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會計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文第1篇

[關(guān)鍵詞]電子檔案;辦公;整理;保護(hù)

1電子檔案的整理

1.1文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年份、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤;第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計(jì)算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。

二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如分類號、檔號等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

1.2科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多,可以先按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí),應(yīng)附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

1.3會計(jì)電子文件整理

一是工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月的工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附有移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

二是賬簿。會計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

2電子檔案的保護(hù)

2.1優(yōu)盤或大容量移動(dòng)硬盤的保護(hù)

一是統(tǒng)一配發(fā)優(yōu)盤或大容量的移動(dòng)硬盤,并賦碼,專碼專人專用,登記造冊,列入資產(chǎn)。二是加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測,確保保存電子文件的優(yōu)盤或移動(dòng)硬盤不帶病毒。三是對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。四是在條件允許時(shí),及時(shí)將存儲電子文件的硬盤載體更換成光盤,便于長久保存。

會計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文第2篇

關(guān)鍵詞：優(yōu)化；事業(yè)單位；資金安全防范體系

中圖分類號：F830.45 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）01-0-01

優(yōu)化單位資金安全管理防范的基礎(chǔ)要確立合理的切實(shí)可行的資金安全管理制度。要加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，對資金運(yùn)行要有剛性約束，有利于形成良好的資金管理環(huán)境，保證資金安全有效運(yùn)轉(zhuǎn)。制度一經(jīng)確定，就應(yīng)立即執(zhí)行，體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

一、嚴(yán)格落實(shí)不相容崗位分離制度

《中華人民共和國會計(jì)法》規(guī)定：各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督制度。單位內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督制度應(yīng)當(dāng)符合下列要求：記賬人員與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和會計(jì)事項(xiàng)的審批人員、經(jīng)辦人員、財(cái)物保管人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確，并相互分離、相互制約。這就要求出納與會計(jì)分管，出納與審核分管。出納不得兼任會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債券債務(wù)賬目的登記工作；會計(jì)職務(wù)與審計(jì)職務(wù)相分離；支票與密碼分管，支票審核與支票簽發(fā)相分離，支票保管與印章保管相分離，財(cái)務(wù)專用章與人名章分管；票據(jù)保管與票據(jù)使用分離；不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。

二、審核復(fù)核制度

要落實(shí)審核復(fù)核制度，須明確審核與復(fù)核的關(guān)系。審核主要是根據(jù)國家的政策、法規(guī)、制度等對資金活動(dòng)的合法性進(jìn)行詳細(xì)、周密的審查、核對，看是否按照預(yù)算執(zhí)行，資金來源是否可靠，手續(xù)是否完備，內(nèi)容是否完整，著重偏向原始憑證的審查，屬于事前監(jiān)督。復(fù)核是再次核算檢查，運(yùn)用于日常的賬務(wù)處理中，主要包括對記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及賬目核對等業(yè)務(wù)的檢查，屬于事后監(jiān)督。嚴(yán)格落實(shí)審核復(fù)核制度，能夠?qū)Y金活動(dòng)進(jìn)行多層把關(guān)，準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算的薄弱環(huán)節(jié)，有效防范資金風(fēng)險(xiǎn)。

三、賬目核對制度

核對賬目是資金安全管理中的基礎(chǔ)性工作，是防止賬務(wù)差錯(cuò)、及時(shí)糾偏、查漏補(bǔ)缺的重要措施，要充分發(fā)揮其監(jiān)督作用，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全運(yùn)行。賬目核對制度主要包括：出納與會計(jì)對賬制度，財(cái)務(wù)部門與事業(yè)部門對賬制度，財(cái)務(wù)部門與銀行對賬制度，上下級財(cái)務(wù)部門之間對賬制度。在實(shí)際工作當(dāng)中，要切實(shí)加強(qiáng)賬目核對制度的監(jiān)督作用，防止因人為因素造成的風(fēng)險(xiǎn)。不僅要重視對賬結(jié)果，更要強(qiáng)調(diào)對賬過程，防止從中弄虛作假。要按照相互分離、相互制約的原則，指定專人面對面對賬，避免因經(jīng)辦人員具有對賬員和操作員雙重職責(zé)造成管理失控、制度懸空，而達(dá)不到對賬制度應(yīng)有的防范作用。

四、崗位輪換制度

財(cái)務(wù)崗位輪換制度能夠加強(qiáng)會計(jì)監(jiān)督和財(cái)務(wù)管理，是提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)水平的重要手段。實(shí)行崗位輪換必須制定輪換管理辦法，規(guī)范輪換程序。財(cái)務(wù)人員要對本職崗位工作做出詳細(xì)的業(yè)務(wù)寫實(shí)，包括工作流程、注意事項(xiàng)、與其他崗位配合方式等內(nèi)容，為崗位輪換做好準(zhǔn)備；定期或不定期對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)化、專業(yè)化的崗位知識培訓(xùn)，形成一種崗位輪換的內(nèi)在動(dòng)力，彌補(bǔ)業(yè)務(wù)空白區(qū)；合理確定輪換期限，一般出納工作崗位1-2年輪換一次，其他會計(jì)崗位可3-4年輪換一次；不僅單位內(nèi)部之間定期進(jìn)行崗位輪換，相關(guān)單位之間也要進(jìn)行跨單位輪崗，促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)交流。

五、現(xiàn)金安全管理制度

要根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《會計(jì)準(zhǔn)則》，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定現(xiàn)金管理制度，嚴(yán)格現(xiàn)金使用范圍，落實(shí)現(xiàn)金限額管理制度，超出限額存入銀行，減少現(xiàn)金存儲風(fēng)險(xiǎn)；規(guī)范現(xiàn)金結(jié)算行為，禁止挪用現(xiàn)金和左收現(xiàn)金，禁止以“白條”抵作庫存現(xiàn)金；嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金盤點(diǎn)制度，出納每日根據(jù)日記賬盤點(diǎn)庫存現(xiàn)金，并與賬目核對，制作現(xiàn)金盤點(diǎn)表，出納會計(jì)簽字以示確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人要定期或不定期抽查盤點(diǎn)現(xiàn)金，防止出現(xiàn)長短款，確保賬款相符。

要制定現(xiàn)金提取審批制度，根據(jù)現(xiàn)金提取數(shù)量明確審批權(quán)限，規(guī)范審批程序，在提前現(xiàn)金時(shí)要注意安全保衛(wèi)工作，防止搶劫事件發(fā)生；合理規(guī)定現(xiàn)金預(yù)算制度，確保需要現(xiàn)金時(shí)有可供使用的現(xiàn)金，與銀行簽訂應(yīng)急資金保障協(xié)議，在戰(zhàn)時(shí)或執(zhí)行特殊任務(wù)時(shí)，能及時(shí)足額提取現(xiàn)金，保證使命任務(wù)的順利完成；完善現(xiàn)金保管制度，所有現(xiàn)金保管單位或部門都必須配備“三鐵一器”，有條件的可以推行可視化監(jiān)控系統(tǒng)，創(chuàng)新警戒手段，提高安保級別，制定現(xiàn)金限制接觸措施，嚴(yán)謹(jǐn)未經(jīng)授權(quán)人員直接接觸現(xiàn)金、辦理現(xiàn)金業(yè)務(wù)，明確現(xiàn)金管理職責(zé)，確保資金安全使用。

六、重大支出集體決策制度

會計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文第3篇

眾所周知，經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，會計(jì)越重要。是的，會計(jì)是一門理論性和實(shí)踐性結(jié)合緊密的學(xué)科。對于一名即將畢業(yè)走上工作崗位的大學(xué)生來說，學(xué)好會計(jì)學(xué)的相關(guān)理論知識，并強(qiáng)化對會計(jì)手工賬實(shí)務(wù)的操作尤為重要。

本次會計(jì)實(shí)務(wù)手工賬操作是根據(jù)工業(yè)企業(yè)的會計(jì)核算資料對企業(yè)會計(jì)流程進(jìn)行有序仿真演練，從制證和審核會計(jì)憑證，到編制會計(jì)報(bào)表，完成一個(gè)企業(yè)會計(jì)核算的全過程，理論結(jié)合實(shí)際，縮短書本知識與實(shí)踐的距離，為我們大學(xué)生順利就業(yè)以及勝任會計(jì)崗位的相關(guān)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、實(shí)驗(yàn)步驟：

（一）、實(shí)驗(yàn)概況：

時(shí)間：20xx年2月——20xx年6月

地點(diǎn)：xxx實(shí)驗(yàn)室

模擬的企業(yè)：xx公司

（二）、核心:賬務(wù)處理程序表

（三）、具體步驟：1.建賬2.填制和審核會計(jì)憑證3.登記賬簿4.成本核算5.對賬和結(jié)賬6.編制會計(jì)報(bào)表7.歸檔和會計(jì)檔案的保管。

1.建賬。首先，我們填了封皮扉頁的必備內(nèi)容。其次，本次實(shí)驗(yàn)我們根據(jù)期初余額填寫了總賬（訂本賬）、明細(xì)賬（活頁賬），設(shè)置了庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。最后，將已經(jīng)填寫好會計(jì)科目名稱的口取紙貼到明細(xì)賬本的合適位置上，以便后來查閱。注意的事項(xiàng)：①開好扉頁。②預(yù)留頁碼。

2.填制和審核會計(jì)憑證。

（1）原始憑證填制要求：①填制項(xiàng)目要全，手續(xù)合法。②書寫要規(guī)范。書寫金額的漢字應(yīng)使用：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等大寫數(shù)字，不應(yīng)使用小寫、諧音或簡寫。

（2）記賬憑證填制要求：①日期準(zhǔn)確②順序編號③摘要簡明易懂④正確使用會計(jì)科目⑤規(guī)范地填好金額。a金額應(yīng)和所附原始憑證一致。b沒有角分的數(shù)字要補(bǔ)“00”。c最后一行合計(jì)數(shù)前要加“￥”符號。⑥劃去空行。記賬憑證中無數(shù)字的空白行次應(yīng)用斜線劃銷，從貸方最后數(shù)字的下一行劃至借方合計(jì)數(shù)的上一行。⑦注清附件張數(shù)。要用大寫。⑧“過賬符號”欄，是根據(jù)該記賬憑證登記有關(guān)賬簿后，在該欄劃“√”，表示已經(jīng)登記入賬，避免重登、漏記，在沒有登記賬之前，該欄沒有記錄。⑨最后由填制人及其相關(guān)人員簽字或蓋章。

（3）審核會計(jì)憑證。審核憑證是否合規(guī)，不合規(guī)應(yīng)重開。

（4）錯(cuò)誤憑證的更正。原始憑證：①隨意涂改無效。②記載的內(nèi)容有誤，應(yīng)由開具單位重開更正，并加蓋其單位印章。③金額有誤，不得更正，只能由開具單位重開。記賬憑證的更正：填制時(shí)（未入賬），應(yīng)當(dāng)重新填制。

3.登記賬簿。①根據(jù)審核無誤的記賬憑證逐筆登記相應(yīng)的賬戶，并隨手結(jié)出期末余額。如果無余額的應(yīng)在余額欄內(nèi)用“”表示，并在“借或貸”欄填寫“平”字。②登記賬簿必須使用藍(lán)黑簽字筆，字跡清晰。③不得空行跳頁。萬一發(fā)生隔頁，應(yīng)加蓋“此頁空白”印章；萬一發(fā)生跳行，應(yīng)將空行的金額欄打斜線注銷，或注明“此行空白”印章。④對發(fā)生的記賬錯(cuò)誤，采用錯(cuò)賬更正法

予以更正，不等隨意涂改，挖補(bǔ)等。⑤根據(jù)科目匯總表登記總賬。具體步驟:根據(jù)記賬憑證，做“T”字型賬戶，加總合計(jì)本期發(fā)生額。然后，將其填到科目匯總表中。最后，錄入試算平衡表中，加總合計(jì)，看“期初余額”、“本期發(fā)生額”、“期末余額”的借貸方是否平衡。如果不平衡，就要檢查，更正錯(cuò)誤，使其平衡；如果平衡，應(yīng)根據(jù)科目匯總表登記總賬。鑒于本次業(yè)務(wù)的特殊性，在字號欄只需要寫“科匯1”、在摘要欄寫“匯總1-87筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)”。

4.成本核算。生產(chǎn)成本在完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品之間分配。本次產(chǎn)品核算采用逐步綜合結(jié)轉(zhuǎn)分步法。

5.對賬、結(jié)賬。（1）對賬主要包括：①賬證核對。賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證中的字號、內(nèi)容、金額及記賬方向是否一致。②賬賬核對?？傎~與明細(xì)賬、日記賬及其有關(guān)賬戶之間的核對。③賬實(shí)核對。核對會計(jì)賬簿記錄與財(cái)產(chǎn)實(shí)有數(shù)額是否相符。

（2）結(jié)賬。月結(jié)和季結(jié)，數(shù)字上下兩端均劃單紅線；年結(jié)數(shù)字下端劃雙紅線，以示封賬。注意事項(xiàng):①開始結(jié)賬前應(yīng)在本會計(jì)期間最后一筆業(yè)務(wù)下劃一單線，從摘要欄劃至余額欄分位為止。②年末如有余額，在年結(jié)線下摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”，發(fā)生額、余額均不填寫；如無余額，空置不填。③本期只有“期初余額”的賬戶，直接“結(jié)轉(zhuǎn)下年”。④全月只有一筆業(yè)務(wù)的賬戶，不結(jié)轉(zhuǎn)本月合計(jì)數(shù)，只需要“本年累計(jì)”，如有余額，還需“結(jié)轉(zhuǎn)下年”；如沒有余額或余額為零，則不用結(jié)轉(zhuǎn)。

6.編制會計(jì)報(bào)表。本次實(shí)驗(yàn)省去“一注”。本應(yīng)編制“四表一注”：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表和財(cái)務(wù)報(bào)表附注。

注意事項(xiàng)：①注意資產(chǎn)負(fù)債表列有些項(xiàng)目特殊的報(bào)填列方法。②我國企業(yè)利潤表采用多步式。

7.歸檔和會計(jì)檔案的保管。

三、心得體會：

本學(xué)期的實(shí)驗(yàn)，使我具備了一定的基本實(shí)務(wù)操作能力。時(shí)間雖短，但收獲頗豐。它使我真正接觸到了賬本、憑證，使我親手進(jìn)行了會計(jì)實(shí)務(wù)手工賬的操作，使我對會計(jì)實(shí)務(wù)的認(rèn)識從感性認(rèn)識上升到了更深刻的理性認(rèn)識。

會計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文第4篇

【關(guān)鍵詞】電子檔案 整理 保護(hù)

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要,檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路,開拓檔案管理的各項(xiàng)功能,掌握探索電子檔案的整理與保護(hù)新方法。目前,電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項(xiàng)工作,應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

一、電子檔案的整理

目前,電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項(xiàng)工作,應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1.文書電子檔案整理

(1)內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。一是按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。二是將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計(jì)算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。(2)外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2.科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多,可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí),外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了cad設(shè)計(jì),而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí),應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

3.會計(jì)電子文件整理

(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

(2)賬簿。企業(yè)會計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是,刻錄儀一時(shí)還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。

1.軟磁盤的保護(hù)

(1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。

(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。

(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

(6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。

2.光盤的保護(hù)

(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次,轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。

三、確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念

會計(jì)檔案保管注意事項(xiàng)范文第5篇

    1.1 原始數(shù)據(jù)在錄入中計(jì)算機(jī)對其準(zhǔn)確性無法進(jìn)行

    判斷

    會計(jì)電算化是使用專用的會計(jì)軟件,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入,計(jì)算機(jī)是在應(yīng)用程序的控制下進(jìn)行工作的,這樣然后對輸入完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和加工,然后進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲工作。在會計(jì)電算化中,所有的記賬、編制會計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析工作都是在計(jì)算機(jī)程序中自動(dòng)進(jìn)行的。因此,在會計(jì)電算化中只要保證財(cái)務(wù)軟件是穩(wěn)定運(yùn)行的,在記賬方面就不會出現(xiàn)差錯(cuò)。但是,要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析就一定要將原始的數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)中,在輸入原始數(shù)據(jù)的時(shí)候出現(xiàn)錯(cuò)誤,計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行識別的,這樣就會導(dǎo)致以后的工作中都會出現(xiàn)錯(cuò)誤,從而導(dǎo)致會計(jì)信息出現(xiàn)失真的情況。為了更好的保證會計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,在進(jìn)行原始數(shù)據(jù)輸入的時(shí)候一定要做到真實(shí)并完全復(fù)核。同時(shí),要在事后對原始數(shù)據(jù)和錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行經(jīng)常性的復(fù)查和審核工作,確保錄入數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。只有這樣才能保證會計(jì)信息的質(zhì)量,為會計(jì)評價(jià)結(jié)果的實(shí)效性提供

    保障。

    1.2 操作人員的權(quán)限設(shè)置或權(quán)限分配不夠明確

    會計(jì)電算化在進(jìn)行操作的時(shí)候,對操作人員的權(quán)限一定要進(jìn)行嚴(yán)格的設(shè)置,很多的會計(jì)軟件在操作的過程中都是有無痕化操作風(fēng)險(xiǎn)的,這樣就會使得一些人員在進(jìn)行操作的時(shí)候出現(xiàn)錯(cuò)誤的操作也很難發(fā)現(xiàn)。在傳統(tǒng)的會計(jì)系統(tǒng)中,對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都是有相關(guān)的人員進(jìn)行審核和簽章的,這種情況下,會計(jì)的信息都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存,對會計(jì)憑證和賬簿進(jìn)行修改是可以從不同的筆跡進(jìn)行責(zé)任的劃分的。但是在實(shí)行了電算化以后,傳統(tǒng)的手工記賬方式就被會計(jì)軟件取代了,憑證、賬簿和報(bào)表都是計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的,在任何人對計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行操作的時(shí)候,都會影響計(jì)算機(jī)輸出的結(jié)果,而且通過輸出的結(jié)果是很難對責(zé)任進(jìn)行劃分的。為了更好的保證電算化的準(zhǔn)確性,對不同的人員要授予不同的權(quán)限,這樣可以更好的明確責(zé)任,同時(shí)也可以更好的對會計(jì)電算化工作進(jìn)行管理,在人員權(quán)限設(shè)置上可以更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制,對每個(gè)操作人員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定,這樣就可以更好的避免系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)被篡改,同時(shí)也可以避免操作人員對使用的程序技能型數(shù)據(jù)庫的更改。因此權(quán)限的嚴(yán)格設(shè)置和合理的分配才是保證會計(jì)結(jié)果真實(shí)性的重要手段。

    1.3 會計(jì)檔案保管方面存在缺陷

    現(xiàn)在,很多的企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化,企業(yè)在進(jìn)行會計(jì)資料保管的時(shí)候都是存在著一些問題的,比如將計(jì)算機(jī)中的會計(jì)資料使用打印機(jī)打印出來,打印出來的資料在一段時(shí)間后就會出現(xiàn)字跡逐漸模糊的情況,這樣的資料在保管中根本就無法達(dá)到保存的期限。目前很多的企業(yè)都是采用這種做法對企業(yè)的會計(jì)檔案進(jìn)行保管的,對計(jì)算機(jī)中的電子檔案不進(jìn)行備份,這樣會導(dǎo)致檔案保存中出現(xiàn)不完整的情況?，F(xiàn)在對會計(jì)檔案進(jìn)行保管,可以通過數(shù)據(jù)備份的方式來進(jìn)行,可以實(shí)現(xiàn)在保存時(shí)間上相對長久。要對數(shù)據(jù)備份方式的檔案管理提出更高、更規(guī)范的要求,同時(shí)要多份多點(diǎn)備份,以免因硬件的問題,而帶來不可逆轉(zhuǎn)的損失。

    1.4 會計(jì)分工模式存在著問題

    很多的企業(yè)在實(shí)行了會計(jì)電算化后,對會計(jì)人員的分工還是停留在原有的分工模式上,這樣就使得電算化工作中無法得到保證。在實(shí)行了電算化后,很多的財(cái)務(wù)部門沒有對實(shí)際的工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,這樣就使得電算化系統(tǒng)在實(shí)行中,系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作也是由會計(jì)人員來擔(dān)任的,這對會計(jì)電算化的發(fā)展是非常不利的,由于分工不明確,或是權(quán)限交互控制做得不到位,致使會計(jì)人員在工作中可能會出現(xiàn)舞弊的情況,而且這種舞弊更具隱蔽性和無痕性。因此必須有獨(dú)立的系統(tǒng)管理與維護(hù)部門,來維持軟件及硬件的正常運(yùn)轉(zhuǎn),使會計(jì)電算化的強(qiáng)大功能和無比的優(yōu)勢得以充分的發(fā)揮。

    2 解決的具體措施和辦法

    2.1 合理設(shè)置并調(diào)整組織機(jī)構(gòu)及人員分工

    企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化后,應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以適應(yīng)計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的要求。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵在于不相容職務(wù)的分離,計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)一樣,對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底,必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。企業(yè)用于計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的,企業(yè)應(yīng)對計(jì)算機(jī)的使用要建立一整套管理制度,以保證每一個(gè)工作人員和每一臺計(jì)算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。有了明確的分工,才能保障會計(jì)信息的安全,因?yàn)橛?jì)算機(jī)的運(yùn)行和更改的無痕性,合理的分工和相互的制約就更顯重要,以減少差錯(cuò)的舞弊。計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔,同時(shí)要建立起完善的硬件保障與系統(tǒng)維護(hù)體系,加強(qiáng)檔案管理與文件備份工作。

    2.2 完善各項(xiàng)制度建設(shè),保障會計(jì)信息安全

    制訂嚴(yán)格的機(jī)構(gòu)和人員崗位管理制度、系統(tǒng)操作的各項(xiàng)制度和相應(yīng)的控制措施、健全檔案管理制度。

    對各類操作人員必須制定崗位責(zé)任制,重點(diǎn)工作崗位必須實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤違法行為,杜絕舞弊現(xiàn)象發(fā)生。嚴(yán)格制訂系統(tǒng)操作的各項(xiàng)制度和相應(yīng)的控制措施。對于系統(tǒng)操作環(huán)境,必須制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定。操作規(guī)定應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng),形成一套電算化系統(tǒng)文件,和具有可操作性的管理規(guī)范。同時(shí)建立健全檔案管理制度,這些檔案主要是指各種賬簿、報(bào)表、憑證和其他會計(jì)資料等。系統(tǒng)開發(fā)時(shí)就要對這些資料進(jìn)行不同的存檔和安全保管、保密工作。檔案管理一般通過制定與實(shí)施嚴(yán)格的檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)。

    2.3 加強(qiáng)會計(jì)人員隊(duì)伍的培訓(xùn)及選擇合適的財(cái)務(wù)軟件

    會計(jì)電算化要求財(cái)務(wù)人員不僅要扎實(shí)掌握會計(jì)基礎(chǔ)知識,熟悉本單位經(jīng)濟(jì)工作運(yùn)行的模式、規(guī)范、要求和規(guī)律,要對本單位財(cái)務(wù)工作的具體要求和所要達(dá)到的目的和成果了如指掌,同時(shí)還要對計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理知識有深刻的了解。只有掌握了比較豐富的財(cái)務(wù)技能和管理知識,才能根據(jù)本單位的自身特點(diǎn),利用電算化會計(jì)的優(yōu)勢和特點(diǎn),為單位經(jīng)濟(jì)預(yù)測、決策和控制等管理工作服務(wù)。所以,在是常工作中,企業(yè)就應(yīng)該注意培養(yǎng)“會計(jì)計(jì)算機(jī)管理”型的復(fù)合型人才,以促進(jìn)會計(jì)電算化的順利發(fā)展,滿足電算化會計(jì)對人員素質(zhì)的要求。與此同時(shí),在選擇會計(jì)管理軟件時(shí)也要特別注意,選擇那些系統(tǒng)能力強(qiáng)、具有良好的二次開發(fā)功能便于突出本行業(yè)本單位工作特點(diǎn)、與其他的相關(guān)的軟件兼容性好、升級方便快捷的電算化軟件。計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解,以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。