及其后果可能對組織成員、產(chǎn)品服務、資產(chǎn)和聲譽造成巨大的損害[6]。危機事件影響組織的影響聲譽、事業(yè)發(fā)展,值得管理者的深入思考。綜上所述,筆者認為管理者應對突發(fā)事件及時響應能力,快速做出決策部署,將危機事件影響做到最低。
2.2圖書館危機管理
高校圖書館作為一個重要的服務窗口部門,其發(fā)展過程中面臨諸多影響圖書館發(fā)展的危機元素。正確把握針對于圖書館這個特定組織的危機管理,意義十分重大。潘梅認為圖書館危機管理是對圖書館運轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的危機因子和危機事件從生到死全程全面監(jiān)控處理的管理理論與管理實踐[7]。燕輝,魏小盈認為圖書館危機管理是指圖書館對其發(fā)展過程中所遭遇到的諸多危機如自然災害、人為危機、信譽危機、人才危機、資源危機等。圖書館管理者要從危機事件得到啟發(fā)和經(jīng)驗,制定圖書館危機管理規(guī)定,防止危機事件出現(xiàn)給圖書館聲譽、形象帶來影響,從而促進圖書館良好形象的樹立以及圖書館穩(wěn)定而全面的發(fā)展[8]。圖書館危機管理是有計劃、有目的、有管理過程監(jiān)控的動態(tài)管理體系。針對在圖書館內(nèi)外環(huán)境可能發(fā)生的種種危機進行提前布置、提前預測、動態(tài)反饋,為圖書館的危機事件及時化解、消除。圖書館危機管理意識貫穿整個圖書館危機管理之中,為危機事件發(fā)生后及時有效化解提供有力的制度保障。
3.圖書館危機管理流程圖
劉茲恒、潘梅認為圖書館危機管理是對圖書館運行中出現(xiàn)的危機因子和危機事件從發(fā)生到消亡全程全面監(jiān)控處理的管理理論與管理實踐。該觀點指出圖書館危機管理提前在危機事件爆發(fā)前、危機事件影響中、危機事件結(jié)束后的反饋和經(jīng)驗總結(jié)全過程。它包括危機管理的有效組織、制度設(shè)計、流程監(jiān)控、策略制定、計劃實施、決策反饋等環(huán)節(jié),涉及培養(yǎng)危機管理意識、組建危機管理職能部門、檢測并處理危機因子、建立危機預案、處理危機事件、危機名譽恢復、事件輿論、事后總結(jié)經(jīng)驗并學習改進等諸多方面[9]。依據(jù)危機生命周期理論,危機的生命周期一般分為危機前期、危機中期、危機后期。因此,圖書館危機流程也應該圍繞這三個階段設(shè)計。本文在結(jié)合危機管理相關(guān)理論的基礎(chǔ)上,提出了圖書館危機管理流程圖。
4.圖書館危機預警體系構(gòu)建
圖書館危機管理的重點是建立圖書館危機管理預警機制。圖書館危機管理預警是指對圖書館內(nèi)外環(huán)境及工作過程進行監(jiān)測,根據(jù)圖書館外部環(huán)境及內(nèi)部條件的變化,對圖書館未來的不利事件或風險進行預測和研判。預警機制是指,由能靈敏、準確地提示風險前兆,并能及時提供警示信息的機構(gòu)、制度、網(wǎng)絡、舉措等構(gòu)建的預警系統(tǒng)[10],加強圖書館危機應急管理,建立圖書館危機預警機制,是關(guān)系到圖書館財產(chǎn)安全、資源安全、館員及讀者的人生安全的基礎(chǔ),是構(gòu)建“和諧圖書館”、“讀者滿意圖書館”的重要保證。
4.1建立圖書館危機預警的意義
所謂危機預警體系就是運用科學技術(shù)方法及計算機手段設(shè)定危機預警風險點、臨界值,通過信息收集及時的挖掘危機風險點,然后通過危機風險識別,提取危機風險信息指標,根據(jù)統(tǒng)一判斷、甄別建立一套完備的化解消除危機事件的體系。因此,在危機管理過程中,建立一套與圖書館相適應的有效危機預警系統(tǒng),防患于未然,不僅對于防范危機的發(fā)生、防止危機擴散和降低危機損失,確保在各種危機時間面前轉(zhuǎn)危為安有著舉足輕重的作用。
4.2風險預警系統(tǒng)工作原理
徐芳[11]等詳細分析了圖書館危機管理預警系統(tǒng)的邏輯流程,同時指出預警的過程實質(zhì)上是一個風險分析、風險控制的過程,應用因果分析法、邏輯推導法、倒推過程法,從結(jié)果出發(fā)尋找產(chǎn)生發(fā)生危機的原因,再反推分析危機發(fā)生原因。一個完整的風險預警系統(tǒng)應遵循的流程如圖2所示。信息收集就是對有關(guān)危機風險源和危機征兆等信息進行收集,通過各種途徑和方式收集圖書館外部環(huán)境的風險信息、內(nèi)部的業(yè)務活動信息以及用戶的反饋信息等所有相關(guān)信息,并進行數(shù)據(jù)庫匯總。信息分析與預測則包括信息整理、信息識別和信息轉(zhuǎn)化三個部分。危機預警系統(tǒng)收集到信息之后一般需要對信息進行整理和歸類,這樣信息會顯得比較清晰和有條理,也就能夠從整體上把握所收集到的信息。經(jīng)過信息的整理和分類,并對信息進行識別后,風險預警系統(tǒng)就擁有了一些較為全面、真實、有用的信息,此時系統(tǒng)就可以將這些信息轉(zhuǎn)化為一些簡單、直觀的信號或指標,為系統(tǒng)進行決策做好準備。信息是指利用各種新聞載體來告之相關(guān)部門和組織所面臨的危機。比如高校門戶網(wǎng)站、圖書館的門戶網(wǎng)站、高校校報等和BBS等。風險管理是在信息分析和預測的基礎(chǔ)上,根據(jù)分析結(jié)果,確定與風險等級相適宜的風險管理措施,防止?jié)撛谖C的發(fā)生。監(jiān)督和反饋對已采取措施的風險信息,進行跟蹤、監(jiān)控,并將結(jié)果作為信息反饋匯總到數(shù)據(jù)倉庫,進行新一輪循環(huán),直至該信息進入相對穩(wěn)定狀態(tài)。通過對措施的結(jié)果進行雙向反饋,以進一步調(diào)整有關(guān)預防危機的措施。
4.3圖書館危機預警機制構(gòu)建
圖書館危機預警體系是一個完整的系統(tǒng)工程,是一系列環(huán)境和行為的綜合體[12]。根據(jù)風險預警邏輯流程圖,可以明確圖書館危機預警管理系統(tǒng)主要有兩大功能:預警分析和預控對策。其中預警分析是前提,預警分析包括定量分析和定性分析兩種分析方法,預控對策是在預警分析的基礎(chǔ)上進行的。預警分析的主要活動包括內(nèi)部信息、外部信息以及反饋信息的輸入,風險信息分析、相關(guān)信息整理等內(nèi)容。具體到管理工作中,對危機的監(jiān)測實際上就是對各種經(jīng)營信息進行收集,從中分析危機因素的過程。
5.結(jié)語
無數(shù)的現(xiàn)實案例告訴我們,只有建立健全的危機預警機制,才能做好危機管理工作,化險為安。圖書館要善于收集來自管理層面、數(shù)據(jù)管理、讀者服務等方面的危機信息,對有可能威脅到圖書館管理的內(nèi)外因素進行分析、調(diào)研,及時研討制定應對方案。將有可能危機到圖書館的危機遏制在萌芽狀態(tài)。危機預警機制的建立給圖書館的管理打一劑“強心針”,一旦危機出現(xiàn)將如堅冰遇到溫度迅速化解。
作者:周偉 單位:江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學院圖書館
參考文獻:
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[10].圖書館危機預警機制的構(gòu)建[J].圖書與情,2007(2):42-5.
關(guān)鍵詞:公共危機;公共危機管理;危機管理制度? ?
1 引言?
近些年來,震驚世界的2001年美國9 .11恐怖事件、2002年俄羅斯人質(zhì)事件、2003年東南亞非典疫情、2008年中國四川地震等一系列公共危機事件不僅造成社會資源的巨大損失,而且嚴重影響到社會的穩(wěn)定與發(fā)展,危機對于社會的嚴重危害性已經(jīng)日益引起各國政府格外重視。如何面對各種重大的突發(fā)事件做出及時有效的反應,成了政府對危機的管理的首要內(nèi)容。本文為此提出建立政府現(xiàn)代化危機管理制度,全面提升我國政府危機應對能力,保障我國的社會穩(wěn)定和經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展。?
2 公共危機管理?
公共危機管理或簡稱危機管理,有廣義和狹義之分。廣義的公共危機管理是指政府工作人員在危機意識或危機觀念的指導下,依據(jù)危機管理計劃,對可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的危機事件進行預測、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)處理的全過程。狹義的公共危機管理通常與危機處理的概念一致,指對已經(jīng)發(fā)生的危機事件的處理過程,包括監(jiān)測、預警、預控、預防、應急處理、評 估、恢復等措施。?
近幾十年來,國外專家們在建立現(xiàn)代化公共危機管理制度方面的研究總結(jié)出一套理論,即危機管理理論,該理論模式根據(jù)危機的不同類型做出反應,但通常都包含了以下四個階段的工作:危機前預防階段、危機前準備階段、危機爆發(fā)期準備和危機結(jié)束期恢復。目前世界各國將上述理論直接應用于危機管理實踐的不少,并且各國根據(jù)自己的國情形成不同的危機管理模式,建立現(xiàn)代化公共危機管理制度,例如俄國模式(大總統(tǒng)、大安全)、美國模式(強總統(tǒng)、大協(xié)調(diào))、以韓模式(小核心、小范圍)、日本模式(強內(nèi)閣、大安全)。由于這些模式的劃分是相對的,所以各種模式之間具有許多共性:擁有一整套系統(tǒng)的安全法律法規(guī)體系;擁有一個權(quán)力極大、以政府首腦為核心的中樞指揮系統(tǒng),組成危機管理體制;擁有一套嚴格高效的情報收集和分析即時信息管理系統(tǒng)。?
3 當前我國政府危機管理存在的問題?
我國政府目前危機管理存在許多問題:(1)缺少公共危機管理意識。政府管理過程中危機意識淡漠和危機管理意識不到位,這是導致危機應急工作被動的根本原因。(2)缺乏組織化保障。我國危機處置在橫向上是分散管理,各部門各自處理分管領(lǐng)域的應急事務,管理體系割裂,沒有一個綜合的應急協(xié)調(diào)指揮中心和危機管理體系。(3)缺乏系統(tǒng)化、制度化的教育與訓練機制。我國無論是高校還是公務員培訓都沒有危機事件應對和管理的教育內(nèi)容。特別是缺少結(jié)合危機管理知識,組織模擬演習 。(4) 缺乏社會力量共同參與危機處理。(5)缺少健全的公共危機管理法律框架。?
4 建立現(xiàn)代化公共危機管理制度的政策建議?
針對目前我國公共危機管理方面存在的問題,改革我國現(xiàn)有危機管理體系,建立現(xiàn)代危機管理體系是主動應對危機的關(guān)鍵。現(xiàn)代化公共危機管理制度有以下幾方面內(nèi)容:?
4.1 樹立正確的危機管理意識 ?
公共危機事件具有突發(fā)性,在一定階段內(nèi)、一定范圍內(nèi)是可能處于失控狀態(tài)的,并且危機的暴發(fā)時間非常短,傳播速度非???留給政府的反應時間非常有限。另外,危機發(fā)展具有不確定性,對政府的政策要求很高。因此要在一個非常短的時間內(nèi)使危機進入政府的政策議程,要力爭在沒有發(fā)生或者初始階段就做到損失最小化。我國政府在建立健全政府危機管理體制方面首先應該明確危機管理的核心在于平時,在于切實提高對危機的認識,樹立危機管理意識,而不在于出現(xiàn)了危機之后力挽狂瀾。 ?
4.2 建立統(tǒng)一領(lǐng)導、分工負責、相互聯(lián)動的組織體系?
在這個組織體系中,應有應急工作的領(lǐng)導機構(gòu)及其日常管理機構(gòu)、牽頭責任部門、配合參與部門、專家咨詢機構(gòu)、現(xiàn)場指揮機構(gòu)等組織。首先應當建立集中統(tǒng)一、堅強有力的應急領(lǐng)導機構(gòu)和日常管理機構(gòu);其次,應當明確牽頭責任部門及其參與部門;第三,還應建立專家咨詢機構(gòu),充分發(fā)揮專家在決策中的作用,吸取他們建立危機管理體系及處置公共危機的智慧。?
4.3 建立應對公共危機的社會動員機制?
社會資源是應對危機的保證,能否整合可運用的所有社會資源是公共危機管理的關(guān)鍵項目。一方面,強化對于
有組織資源的整合。包括:區(qū)域物資的供給,急需資源的物流管理,各部門的運作配合,相關(guān)科研機構(gòu)的緊密合作和資源共享等等。物資方面主要表現(xiàn)為捐物,要及時查處和取締多種形式的非法募捐活動,嚴格捐贈工作責任制。人為資源方面主要表現(xiàn)為志愿者活動??山梃b美國在此方面的經(jīng)驗,由政府倡導建設(shè)社區(qū)危機反應小組,強化以社區(qū)、居委會為基礎(chǔ)的志愿者活動。要充分利用社會自我調(diào)節(jié)力量,如重大社會影響的社會團體、工會、社區(qū)組織、群眾組織、村民自治組織、企業(yè)、事業(yè)單位等,政府在公共危機管理中要著力培育公民的公共意識,提高公民素質(zhì),致力于培育非政府組織,提高社會自治水平,促使社會各界發(fā)揮有效的作用,從而更好地調(diào)動社會力量,共同度過危機。?
4.4 建立干部問責與糾錯機制?
公共危機管理的主體是政府和公務人員,必須建立起干部問責與糾錯機制,對公務人員的公共危機管理的權(quán)利和義務進行界定,對權(quán)力進行監(jiān)督,防止權(quán)力的濫用和瀆職,保證公共危機管理機制的有效運轉(zhuǎn)。?
4.5 充分有效利用國際資源?
加強國際合作,重點兩個方面:一是在公共危機管理的合作互助、資源共享等方面,各國政府均有國際合作的態(tài)度。全球非營利組織,如聯(lián)合國、國際衛(wèi)生組織、紅十字會等在物資、人力知識等方面的無償支援,更有利于公共危機管理的績效提升。二,政府在國際化趨勢的過程中,也應當運用國際規(guī)則,有效地保護本國權(quán)利,如國家安全、國民尊嚴、國際專利等權(quán)利和資源。?
4.6 建立危機管理的教育和訓練機制?
加強危機訓練與危機知識的普及,提高公眾的危機意識。在危機預防管理中政府必須做到:一是要警鐘長鳴,經(jīng)常進行危機訓練和演習,提高公民的危機意識,樹立危機觀念;二是要大力普及有關(guān)危機知識,讓公民掌握正確的應對危機的措施與方法,明確個人在危機中的職責。加強危機的預防訓練,整體提高國民的危機意識和危機應對能力,一旦發(fā)生危機,國民才能從容應對。?
4.7 建全應對公共危機的法律法規(guī)體系?
法律框架是突發(fā)事件下政府行為的法律依據(jù)。雖然我國已經(jīng)制定和頒布了一些應對危機狀態(tài)的法律和法規(guī),如《突發(fā)性公共衛(wèi)生事件應急條例》《中華人民共和國傳染病防疫法》等等,但是,無論從整體上還是從細節(jié)上來看, 法律法規(guī)體系都還不夠完善。最核心的問題在于,我國還沒有一部完整的危機緊急狀態(tài)管理法。此外,緊急狀態(tài)法與相關(guān)法規(guī)之間的銜接與配套,以及全國性法規(guī)與與地方危機管理法規(guī)銜接有待進一步完善。因此,國家應當加快建立健全前瞻性強、操作性強的應對公共危機的法律法規(guī)體系。?
參考文獻?
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華為公司績效管理分析
一、公司背景
華為技術(shù)有限公司是一家生產(chǎn)銷售通信設(shè)備的民營通信科技公司,于1988年成立于中國深圳。華為的產(chǎn)品主要涉及通信網(wǎng)絡中的交換網(wǎng)絡、傳輸網(wǎng)絡、無線及有線固定接入網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡及無線終端產(chǎn)品,為世界各地通信運營商及專業(yè)網(wǎng)絡擁有者提供硬件設(shè)備、軟件、服務和解決方案。
華為的產(chǎn)品和解決方案已經(jīng)應用于全球170多個國家,服務全球運營商50強中的45家及全球1/3的人口。成為繼聯(lián)想之后,闖入世界500強的第二家中國民營科技企業(yè),也是世界500強中唯一一家沒有上市的公司,同時是全球第二大綜合通信設(shè)備提供商。
華為在企業(yè)經(jīng)營領(lǐng)域取得的巨大發(fā)展我們有目共睹,那么又是什么支撐著企業(yè)的發(fā)展呢?原華為HR
副總吳建國如是說:“華為,在向世界級企業(yè)邁進的過程中,卓有成效的人力資源管理體系,是締造華為一個個神話最有利的發(fā)動機和保障器。尤其是作為人力資源管理體系三大基石之一的績效管理(另兩個是任職資格和股權(quán)激勵),更為企業(yè)的發(fā)展注入了強大的動力?!比A為將卓越的績效管理轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,正是中國民營企業(yè)最有益的學習和借鑒。
二、華為公司績效管理現(xiàn)狀分析
華為文化本質(zhì)上是“藍血績效文化”,帶有軍事化與校園文化的組織文化特征,強調(diào)業(yè)績導向與執(zhí)行、強調(diào)“上甘嶺上出干部”、強調(diào)“誰最有業(yè)績,誰最有資源分配權(quán)、發(fā)言權(quán)”。實際上是把外部競爭的壓力轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部的競爭力,不斷激活沉淀層,從而形成了華為“三高”的文化氛圍——高壓力、高績效、高回報。任正非堅信,高工資是第一推動力,重賞之下必有勇夫。華為將績效目標定為“正常、持平、挑戰(zhàn)”三種,激勵員工“跳起來去夠目標”。在傳遞這種績效壓力同時,做到績效管理面前人人平等,企業(yè)完全通過績效來進行人才的選拔與任用??偟膩碚f,華為的績效管理還是很成功的,華為之所以能夠在短短的二三十年發(fā)展成為全球領(lǐng)先企業(yè),不僅僅在于其對科技、對人才的重視,同時也與其對績效管理的持續(xù)性探索和實踐是分不開的。華為績效管理方面的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
1、績效管理得到了公司高層的大力支持,形成了以人力資源部為主導、公司高層倡導、各部門相互配合的績效管理小組,明確了績效管理小組及各職能部門在績效管理中的工作職責。
2、績效目標明確,華為采用的是KPI績效考核,從組織目標、部門目標、職位目標三個方面對績效目標進行了定義,將組織目標向下層層分解,得到部門和職位層面的績效指標使各級主管明確各部門的主要責任,并以此為基礎(chǔ),明確各部門人員的業(yè)績衡量指標,在突出員工個人績效目標的同時強調(diào)其與組織和部門目標的統(tǒng)一。
3、績效考核內(nèi)容采用量化指標與非量化指標相結(jié)合的目標管理考核形式,將指標具體量化或具體行為化,使其能夠成為考核員工和部門績效的一種標準。
4、績效考核評分以績效考核分數(shù)與滿意度調(diào)查結(jié)果相加的綜合考核辦法進行初步評分,績效管理小組最終確定考核分數(shù),充分體現(xiàn)了績效考核的公平、公正原則。
5、對員工采用強制分布的評分方法,避免了分數(shù)集中、考核結(jié)果過于平均的問題。
6、績效考核分數(shù)同年終獎勵掛勾,并做為員工晉級、晉升、評優(yōu)的重要依據(jù),激勵員工增長自身績效。
三、華為公司績效管理環(huán)節(jié)分析
(一)績效目標
步驟一:確定企業(yè)戰(zhàn)略目標
企業(yè)在其經(jīng)營過程中所要達到的市場競爭地位和管理績效的目標,包括在行業(yè)中的領(lǐng)先地位、總體規(guī)模、競爭能力、分解能力、市場份額、收入和盈利增長率、投資回報率以及企業(yè)形象等。沒有穩(wěn)固的戰(zhàn)略,關(guān)鍵績效領(lǐng)域和關(guān)鍵績效指標也就成了無源之水。因此,明確的戰(zhàn)略目標是企業(yè)戰(zhàn)略有效實施的前提。
步驟二:確定公司重點業(yè)務
產(chǎn)品開發(fā)、管理改進、利潤增長、市場領(lǐng)先、客戶滿意
步驟三:設(shè)計KPI
針對績效考核,華為根據(jù)公司戰(zhàn)略,采取綜合平衡計分卡的辦法。綜合平衡計分卡是華為整個戰(zhàn)略實施的一種工具,其核心思想是通過財務、客戶、內(nèi)部經(jīng)營過程及華為在學習和成長四個方面相互驅(qū)動的因果關(guān)系來實現(xiàn)華為的戰(zhàn)略目標。綜合平衡計分卡關(guān)鍵在于平衡:關(guān)于短期目標和長期目標的平衡;收益增長目標和潛力目標的平衡;財務目標和非財務目標的平衡;產(chǎn)出目標和績效驅(qū)動因素的平衡,以及外部市場目標和內(nèi)部關(guān)鍵過程績效的平衡。
華為從戰(zhàn)略指標體系到每一個人的PBC(個人事業(yè)承諾)指標,都經(jīng)過評分記分卡來達到長短、財務非財務等各個方面的平衡。而且全球技術(shù)服務部為了保證績效管理有效實施,開發(fā)了績效管理的電子化流程。所有員工每季度在考評電子流中進行個人績效承諾,主管則通過考評電子流進行量化考核和業(yè)務改進溝通。另外機關(guān)職能部門各級主管和辦事處主管一樣,都需要簽訂績效承諾書,績效目標每季度上網(wǎng)公布。
(二)績效監(jiān)控
1、監(jiān)控工作
華為公司人力資源部每季度對各部門績效考核執(zhí)行情況進行檢查,重點檢查績效輔導、績效評估過程,采取自檢和抽檢相結(jié)合的形式。
華為專門聘請黨政機關(guān)、事業(yè)單位離退休老干部組成第三方團隊,專門對績效考評的公正性和客觀性進行訪談,并負責對公司員工部分投訴和突發(fā)事件進行處理。
2、績效監(jiān)控的有效性
取決于以下三個關(guān)鍵點:一是管理者領(lǐng)導風格選擇和績效輔導水平;二是管理者與下屬之間績效溝通的有效性;三是績效評價信息的有效性。
(三)績效評價
1、評價周期
普通員工:每半年評比一次
二級部門主管:采取按年度評估方式
2、評價方式
二級部門主管以上主要采取平衡計分卡考評方式,其他員工主要采取關(guān)鍵事件法。
每一種考評方式不是孤立利用的,往往結(jié)合著其他辦法使用。
評估表采取電子化和紙質(zhì)結(jié)合形式,普通員工一般采取標準電子流模板,二級部門主管以上采取紙質(zhì)考評方式。
3、評價內(nèi)容
重視績效管理過程中各項績效數(shù)據(jù)的收集整理。根據(jù)員工PBC和KPI計劃完成情況進行評估,以客觀績效指標為依據(jù)。
對各級主管,格外重視其在人員管理方面的情況,含課程開發(fā),講課學時,員工流失率,后備干部培養(yǎng)等,將人員管理各項內(nèi)容采取計分形式,一般管理人員要求每年必須達到32個積分,未完成的年度績效只能評定為“C”及以下等級。
4、評價流程
員工自評
直接主管分流
人力資源部審核
一級部門經(jīng)理團隊評議
5、評價體系的缺陷
在華為的績效評價中,有兩個關(guān)鍵因素:一是上級對員工的評價,二是員工的自我評價。這并非真正意義上的360度全方位評估,而是帶有上級主管和員工自身的主觀色彩的評價體制,這樣容易讓績效評價失去公平性,并使績效評價流于形式,影響績效管理的效果。
(四)績效反饋
1、反饋工作
半年度績效考核結(jié)果出來后,各級主管需第一時間與員工進行溝通,對績效結(jié)果評定的原因進行說明,幫助員工制定績效考核方案,并簽訂下半年P(guān)BC計劃。
完善社會主義市場經(jīng)濟的需求
發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟要求依法辦事和自由競爭。通過合同來進行規(guī)范市場行為同時體現(xiàn)了市場經(jīng)濟的這兩項重要特點。訂立合同最基本的依據(jù)就是《合同法》,此外還有其他法律來約束合同的訂立,如《建筑法》、《招標投標法》,因此合同管理體現(xiàn)了依法治企理念。同時,合同的最大特點就是,在不違反強制性規(guī)范的同時,最大限度的體現(xiàn)當事人的意思自治。因此,合同管理是企業(yè)順應市場經(jīng)濟發(fā)展、依法治企的大趨勢。
現(xiàn)代企業(yè)自身發(fā)展的要求
合同管理貫穿項目管理的始終,是業(yè)主、承包商與市場連接的橋梁與紐帶,工程施工、監(jiān)理和驗收的重要法律依據(jù)。強化合同管理,有利于建設(shè)項目的質(zhì)量控制、投資控制、進度控制,有利于提高業(yè)主與承包商的履約率,同時實現(xiàn)雙方當事人利益,促進企業(yè)、行業(yè)發(fā)展。
規(guī)范市場主體行為的需要
合同管理的全過程都明確界定了市場主體雙方的基本權(quán)利和義務,是各方行使權(quán)利、履行義務的重要基礎(chǔ),同時也是正確處理項目實施過程中出現(xiàn)的各種違約與索賠等糾紛的重要依據(jù)。市場活動中不斷涌現(xiàn)誠信危機、不正當競爭等危害市場經(jīng)濟發(fā)展,主要是企業(yè)管理者法律意識淡薄,合同管理弱化的結(jié)果。強化合同管理,使市場主體時刻受到合同管理的約束,按照約定履行義務、處理糾紛,起到規(guī)范市場主體和整頓市場的積極作用。
合同管理體系的構(gòu)建
合同管理體系是指以相關(guān)法律為基礎(chǔ),以合同為管理對象,以合同管理組織為管理主體,依據(jù)雙方簽訂的合同,建立嚴格履行合同職責和義務的評審、實施、履約評價和持續(xù)改進的體系。
(一)確定合同管理組織及其職責
合同管理貫穿項目的全過程,包括從項目的前期調(diào)研、談判、合同評審和簽訂,到中期的合同履行、變更和監(jiān)督,再到后期的項目總結(jié)與評價等全部工作。因此,必須是全員參與。全員參與有兩層含義:一是全體員工都應該具備合同意識,具備按照合同辦事的意識;二是各業(yè)務部門都應參與合同管理的分工協(xié)作。全員參與要求明確企業(yè)內(nèi)部合同管理的各參與方,包括各職能部門和專業(yè)負責人的權(quán)責,打破條塊分割,清晰劃分工作界面,確保各部門發(fā)揮優(yōu)勢、分工合作、緊密結(jié)合,協(xié)力做好合同管理工作。
合同管理在全員參與的基礎(chǔ)上有歸口管理部門。企業(yè)應建立獨立的、與企業(yè)其他職能部門平行的合同管理部門,并配備專職合同管理人員。在實踐中,許多大中型企業(yè)都已經(jīng)建立了法律事務機構(gòu),因合同以法律為基礎(chǔ),因此將合同管理集中于法律事務部門,一般稱為合同部。合同部的重要職能就是推進合同管理工作的專業(yè)化、制度化、科學化、規(guī)范化、標準化與信息化。
(二)建立健全合同管理制度
1、前期參與制度
在簽署合同前,合同管理人員要參與到項目的招標投標、合同談判等工作,就合同相關(guān)事宜提供專業(yè)支持并進行合規(guī)審查。合規(guī)審查包括營業(yè)范圍、資質(zhì)審查、履約能力調(diào)研、招標投標文件的審核、權(quán)利義務劃分,風險分析等諸多內(nèi)容。
對于招標文件的審核是承包商應進行的工作。審核招標文件,首先要審核招標文件是否符合簽訂合同的各項原則,是否符合國家有關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定。只有這樣,才能確保投標單位在公平、公正、競爭、有序的前提下進行投標。其次要審核其內(nèi)容,確保企業(yè)自身條件能滿足招標文件的需要,確保招標文件響應招標要求。對于模糊不不清的地方要進行澄清。招標單位的澄清文件、會議紀要、其他補充文件以及后來的中標通知書都將成為合同的組成部分,但最重要的是進行招標文件中的合同條件的審核和分析。
權(quán)利義務的劃分在合同管理的前期談判工作中至關(guān)重要。任何一方主體都要預防相對方憑借自身優(yōu)勢或市場地位,在合同中明顯加重對方責任、免除自身責任、排除對方主要權(quán)利的顯失公平條款。
分析風險、明確風險承擔責任也是合同管理的重要內(nèi)容之一。項目執(zhí)行過程中的各種風險是客觀存在的,對于這些風險,既不能完全預見和把握,也不能在執(zhí)行中完全避免。為了盡量減少風險,避免由于風險造成的損失和爭執(zhí),業(yè)主在招標文件中應盡可能提供充足的資料,制定明確的合同條款和規(guī)范,承包方則應認真研究招標文件,仔細地分析和估計可能出現(xiàn)的風險,謹慎編制投標文件。
2、合同范本編制與管理
如果一個企業(yè)沒有一個標準化的合同范本庫,每個項目都要臨時編寫將耗費巨大的人力和財力,而且還可能耽誤工程進度。
由此可見,通過編制企業(yè)自己的合同范本,可以大大提高合同草擬和合同談判的質(zhì)量和效率,促進全面防范風險制度的構(gòu)建,推進企業(yè)標準化建設(shè),并對外樹立良好的企業(yè)形象。
在擬定合同文本的內(nèi)容時,合同管理人員必須對工程現(xiàn)狀進行深入調(diào)研,使擬定合同具有預見性,并且要對合同進行細致分析,避免所擬定的條款出現(xiàn)歧義。擬定合同文本要把握以下要點:明確訂立時間和優(yōu)先順序;約定價款和工作時限;明確組成合同文件的解釋順序;重視索賠條款的擬定。合同初稿擬定后,要進行合法性分析及完備性分析。同時要確保構(gòu)成合同的各種文件齊全、合同條款齊全、合同用詞準確、對項目可能出現(xiàn)的不清情況有足夠的預見性。
3、合同的評審、審批、簽訂管理
合同的評審是指合同審查人員對合同初稿進行全面審閱和審查,提出修改建議的過程。合同評審要堅持以下原則:(1)合法性原則;(2)公平性原則;(3)風險性原則;(4)可行性原則。
合同的審批是由企業(yè)相關(guān)職能部門和負責人按照一定的流程,在各自的權(quán)限與職責范圍內(nèi)對合同進行審核與批準。任何合同都必須經(jīng)過合同部的評審,未經(jīng)評審的合同不得提交審批。合同的審批流程具體包括:(1)具體業(yè)務負責人審批;(2)企業(yè)職能部門審批;(3)項目主任審批;(4)企業(yè)領(lǐng)導審批。
合同經(jīng)過合同部的評審、負責人的審批就進入簽訂階段,也就是進行合同的正式簽署。合同的簽訂需要兩個條件:一是合同審批表,合同審批表是合同評審與審批流程形成的紙質(zhì)痕跡,是確認合同經(jīng)過評審和審批的依據(jù);二是授權(quán)委托書,是法定代表人授權(quán)代表代表企業(yè)簽署合同。合同審批表和授權(quán)委托書都是后期進行合同歸檔的內(nèi)容。
4、合同的履行與動態(tài)管理
合同的履行跟蹤與動態(tài)管理是合同管理的重要組成部分,也是實現(xiàn)項目管理的關(guān)鍵點,因此在合同簽訂后,要及時跟蹤合同的履行,進行動態(tài)管理,合同的履行主要把握以下幾點:
(1)重視現(xiàn)場簽證。簽證必須按照合同條款進行。如果發(fā)生變更,要格外謹慎,尤其要重視設(shè)計和施工圖變更,此類簽證只需對變更或修正的項目進行簽認,未發(fā)生變更的圖紙無需重復簽認。
(2)及時記錄、收集、和整理各種文件資料。一是現(xiàn)場記錄,包括現(xiàn)場施工日志、施工報告、業(yè)主和工程師的指令和往來信件、出勤情況、設(shè)備材料使用報表、中間驗收記錄、事故記錄、現(xiàn)場會議記錄、施工進度記錄等;二是財務報表,包括施工進度款報表、會計總賬、財務審批報告等。
(3)進度動態(tài)管理。在合同履行中,要隨時把握進度的變化,運用圖標、線路等編制方法編制出實際工期。將實際工期與計劃工期進行比較對照,如果出現(xiàn)偏差要及時分析,找出原因,及時更正,加強控制措施,確保最終的實際工期與計劃工期偏離不是太大。同時,根據(jù)偏差原因做好索賠工作。
(4)質(zhì)量動態(tài)分析。工程質(zhì)量是關(guān)鍵,質(zhì)量管理也應該是動態(tài)管理,時刻跟蹤質(zhì)量變化,避免偏離合同規(guī)定的質(zhì)量標準。
5、合同的歸檔制度
合同管理不只是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理,合同的歸檔也是合同管理的重要內(nèi)容。合同管理歸檔制度不僅使企業(yè)文件資料的保管與歸檔工作統(tǒng)一管理,而且是處理經(jīng)濟糾紛、切實維護企業(yè)自身合法權(quán)益的有效憑證。
合同文本、有關(guān)合同的修改、補充、變更、中止、解除的協(xié)議、法定代表人授權(quán)委托書、合同審批表等合同文件都應列入合同歸檔的范疇。各項文件內(nèi)容都應確保其完整性,其中合同文本的完整性應包括:合同中約定的“合同文件”范圍以及合同附件、合同附錄等。
合同歸檔不止是所有合同文件的簡單整理,每一份合同都應當獨立建檔并編號,并做好合同歸檔的臺帳工作,確保合同歸檔制度意義的充分實現(xiàn)。
6、合同的總結(jié)與后評價制度
一、認真謀劃行政服務中心搬遷工程,為行政服務中心進一步擴容提升創(chuàng)造條件。
一是做好行政服務中心搬遷的選址和場地規(guī)劃。中心搬遷選址主要遵循便民的原則,考慮靠近主城區(qū)、交通較為方便、停車場地比較寬裕。參照兄弟縣市行政服務中心場地情況,按照我縣的實際情況,我縣行政服務中心辦公場地面積應在7000平米左右,主要包括窗口服務區(qū)、綜合管理辦公區(qū)和招標投標區(qū)。
二是確定進駐中心的部門單位。確定原則是:一是涉企涉民、辦事頻率較高的部門,必須在中心設(shè)立對外服務窗口;二是辦事頻率低、辦事數(shù)量少的部門,可以在中心設(shè)立綜合窗口;三是公共事業(yè)服務單位,如供水、供電、電信、有線電視等按照自愿原則進駐中心;四是為了完善中心功能,可以選擇一些中介服務機構(gòu)進駐中心;五是對一些場地有特殊要求而且以窗口模式能夠單獨運作的部門窗口,可以設(shè)分中心。
三是做好中心搬遷相關(guān)經(jīng)費的測算。主要包括內(nèi)部裝修、辦公設(shè)備購置、網(wǎng)絡建設(shè)費用等。
二、積極推行“兩集中,兩到位”工作,實現(xiàn)職能歸并,理順行政審批體制。
為解決行政服務中心授權(quán)不到位、職能不到位、聯(lián)合審批不到位的問題,加快行政管理過程中決策、審批和監(jiān)督管理三分離,實現(xiàn)管理型政府向服務型政府轉(zhuǎn)變,應盡快開展“兩集中,兩到位”工作?!皟杉校瑑傻轿弧惫ぷ鞯闹饕獌?nèi)容是:部門行政審批職能向一個科室集中,部門行政審批科向行政服務中心集中;部門行政審批項目進行政服務中心落實到位,部門對窗口工作人員授權(quán)到位?!皟杉?、兩到位”工作主要按照“宣傳發(fā)動,方案審核,具體實施、檢查驗收”等階段推進。
“兩集中,兩到位”工作的主體是具有行政審批權(quán)(包括行政許可、非行政許可審批)的縣級行政機關(guān)(含垂直部門)以及法律、法規(guī)授權(quán)和依法受委托行使行政審批的有關(guān)組織。
“兩集中,兩到位”工作需要多個部門密切配合,共同推動。其中,縣效能辦負責對各部門具體落實情況的監(jiān)督檢查;縣法制辦負責對各部門行政審批事項清理、運行流程進行審核、把關(guān);縣編辦負責指導和幫助各部門做好內(nèi)部職能的調(diào)整和處室整合,及時做好行政審批科設(shè)置的審批工作;縣行政服務中心負責協(xié)助相關(guān)部門做好“兩集中、兩到位”工作的落實及各分中心相關(guān)工作的指導。
三、加強中心信息化建設(shè),提高中心監(jiān)管水平和服務水平。
一是制定中心信息化建設(shè)規(guī)劃。首先,中心信息化建設(shè)在硬件配置方面要既能滿足現(xiàn)有需要又要適度超前,為將來發(fā)展預留空間;其次,中心的信息化系統(tǒng)功能要盡可能完善,應當包括“項目審批、政務公開、辦件督查、對外服務、電子辦公、數(shù)據(jù)交換”等子系統(tǒng);再次,在網(wǎng)絡布線時要考慮為中心窗口與所屬部門的網(wǎng)絡連通預留必要的通道。
二是努力提高信息化建設(shè)的投入。由于信息化建設(shè)的投資比較大,一次性由財政資金投入比較困難,因而可以采取通過融資租賃的方式來提高信息化建設(shè)的投入,比如由電信部門一次性出資提供中心信息化建設(shè)需要的設(shè)備,中心每年以租金的方式交納使用費,這樣既能最大化的滿足硬件設(shè)備方面的要求,中心又能夠合理承受。
三是要提高中心外網(wǎng)網(wǎng)站的對外服務功能。加強中心外網(wǎng)網(wǎng)站建設(shè),積極構(gòu)建網(wǎng)上行政服務中心,通過網(wǎng)上咨詢、網(wǎng)上預審、網(wǎng)上表格下載等服務功能,讓企業(yè)和群眾享受到現(xiàn)代化科技成果帶來的快捷和便利。
四是要積極配合縣黨政信息中心做好政務公開相關(guān)工作,積極配合縣府辦和縣紀委做好電子政務實時監(jiān)察系統(tǒng)建設(shè)。
四、加強中心內(nèi)部管理,提高窗口服務水平,努力爭創(chuàng)省級示范行政服務中心。
一是完善服務窗口考評辦法,規(guī)范各服務窗口的服務行為,提高服務水平。
二是完善窗口部門考核辦法,推動各部門加強服務窗口建設(shè),規(guī)范窗口運行。
三是加強制度建設(shè),建立健全一審一核制、并聯(lián)審批制,完善一次告知制、責任追究制,努力建立長效工作機制。
四是通過組織多種形式的集體活動,進一步提高中心凝聚力。
五是提高中心后勤管理、安全生產(chǎn)、信息工作、計算機管理工作水平。
五、加強中心黨建工作,以黨建為抓手,帶動中心各項工作的開展。
一是積極爭取建立中心黨委(黨組),加強黨對中心各項工作的領(lǐng)導。
二是認真抓好黨員的學習教育,努力提高中心黨員的綜合素質(zhì)和政治修養(yǎng)。