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工程項目檔案的管理范文第1篇

重慶市電力公司作為國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺建設(shè)的試點單位之一，于2007年12月實施建設(shè)了工程項目檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)建設(shè)運行以來，突破了諸多對傳統(tǒng)檔案管理的探索和研究，實現(xiàn)了檔案資源的整體規(guī)劃和統(tǒng)一管理。

檔案事業(yè)是電網(wǎng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，檔案工作也是電力公司重要的基礎(chǔ)性工作。截至2009年年底，重慶市電力公司具有各級各類檔案機構(gòu)47個，專兼職檔案人員399人，共保存檔案31.39萬卷、28.04萬件。檔案信息資源十分豐富，形式多樣。

一、重慶市電力工程檔案管理的探索

結(jié)合近年來重慶市電力公司的發(fā)展速度和工程建設(shè)的投資情況，公司檔案的歸檔量也在成倍增長，尤其是關(guān)乎公司正常運行的工程項目檔案。而其涉及的量大、面廣、周期長等特色，更是給檔案管理帶來不少難題。由于電網(wǎng)工程項目檔案涉及的歸檔部門和參建單位眾多，各個階段或環(huán)節(jié)中項目資料的管理方式也隨著企業(yè)改革和機構(gòu)變化產(chǎn)生不同，其中最突出的問題包含：

1　項目招投標(biāo)的檔案管理

傳統(tǒng)的項目檔案管理將招投標(biāo)文件作為工程項目歸檔文件中不可分割的一部分，進行歸檔整理，以保障項目檔案存儲的完整性和利用的方便性。隨著電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展，各單位均成立了招投標(biāo)中心，專門負責(zé)招投標(biāo)采購工作。在招投標(biāo)中心的實際招標(biāo)工作中，會對各個工程項目中相同的采購部分進行統(tǒng)一規(guī)劃。例如，針對一個變電設(shè)備的采購，是同時為多個工程建設(shè)而進行的招標(biāo)。這種工作方式更加適合招投標(biāo)工作的開展和管理，也能提高招投標(biāo)工作的效率和質(zhì)量。但同時，為工程項目檔案的管理帶來了不少困擾：

涉及多個項目的招投標(biāo)文件，很難將其拆分，并歸入不同的項目。如果各個項目都將此次招投標(biāo)文件全部歸檔，勢必造成大量的重復(fù)歸檔文件；

招投標(biāo)中心采用以“件”為基本單位的管理方式，對招投標(biāo)文件進行管理。即以招投標(biāo)項目為具體單位，在每一個招投標(biāo)項目下以“件”的形式進行流水編號，直接裝盒管理。這種管理方式對招投標(biāo)部門而言，簡單、方便、合理；但因為立卷整理方式的不同，無法與項目檔案放在一起歸檔；

工程項目中所涉及招投標(biāo)文件的內(nèi)容只是招投標(biāo)中心處理招投標(biāo)業(yè)務(wù)中的一部分，并不能涵蓋招投標(biāo)中心需要歸檔的全部內(nèi)容。而且，招投標(biāo)中心對采購檔案的分類與檔案業(yè)務(wù)部門對傳統(tǒng)工程項目中招投標(biāo)階段歸檔文件的分類也不盡相同。

因此工程項目檔案中招投標(biāo)階段文件的歸檔工作就變得十分困難和混亂。此外，上述問題在其他工程階段也有體現(xiàn)。例如，項目竣工驗收時的照片，可能歸入照片檔案門類中。因為形成照片實體后的管理方式，與工程項目檔案是完全不同的。

2　跨全宗移交和接收的檔案管理

建設(shè)項目從項目前期開始到竣工投產(chǎn)，建設(shè)周期少則兩年，多則十幾年，時間跨度較大，為保障項目歸檔的及時，一般都是按階段進行歸檔，即各階段項目完成后3個月內(nèi)進行歸檔，這就給檔案管理帶來一定的難度。同時，工程項目竣工驗收后，在業(yè)主單位保留完整工程項目檔案的同時，各項目參建單位也需要將各自所涉及的項目檔案歸人自身單位的檔案部門，業(yè)主單位也需要移交項目檔案給后期的運行使用單位。當(dāng)上述參建單位和運行使用單位都屬于電力公司系統(tǒng)內(nèi)的企業(yè)時(大多數(shù)情況為電力公司內(nèi)部的企業(yè))，就存在工程項目檔案的跨全宗移交問題。其中，經(jīng)常會因為移交和接收的手續(xù)繁復(fù)，缺乏統(tǒng)一規(guī)范等，使得歸檔文件的真實性和完整性不到有力保障。

二、電力工程檔案管理信息化的實踐

針對工程項目檔案中存在的上述管理現(xiàn)狀，重慶市電力公司秉承了國家電網(wǎng)檔案信息化建設(shè)的基本思想，通過在檔案信息管理系統(tǒng)中引入“歸檔模板”、“檔案類型關(guān)聯(lián)”和“跨全宗移交”等功能，徹底解決了上述各項問題。通過“歸檔模板”的創(chuàng)新設(shè)計，解決了外單位的采集整理和移交問題(參見《中國檔案》2009年第353號增刊“工程項目檔案管理的探索和實踐”)?！皺n案類型關(guān)聯(lián)”和“跨全宗移交”的概念，則滿足了工程檔案管理的多樣化需求，徹底實現(xiàn)了工程檔案的同步建檔、同步關(guān)聯(lián)，在提高工作效率和歸檔文件質(zhì)量的同時，充分保障工程項目檔案歸檔的及時、齊全、完整和準(zhǔn)確。

(一)“檔案類型關(guān)聯(lián)”的實現(xiàn)細節(jié)

針對工程項目檔案中涉及招投標(biāo)中心的歸檔文件管理問題，重慶市電力公司本著檔案管理要服務(wù)于一線業(yè)務(wù)部門的思想，系統(tǒng)通過采用“檔案類型關(guān)聯(lián)”的技術(shù)，使得招投標(biāo)中心既可以按照自身業(yè)務(wù)方便對招投標(biāo)檔案進行收集整理和利用，也可以通過檔案管理信息系統(tǒng)方便實現(xiàn)工程項目檔案的齊全完整。具體實現(xiàn)細節(jié)如下：

1　建立一個適合招投標(biāo)中心文件資料管理需求的“采購檔案”類型

招投標(biāo)中心所涉及的業(yè)務(wù)不僅限于招投標(biāo)采購，還包括：談判采購、尋價采購、直接采購、框架采購等方式。因此，為適應(yīng)招投標(biāo)中心對自身采購檔案管理的需求，由檔案業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)、招投標(biāo)中心業(yè)務(wù)骨干為主制定了一系列的采購檔案管理辦法，明確規(guī)范了采購檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、管理方式、歸檔文件整理規(guī)則和歸檔流程，并建立了分類體系，明確了采購檔案的歸檔責(zé)任和向檔案部門移交的接口。最終，通過檔案管理信息平臺的業(yè)務(wù)定制功能在系統(tǒng)中得到基本實現(xiàn)，提供給招投標(biāo)中應(yīng)用。采購檔案的建立，不僅解決了招投標(biāo)中心大量業(yè)務(wù)文件的管理問題，同時也解決了采購檔案的收集、整理、歸檔問題，通過檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、采購檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的建立，實現(xiàn)了招投標(biāo)中心和檔案部門的雙贏，受到招投標(biāo)中心的大力支持和歡迎。

2　將“工程項目檔案”與“采購檔案”建立關(guān)聯(lián)關(guān)系

由于“采購檔案”采用“項目一件”的管理方式，不同于工程項目檔案的組卷管理，并且分類和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同也導(dǎo)致無法在工程項目檔案類型中統(tǒng)一管理。為保障工程項目檔案的完整、齊全，重慶市電力公司通過系統(tǒng)提供的“檔案類型關(guān)聯(lián)”功能，將“工程項目檔案”與“采購檔案”建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系。在相關(guān)部門查詢項目檔案時，可自動通過系統(tǒng)對采購檔案中題名和重要字段內(nèi)容的智能分析，將相關(guān)的采購檔案信息一并列出。這樣，在檔案管理中工程項目檔案中不歸檔的招投標(biāo)部分文件，在查詢利用時可同時列出與該項目相關(guān)的招投標(biāo)文件。這樣，既保證了項目檔案查詢利用的完整性，又避免了招投標(biāo)文件的重復(fù)歸檔，還適應(yīng)了招投標(biāo)部門的業(yè)務(wù)管理需要。

3　“檔案類型關(guān)聯(lián)”功能的其他應(yīng)用

上述“檔案類型關(guān)聯(lián)”功能，同樣應(yīng)用在了“合同檔案”和“照片檔案”中。使得項目相關(guān)的合同和照片可同時查詢到，保障項目檔案的完整性和關(guān)聯(lián)性，同時又適應(yīng)了合同管理部門、新聞中心的業(yè)務(wù)管理需要?！皺n案類型關(guān)聯(lián)”功能的應(yīng)用，既滿足了各業(yè)務(wù)部門的需求，又滿足了項目管理部門的需求，同時更保障了檔案管理的要求，形成了檔案業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)監(jiān)督、各業(yè)務(wù)部門分散整理的良性流程。

(二)“跨全宗移交”的實現(xiàn)細節(jié)

工程項目檔案的管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：工程項目管理；檔案管理；質(zhì)量控制

一、目前工程檔案資料質(zhì)量存在管理問題

工程檔案是記錄建設(shè)工程項目全過程的資料文件，是項目投入使用后確保安全運用的重要文件，最終歸檔的工程檔案資料要具備較高的質(zhì)量，保證資料詳盡完備、數(shù)據(jù)真實可靠、檔案系統(tǒng)真實，能夠準(zhǔn)確詳盡的反映整個項目前期準(zhǔn)備、中期施工、竣工驗收的過程。但是目前的工程檔案管理中，由于對工程檔案認識程度偏低，資料質(zhì)量的管理存在一些問題。

首先，施工綜合管理文件在下發(fā)或者轉(zhuǎn)發(fā)過程中，往往以復(fù)印件的形式存在，到時工程檔案的原件不齊全。其次，工程質(zhì)量驗收簽證資料不齊全，原始資料文件在手續(xù)移交時造成丟失或破損。再次，竣工圖文件編制不規(guī)范，工程進度中，對施工設(shè)計圖紙的變動、替代等沒有針對性細則，原始資料保存不完整。最后，施工原始資料、驗收簽證資料格式、填寫、修改、用筆書寫等不規(guī)范。

二、工程項目檔案質(zhì)量失控的主要原因

一般大型建設(shè)工程項目都要涉及到多個參與單位，單位之間的銜接緊密度和配合程度影響了工程檔案管理的質(zhì)量，使檔案資料的質(zhì)量核驗工作增加了難度?？偨Y(jié)起來看，主要原因無外乎一下幾點：其一，工程建設(shè)主管部門檔案意識薄弱；其二，涉及單位之間相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系，以及施工、竣工責(zé)任不明晰，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施；其三，施工單位在工程檔案管理方面的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，造成竣工文件資料不規(guī)范；其四，工程施工中，相關(guān)監(jiān)理人員專業(yè)度不高，檔案管理水平低，對現(xiàn)場簽證把關(guān)不嚴。

三、工程項目檔案質(zhì)量控制管理的重點

工程檔案是由許多項目資料共同構(gòu)成，缺一不可，而在檔案資料質(zhì)量管理中，以下三個方面是控制的重點：其一，施工圖設(shè)計文件（含變更）質(zhì)量的控制，涉及到這一層面業(yè)務(wù)工作的是設(shè)計院，施工圖是現(xiàn)場施工和竣工圖編制的依據(jù)。對施工圖設(shè)計文件質(zhì)量的控制，一要求項目資料人員熟知設(shè)計院狀況，最好監(jiān)督控制工作，另一方面從要求資料人員驗核精準(zhǔn)，在項目施工前將所有設(shè)計項目施工設(shè)計圖文件交接完成；其二，建設(shè)材料、施工機械的供應(yīng)檔案質(zhì)量控制，這些都是項目建設(shè)能夠高質(zhì)高量完成的基礎(chǔ)；其三，施工文件質(zhì)量的重點控制，其控制步驟可分為四步，第一步對照合同、計劃、圖紙發(fā)放情況，核驗竣工圖及設(shè)計變更單是否齊全，第二步核驗交工記錄是否齊全，第三步核驗設(shè)計變更是否完全在施工圖上體現(xiàn)，第四步，核驗所有資料是否符合歸檔要求。

四、提高工程項目檔案質(zhì)量管理水平的措施

（一）從項目立項開始抓起，為竣工檔案控制管理打好基

礎(chǔ)。良好的開始是項目順利完成的基礎(chǔ)保證，在建設(shè)項目施工開始之前，所有前期事項均做好嚴格的工程檔案記錄，確保檔案的真實準(zhǔn)確性。在項目管理和檔案管理方面，均實行項目經(jīng)理責(zé)任制，同時，對于項目竣工資料的編制與整理，也需項目經(jīng)理負責(zé)。有鑒于此，項目的立項以及工程檔案的建立應(yīng)歸為一體，全部納入工程項目建設(shè)的進程中，將工程檔案管理作為建設(shè)項目的一部分，并重點管理。

（二）從制度基礎(chǔ)上建立健全管理制度。規(guī)則制度以其強制約束性屬性為行為指定了方向和道路，劃定了方位和框架，因此建立健全工程檔案資料質(zhì)量管理制度是做好工程項目竣工檔案工作的基礎(chǔ)。在建設(shè)工程項目的總體規(guī)劃上，要求建設(shè)各階段檔案資料有序管理，保證歸檔文件資料準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。為使工程項目以及檔案管理工作順利進行，需詳細的制定規(guī)章制度，將責(zé)任、權(quán)利細化到每個部分、每個工作人員、每個施工階段，并且在規(guī)章制度中明確工程所有涉及單位的權(quán)利指責(zé)，明確施工單位、監(jiān)理單位、工程項目管理單位、工程檔案管理部門在工程檔案管理中的具體責(zé)任和職責(zé)。

（三）充分利用法律手段提高管理的約束力。一項建設(shè)工程項目涉及到太多的法律問題，因此需要重視法律的強制性和約束力，強調(diào)合同的重要性，做好工程檔案資料質(zhì)量控制的保障工作。工程項目檔案管理部門要充分利用工程招標(biāo)的優(yōu)勢，積極參與到項目合同的起草中，將工程檔案管理所涉及的資料文件整理歸檔、審核驗收作為單獨條款納入合同中，確保檔案管理工作的合法地位，使檔案工作在法律層面上獲得保證。

（四）制定竣工文件整編進度計劃?？⒐の募幜腥脒M度計劃是完成工程檔案的有效措施。在項目開始之前，建設(shè)部門應(yīng)于建設(shè)施工單位制定詳細的工程進度計劃，將工程施工分為若干部分，每部分工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入該項工程單位進度計劃中，并將其作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點來完成。在竣工資料整編中，所有發(fā)現(xiàn)的問題都必須及時研究解決。在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理部門、檔案管理部門要緊密配合，確?？⒐n案資料完整、準(zhǔn)確、真實，使工程檔案在工程項目合同決算時，真正發(fā)揮憑證作用，達到收集整理檔案的目的。

工程項目檔案的管理范文第3篇

關(guān)鍵字：水運工程；項目建設(shè)；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：

一、前言

隨著我市交通水運工程建設(shè)的迅速發(fā)展，水運工程建設(shè)檔案工作在工程建設(shè)中起越來越重要的作用。水運項目檔案是水運工程建設(shè)的真實記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，其既是水運工程建設(shè)、維修、管理、改擴建的重要保障，又能為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟建設(shè)和水務(wù)事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，所以，做好水運項目檔案管理工作對推動當(dāng)?shù)亟?jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。本文分析了當(dāng)前水運工程項目建設(shè)檔案管理工作發(fā)生的變化，并對加強水運工程項目建設(shè)檔案資料的搜集、管理等方面的對策進行探討，以供同仁參考。

二、當(dāng)前水運工程項目建設(shè)檔案管理工作發(fā)生的變化

（1）水運工程檔案數(shù)量將成倍增長，質(zhì)量要求顯著提高。隨著水運工程項目的增多和高科手段的介入，水運工程建設(shè)檔案建設(shè)任務(wù)和要求將更為繁重和嚴格。

（2）水運工程檔案載體形式將得到進一步的拓展。水運工程檔案除傳統(tǒng)紙張檔案仍需加強之外，還有照片檔案、口述錄音檔案、數(shù)字化光盤刻錄檔案等新型載體納入水運工程檔案建設(shè)領(lǐng)域。

（3）水運工程檔案對水運工程建設(shè)的促進作用將更加突出?？梢赃@樣說，檔案管理工作是整個工程管理重要的基礎(chǔ)工作之一，是工程建設(shè)的一個縮影，對工程建設(shè)的決策、加強工程的監(jiān)督和管理、保證工程質(zhì)量、抑制工程領(lǐng)域腐敗產(chǎn)生起著重要的作用。

（4）檔案工作從被動型向主動型方向轉(zhuǎn)變。檔案工作已經(jīng)從事后立檔向與工程建設(shè)同步進行的方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變在今后將更為顯著。

三、加強水運工程項目建設(shè)檔案管理的對策探討

（1）建立水運工程項目檔案管理組織架構(gòu)。項目檔案管理機構(gòu)是項目檔案工作的重要保障，沒有相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設(shè)（籌備）處時的同時，就應(yīng)考慮設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組必須由單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室負責(zé)人和專職、兼職檔案管理員構(gòu)成，形成層層把關(guān)的體系。建設(shè)單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設(shè)計、施工和監(jiān)理等參建單位，必須明確一位主要領(lǐng)導(dǎo)或負責(zé)人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務(wù)相適應(yīng)的管理機構(gòu)，配備檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理工程檔案資料。

（2）加強與檔案行政管理部門的聯(lián)系，尋求密切的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。要使工程項目檔案工作獲得持續(xù)、均衡、快速發(fā)展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯(lián)系，接受檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。從工程建設(shè)一開始，建設(shè)單位就要及時取得當(dāng)?shù)貦n案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督之下，確保檔案工作在高起點、高標(biāo)準(zhǔn)的層面上展開，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，并由監(jiān)理形成書面意見報當(dāng)?shù)貦n案局和建設(shè)單位備案。

（3）項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理。項目建設(shè)單位必須在項目的招標(biāo)和簽訂設(shè)計、監(jiān)理、施工合同或協(xié)議時，設(shè)立專門條款，明確規(guī)定設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責(zé)任和違約責(zé)任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數(shù)、竣工圖的套數(shù)、電子文件的格式、檔案質(zhì)量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的，參建單位應(yīng)負有的責(zé)任，以及相關(guān)的處理措施。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責(zé)任，同時采用經(jīng)濟手段實施監(jiān)控。

（4）項目檔案管理工作與工程項目建設(shè)同步。項目檔案管理是建設(shè)項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設(shè)同步進行，這既是國家相關(guān)檔案法律法規(guī)的規(guī)定，同時也是保證項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔的重要監(jiān)控措施，通過同步進行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、工程結(jié)算、竣工驗收同步進行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進行收集、積累、整理，對立項、設(shè)計、施工中形成的報告、批復(fù)、圖紙、合同、標(biāo)書、備忘錄、協(xié)調(diào)文件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動等資料，在形成的同時悉數(shù)歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設(shè)和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，建設(shè)單位對工程檔案工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設(shè)過程中，檔案人員負責(zé)工程檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)，對建設(shè)工程檔案管理工作實行全程監(jiān)控。堅持“誰產(chǎn)生，誰立卷”的原則，指導(dǎo)項目前期立項審批、招投標(biāo)、合同勘察、設(shè)計、拆遷、施工、監(jiān)理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現(xiàn)場監(jiān)督指導(dǎo)，督促監(jiān)理人員對檔案質(zhì)量把關(guān)，提出整改意見，對檔案進行復(fù)檢，并把復(fù)檢情況進行通報。

（5）深入現(xiàn)場收集檔案資料。水運工程項目檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場，收集資料。如果，建設(shè)單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現(xiàn)場指導(dǎo)和強調(diào)檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應(yīng)針對性地列出需收集的資料名目，根據(jù)工程進度，與項目經(jīng)理、施工員甚至領(lǐng)班密切聯(lián)系，爭取配合，做到該簽證的就現(xiàn)場簽證，該取樣的就現(xiàn)場取樣，該檢查的就現(xiàn)場檢查，該記錄的就現(xiàn)場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。檢查復(fù)核的主要內(nèi)容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續(xù)是否完備；檢查檢測記錄是否準(zhǔn)確符合規(guī)范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細、準(zhǔn)確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用。因為駐地監(jiān)理工程師全天候在工地上監(jiān)督管理，對工程的進度和施工人員的素質(zhì)最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進場原材料和施工資料均需經(jīng)駐地監(jiān)理的檢驗及簽證才有效。所以充分調(diào)動監(jiān)理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。

（6）強化審查，嚴格驗收項目檔案。對項目檔案的驗收做到規(guī)范、嚴格把關(guān)是保證項目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。檔案驗收要堅持每個分部工程驗收時，同時進行檔案驗收。每個分部工程驗收前，檔案人員、工程一線技術(shù)人員以及監(jiān)理、設(shè)計、運行管理單位人員一起檢查有關(guān)施工檔案資料是否按竣工驗收的標(biāo)準(zhǔn)制備。檔案人員作為單位工程驗收工作組成員，并在“單位工程完工驗收鑒定書”上簽字確認，無檔案室人員簽字，驗收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對按規(guī)定應(yīng)該歸檔的資料進行歸檔移交前的審核，并邀請當(dāng)?shù)貦n案局有關(guān)人員對全部擬接收的檔案資料進行檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各單位核查后整改。在檔案專項驗收前，成立由建設(shè)單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負責(zé)人和監(jiān)理單位總監(jiān)組成的工程檔案驗收小組，通過對檔案資料進行抽查、聽取檔案管理工作的報告、質(zhì)疑答辯，形成自評意見和自評得分。

工程項目檔案的管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：項目工程 檔案管理 問題及對策

愈發(fā)廣泛的信息化范圍對企業(yè)相關(guān)工作的開展提出了更多的要求，簡單化、快速化和信息化逐漸成為企業(yè)工作的特點。時間和效率在這個信息化時代也因此成為了企業(yè)的主要競爭優(yōu)勢，也可以說，其所提供的信息服務(wù)品質(zhì)越高，時間越快，就越能夠搶占市場先機。對建設(shè)企業(yè)而言，更是如此，建設(shè)項目工程的檔案幾乎記錄了建設(shè)項目工程的所有情況。因此，對建設(shè)單位來說，加強對項目工程檔案管理的重要性也就不言而喻了。

一、建設(shè)工程項目檔案管理的重要性

（一）提供建設(shè)工程項目活動依據(jù)

項目工程的檔案除了能夠為該工程項目的投標(biāo)、勘測和施工等活動提供相應(yīng)依據(jù)外，還能夠為建設(shè)工程的管理、維修、改建、恢復(fù)和加固等工程建設(shè)環(huán)節(jié)提供資料，進而確保整個工程項目能夠安全而高效地開展，從整體上，保障該工程項目的質(zhì)量。此外，項目工程檔案還能夠?qū)⒃摻ㄔO(shè)工程項目中所涉及到的施工材料與施工質(zhì)量信息、隱蔽性的施工環(huán)節(jié)檢查記錄表以及施工標(biāo)準(zhǔn)的評價資料等信息記錄在內(nèi)，如果后期遇到擴建或者改建等情況時，這些資料便能夠發(fā)揮巨大作用。

（二）在工程設(shè)計和產(chǎn)權(quán)糾紛等事件中發(fā)揮憑證作用

建設(shè)工程通常都是在城市的統(tǒng)一規(guī)劃和安排下才能開展的建筑活動。比如，工程項目的設(shè)計必須要嚴格按照城市的統(tǒng)一規(guī)劃進行，設(shè)計獲批之后，所有的施工活動都必須按照獲批的施工圖紙來開展，工程竣工之后，也要等到驗收合格了才能夠正式投入使用。由此便可看出，工程方案在整個過程中充當(dāng)?shù)氖且环N憑證材料，為所有施工活動的開展提供相應(yīng)的依據(jù)。另外，當(dāng)有產(chǎn)權(quán)糾紛或者責(zé)任糾紛事件出現(xiàn)時，也能夠?qū)⒐こ虣n案調(diào)出來，作為解決這些問題的憑證。

（三）為建設(shè)工程項目歷史考察或經(jīng)驗交流活動提供資料信息

我國有不少諸如長城、故宮、恭王府和天壇等歷史悠久的建設(shè)工程，這些工程所保留下來的檔案信息可謂是相當(dāng)珍貴的，不僅能夠為其歷史考察活動提供相應(yīng)的歷史信息，還能夠為我國相關(guān)工程建設(shè)的研究者提供一定的參考意見，進而推動我國建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。另外，相較傳統(tǒng)的檔案管理而言，現(xiàn)在的檔案管理無論是在理念、技術(shù)還是方法上，都發(fā)生了較大的變化。通過各種經(jīng)驗總結(jié)交流活動的開展和不斷豐富的檔案管理，能夠從中汲取一些優(yōu)秀經(jīng)驗和技術(shù)等，進而從總體上提高我國的建設(shè)水平。

二、當(dāng)前建設(shè)項目工程檔案管理中存在的問題

（一）建設(shè)項目工程檔案管理工作不完整與不規(guī)范

建設(shè)工程項目通常情況下規(guī)模都比較大，所以在對其實施管理時，還是相當(dāng)困難的。大部分項目都沒有設(shè)置專人對其進行檔案管理，也就更不要說委托專門的機構(gòu)對其進行檔案管理了。一旦有記錄檔案形成，該工程中的各部門都自行管理本部門的相關(guān)檔案，對其他部門的檔案是不予理會的，這樣一來，這些檔案就被分散開來了，并且，部門中的很多人都不具備基本的檔案管理素質(zhì)和能力，在收集和整理檔案時，經(jīng)常都會出現(xiàn)收集不及時、不完整和不準(zhǔn)確等問題。

（二）建設(shè)項目工程檔案移交不規(guī)范

每一個工程當(dāng)中都會有很多個部門，并且每個部門都有其各自的檔案，綜合起來看，整個項目工程的檔案量就非常大。通常都是在項目立項之時，就開始有了檔案，并且隨著建設(shè)項目要求的增多，更多的工程部門將會被設(shè)立起來，隨之而來的檔案量也會逐漸增加。而項目的檔案形成之后，就必須要將其移交給專門的檔案管理人員，還要辦理相應(yīng)的移交手續(xù)。日益增多的檔案量給檔案移交工作帶來了巨大壓力，也可以說這是對檔案管理人員的一大挑戰(zhàn)。而當(dāng)前的檔案移交工作中，還存在著很多不足：部分檔案在移交之后，被隨處存放在相應(yīng)的職能部門，有的部門甚至在移交時都是很隨便的，直接省去了辦理移交手續(xù)這一環(huán)節(jié)，這為檔案管理工作埋下了一定隱患。

三、建設(shè)項目工程檔案管理對策

（一）完善建設(shè)項目工程檔案管理體系

項目工程的各利益相關(guān)方在簽訂承包合同之時，就應(yīng)該設(shè)立一些與項目工程檔案相關(guān)的要求或者條款，在其中明確各單位在檔案管理中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的職責(zé)。在整個項目工程建設(shè)過程當(dāng)中，也必須按照國家相關(guān)的規(guī)范要求以及規(guī)定，及時收集和整理與工程建設(shè)相關(guān)的文件，將檔案管理職責(zé)具體落實到各單位、各部門以及各相關(guān)的責(zé)任人。

對施工單位而言，還需要在工程建設(shè)的管理程序當(dāng)中納入工程檔案管理，并建立和健全相應(yīng)的工程檔案管理體制，工程建設(shè)和工程檔案管理工作雙管齊下，同步進行。在驗收工程質(zhì)量時，施工單位應(yīng)該自覺提供較為完整的工程檔案；在工程驗收備案辦理過程中，也要積極對工程檔案所認可的文件進行查收和檢驗。

（二）強化建設(shè)項目工程檔案行政管理部門的職能

除了要在重點項目的領(lǐng)導(dǎo)成員中列入檔案行政管理的主要負責(zé)人之外，施工單位還應(yīng)該向當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門報送與省級的重點建設(shè)項目相關(guān)的業(yè)主單位信息，方便其更好地開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。重點建設(shè)項目的檔案驗收工作是不分行業(yè)、不分系統(tǒng)的，作為當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門，都應(yīng)當(dāng)積極參與到其中去。如果不能達到上述要求，就可以將其定義成為不合格的項目工程。在這一期間，作為當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門，更應(yīng)當(dāng)積極地和相關(guān)部門進行溝通和聯(lián)系。

（三）提高建設(shè)項目工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)

項目工程的檔案管理工作的專業(yè)性較強，所以需要專業(yè)的檔案管理工作人員進行。因此，加強對項目工程的檔案管理人員配備與培訓(xùn)，提升其基本業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力就顯得尤為重要。無論是建設(shè)單位，還是施工單位，都應(yīng)選擇和配備一些建設(shè)業(yè)務(wù)和檔案業(yè)務(wù)有一定了解的員工從事相關(guān)的檔案管理工作，并且還要保證這些人員的穩(wěn)定性，不能因為一些突發(fā)性的事情而中斷檔案管理工作。作為檔案行政管理部門，也要為相關(guān)的檔案管理從業(yè)人員提供一定的培訓(xùn)機會，尤其是那些重點項目的檔案管理培訓(xùn)。同時，還要健全整個項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，通過對項目檔案管理指導(dǎo)人員及普通管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其綜合素質(zhì)，提升整個項目的檔案管理水平。

結(jié)束語：

建設(shè)項目工程檔案管理的重要性顯而易見，盡管現(xiàn)階段我國在建設(shè)項目工程檔案管理中還存在著項目工程檔案管理工作不完整和檔案移交不規(guī)范等問題，但只要建設(shè)單位引起高度重視，積極采取完善建設(shè)項目工程檔案管理體系、強化建設(shè)項目工程檔案行政管理部門的職能、提高建設(shè)項目工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及明確建設(shè)項目工程檔案管理的責(zé)權(quán)等措施，定能在一定程度上解決這些問題。

參考文獻：

[1]陳蔚輝.重點建設(shè)項目工程檔案的管理[J].城建檔案，2010，08：41-42.

工程項目檔案的管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案管理 檔案利用 工程項目

工程建設(shè)項目檔案是進行歸檔保存的所有文件材料，通常情況下是從工程項目的決策開始到工程項目建成投產(chǎn)的全過程中形成的。工程建設(shè)項目檔案主要包括：項目規(guī)劃、項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計到建設(shè)實施、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備等各階段形成的文字、圖表、聲像等一系列的資料，對于這些資料來說，其特點是：一方面具有一般科技檔案的專業(yè)性、科技性和通用性，另一方面表現(xiàn)出顯著的整體性、成套性和不重復(fù)性。因此工程建設(shè)項目有關(guān)部門，必須依據(jù)《檔案法》及相關(guān)的政策法規(guī)，理順關(guān)系，積極參與，強化管理，在工程項目檔案的形成、搜集、整理、歸檔工作中，結(jié)合實際，主動作為，在一定程度上確保工程項目建設(shè)檔案的齊全性、安全性、系統(tǒng)性，進而為后續(xù)的管理利用提供方便。

1 工程建設(shè)檔案的形成與搜集

檔案管理利用工作的前提和基礎(chǔ)就是形成與搜集建設(shè)項目的檔案。在工程建設(shè)初期，參與工程建設(shè)的各個單位（部門）都要編制檔案管理規(guī)劃，配備素質(zhì)較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責(zé)，將建設(shè)過程中的各種檔案材料一點一滴地搜集積累起來，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開展整理歸檔奠定基礎(chǔ)。

1.1 建立和完善檔案管理制度。對于負責(zé)基建技術(shù)和檔案管理人員，各單位應(yīng)當(dāng)定期召開會議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對案卷質(zhì)量等事項進行詳細說明，落實措施，強化管理，努力增強有關(guān)人員的檔案意識。

1.2 做到圖實相符。檔案管理人員需要深入建設(shè)現(xiàn)場，針對檔案的不同階段、不同要求等，在驗收項目的過程中，到現(xiàn)場給予檢查和指導(dǎo)，進而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標(biāo)、設(shè)計變更、監(jiān)理文件材料等，確?！皥D實相符”，發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，及時解決。

2 整理與歸檔建設(shè)項目檔案

為了保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設(shè)檔案材料。在對工程檔案進行收集、整理、歸檔的過程中，一方面落實責(zé)任、建立完善規(guī)章制度，另一方面要從以下方面做起：

2.1 對于建設(shè)工程檔案資料來說，為了確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案人員應(yīng)當(dāng)認真學(xué)習(xí)，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以便早作準(zhǔn)備。

2.2 明確接收工程建設(shè)檔案的范圍和歸檔要求。學(xué)習(xí)檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識，確保各類歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.3 確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時要注意：①掌握建設(shè)單位的職能活動，在基建文件中，將其職能活動作為歸檔的重點。②基建工程文件材料與文書材料、技術(shù)材料的界限要離清。③根據(jù)基建文件材料的保存價值，在確保基建檔案完整的前提下，對歸檔范圍進行確定。

2.4 嚴格立卷，確保案卷質(zhì)量。在歸檔過程中，需要注意：①收集齊全歸檔范圍內(nèi)的基建文件材料。②系統(tǒng)整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）。③劃定保管期限，同時對保管期限進行標(biāo)注，并且注明相應(yīng)的密級。④歸檔的基建材料要確保字跡、線條清晰，紙質(zhì)優(yōu)良。不得用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等書寫文件的底稿。⑤基建檔案整理后，需要進行裝訂，并保證結(jié)實美觀，同時標(biāo)題要簡明扼要，清晰整潔地填寫卷內(nèi)目錄。

3 建設(shè)項目檔案的管理與利用

3.1 有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，需要建設(shè)項目檔案管理人員進行主動學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)與本單位有關(guān)的專業(yè)知識，熟悉業(yè)務(wù)范圍，能識別各專業(yè)的圖紙。只有這樣，面對繁雜的文件材料內(nèi)容，才能進行分門類別，確保文件之間的聯(lián)系性，及時收集檔案資料，同時增強檔案收集工作的主動性。

3.2 確保工程建設(shè)項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性。①確保工程建設(shè)項目檔案的齊全性，不得出現(xiàn)殘缺不全的現(xiàn)象；②檔案內(nèi)容與反映的對象保持一致，不能存在差錯。對于檔案資料來說，一旦喪失準(zhǔn)確性，也就失去了存在的意義和價值。③保持文件材料之間的聯(lián)系，避免出現(xiàn)雜亂無章的現(xiàn)象。④確保檔案的安全性，建立和完善保密制度、保管制度和借閱制度。

3.3 對于社會和生產(chǎn)來說，建設(shè)項目檔案的開發(fā)利用是一項重要工作，這是管理建設(shè)項目檔案的根本目的所在。①對項目建設(shè)檔案管理加強建設(shè)各項業(yè)務(wù)，進一步提高管理水平。②為了方便查閱利用，需要編制各種科學(xué)的、符合實際的檢索工具。③通過采取各種方式，做好服務(wù)工作，積極開展項目檔案編研工作。

3.4 應(yīng)用計算機技術(shù)進行工程建設(shè)項目檔案管理。隨著各單位工程建設(shè)項目的不斷增加，檔案數(shù)量也在不斷增加，信息量不斷增加，為廣泛利用計算機技術(shù)開展檔案管理利用工作提供了有利條件。計算機主要用于檔案編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等業(yè)務(wù)工作。對檔案通過計算機進行綜合化管理，一方面提高工程項目檔案的存貯、處理及檢索能力，另一方面全面提升工程檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻：

[1]莊波.公路工程項目公司檔案管理的實踐與思考[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2009（06）.