工程檔案管理體系
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工程檔案管理體系范文第1篇
中圖分類號(hào)：K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、工程檔案管理的重要性及特點(diǎn)
一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目通常劃分為六個(gè)階段，即可行性研究階段、策劃與設(shè)計(jì)階段、報(bào)建報(bào)批階段、建設(shè)施工階段、銷售階段與物業(yè)管理階段。每個(gè)階段都會(huì)涉及到大量的文件材料，細(xì)微的疏忽都有可能為日后的工作帶來很大的影響。例如在報(bào)建報(bào)批過程中，許多政府批件都是相互關(guān)聯(lián)的，如丟失損壞，補(bǔ)辦周期少則三天，多則一個(gè)月甚至更長。由此可能導(dǎo)致下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批延遲、工程整體施工周期延長，造成施工費(fèi)用、管理費(fèi)用的增加，給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失難以估量。因此，要做好工程檔案管理，建立詳細(xì)的存檔記錄尤為重要?？梢哉f工程檔案是建設(shè)單位開發(fā)策劃的前提，文明施工的保障，后續(xù)管理服務(wù)的依據(jù)。
單一獨(dú)立性，即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。真實(shí)性，工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。實(shí)用性，工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
二、工程檔案資料的內(nèi)容
1、工程準(zhǔn)備階段文件
綜合性立項(xiàng)文件：項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書、可行性研究報(bào)告及附件、可行性研究報(bào)告審批意見、調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究等材料；項(xiàng)目的方案設(shè)計(jì)與策劃文件資料：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告自然條件地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單、地形測量和撥地測量成果報(bào)告、申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書、設(shè)計(jì)圖紙和說明、審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見，規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件等資料；報(bào)建報(bào)批資料：建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件、建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表、規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙、建設(shè)工程開工審查表、建設(shè)工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等資料；還有工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2、施工文件
土建工程：主要包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、材料代用單、經(jīng)濟(jì)簽證、工程定位測量記錄等。施工用原材料、構(gòu)配件、半成品、成品及零部件的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告及試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；土工試驗(yàn)；商品混凝土質(zhì)量證明書、配合比及技術(shù)交底；建筑結(jié)構(gòu)安全和功能檢驗(yàn)抽查、檢測記錄。基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)混凝土工程；砌體工程；裝飾裝修工程；屋面工程；防水工程；隱蔽工程驗(yàn)收記錄。技術(shù)復(fù)核、建筑物沉降觀測記錄；新材料、新工藝、新設(shè)備的運(yùn)用、事故處理記錄?；A(chǔ)、主體工程結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄；分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；給排水、消防、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備安裝工程：圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件。施工方案：建筑工程用材料證質(zhì)量明文件、進(jìn)場驗(yàn)收記錄；管道、閥門強(qiáng)度測試、隱蔽工程驗(yàn)收記錄；相關(guān)試驗(yàn)、質(zhì)量事故處理記錄；分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄。
3、竣工驗(yàn)收文件
竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收：單位工程竣工驗(yàn)收、單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄；單位工程安全和使用功能抽查、施工現(xiàn)場管理檢查記錄；竣工驗(yàn)收移交證明書；竣工驗(yàn)收監(jiān)督通知意見書；竣工報(bào)告；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及質(zhì)量保修書；竣工備案表、決算書。
4、竣工圖
總平面布置竣工圖；建筑工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；室外各種管線竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖等。
三、工程檔案管理存在的問題
工程檔案管理過程中涉及到的環(huán)節(jié)眾多，建設(shè)單位、施工單位在工程檔案管理中普遍存在對(duì)檔案管理重視程度不夠、缺乏專業(yè)性管理等突出問題，主要有：
1、意識(shí)不到位。工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)的重要依據(jù)。每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及的環(huán)節(jié)較多，因此產(chǎn)生的檔案數(shù)量與載體類型也多。如何做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，對(duì)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目來說舉足輕重。
2、能力不到位。受市場經(jīng)濟(jì)的影響，建筑行業(yè)競爭異常激烈，有的建設(shè)單位將利潤點(diǎn)低的項(xiàng)目進(jìn)行多重轉(zhuǎn)包；很多建筑公司為降低人工成本，根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求臨時(shí)雇人。由此，造成檔案文件材料損毀或遺失，難以補(bǔ)救。普遍存在檔案管理薄弱、檔案管理人員知識(shí)缺乏、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一等問題，檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)需要，懂工程的不懂檔案、懂檔案的又不懂工程，管理水平參差不齊，甚至有的建設(shè)單位根本就不配備檔案管理人員。
3、管理模式不到位。缺乏先進(jìn)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砟Ｊ?，沒有將工程檔案管理納入整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)管理中，職責(zé)分工不明確。雖然很多建設(shè)單位配備了檔案管理人員，設(shè)立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件以及管理模式上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案現(xiàn)代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。
四、加強(qiáng)工程檔案管理的建議
基于工程檔案管理的重要性以及當(dāng)前建設(shè)單位檔案管理中存在的突出問題，加強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理工作尤為重要。
1、提高管理意識(shí)，建立健全制度。采取多渠道、多種形式加強(qiáng)檔案宣傳力度。明確檔案管理在公司管理工作中的重要性，針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)將工程前期策劃、建設(shè)過程以及竣工驗(yàn)收階段均納入檔案管理范疇。制定切實(shí)可行的檔案收集積累、保存利用以及移交歸檔制度，責(zé)任落實(shí)到人，實(shí)行專人專責(zé)。對(duì)于缺漏的重要文件材料要件要及時(shí)補(bǔ)救，做到不漏掉一個(gè)細(xì)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)并積極處理。檔案交接過程中要做好記錄，同時(shí)完善借閱和歸還制度，跟
蹤建設(shè)工程的全過程。
2、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平?；诠こ虣n案管理的復(fù)雜性及行業(yè)的特殊性，需要建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。在項(xiàng)目審批、施工、驗(yàn)收階段均有專人監(jiān)督，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能考核，提升綜合管理水平，對(duì)考核優(yōu)秀的人員適當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，保證檔案管理工作的延續(xù)性。
3、提高現(xiàn)代化管理水平。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)軟件實(shí)施工程檔案的現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率。重要的審批件和圖紙既要進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔保管，又要實(shí)行電子檔案歸檔保管機(jī)制，同時(shí)保證紙質(zhì)檔案與電子檔案編號(hào)的對(duì)應(yīng)統(tǒng)一，部分工程檔案還需要保存視頻和影音資料。檔案管理人員要積極探索新的管理方式，創(chuàng)新工作方法，拓寬工程檔案管理工作領(lǐng)域。
4、建立統(tǒng)籌管理體系。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，要求在檔案管理過程中要做到統(tǒng)籌安排，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理。項(xiàng)目立項(xiàng)后首先要考慮文件材料的編制工作，要有明確的檔案管理制度；項(xiàng)目開工后，要明確文件編制的有關(guān)要求，并提供給施工單位，在管理過程中要做到檔案的跟蹤收集和及時(shí)歸檔，建立檔案室、項(xiàng)目檔案科、施工檔案管理人員三級(jí)檔案管理體系；在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，要做好檔案的交接和驗(yàn)收，不能有缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，真正做到：工程立項(xiàng)、開工與文件編制工作同步，施工進(jìn)度與文件材料形成同步，項(xiàng)目竣工與文件材料整理歸檔同步；項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案接收同步。
5、做好收尾階段檔案文件材料的備案和審核工作。工程收尾并不等于檔案管理工作的結(jié)束，要及時(shí)對(duì)工程各階段的文件材件進(jìn)行整理、備案和審核，該移交的移交，該歸檔的歸檔，做好短期、長期和永久檔案的分類和整理工作，方便相關(guān)后續(xù)工作的開展，同時(shí)也為工程建設(shè)積累必要的資料和經(jīng)驗(yàn)。
結(jié)語
建筑市場面臨激烈的競爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)已有的優(yōu)勢，部門和企業(yè)應(yīng)重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為企業(yè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
工程檔案管理體系范文第2篇
關(guān)鍵詞：檔案 工作者 信息化 素質(zhì)
有人曾說：一個(gè)國家如果沒有檔案，它將失去歷史而變成傳說。從夏商時(shí)期開始，檔案就一直忠實(shí)地記錄著洪纖巨細(xì)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和綿亙不斷的中華民族文化，發(fā)揮著豐富知識(shí)、提供參考、支持決策的重要作用。
檔案工作與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展密切相關(guān)。在3500年前的夏朝，最早的檔案管理是代表著奴隸制社會(huì)生產(chǎn)力水平的甲骨。今天，隨著信息技術(shù)的躍進(jìn)式發(fā)展，文件產(chǎn)生和傳遞的方法不斷創(chuàng)新，檔案管理由以實(shí)體為重心進(jìn)入以信息為重心的信息化階段，迫切要求檔案工作者快速提高檔案業(yè)務(wù)水平和信息技術(shù)能力。
一、檔案管理信息化的涵義
所謂檔案管理信息化是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。準(zhǔn)確把握檔案管理信息化的涵義，應(yīng)辨證看待“檔案管理”與“信息化”之間的關(guān)系。檔案是檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，信息化是檔案管理科學(xué)有效的重要途徑。檔案管理信息化的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，另一方面促進(jìn)檔案信息與其他社會(huì)信息融合使用，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。
二、檔案管理信息化的挑戰(zhàn)
隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，隨著電子檔案在檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，
1．檔案管理方式的挑戰(zhàn)
傳統(tǒng)檔案管理的載體是紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等實(shí)物，管理的方式是以手工完成檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。其優(yōu)勢是操作技術(shù)要求低，劣勢是實(shí)物保存的環(huán)境要求高、檔案資源的利用率低。
隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、光盤、縮微、多媒體等現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，檔案的載體由過去以實(shí)物為載體，變?yōu)橐噪娮游募檩d體。載體的變化，極大的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，但也提出了新的挑戰(zhàn)。一是檔案分類的變化。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案分類逐漸被打破。取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置來劃分。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。這就突破了原有分類上的局限，使檔案工作人員從繁雜的整理事務(wù)中解脫出來，把更多的精力放到收集、深化檢索、開發(fā)利用、編研等工作上來。二是檔案保管上的變化。在信息化電子環(huán)境中,檔案的載體由紙質(zhì)介質(zhì)為主發(fā)展到聲、光、電、磁等多種形式。這一方面，提高了檔案的利用效率，方便了檔案的利用，并在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依托下，利用網(wǎng)絡(luò)連接、多媒體等傳播途徑使檔案的傳播形式更加多樣化、生動(dòng)，使檔案在檢索的速度和精準(zhǔn)性上有了很大提高。但另一方面，信息化環(huán)境中互聯(lián)網(wǎng)具有公開性，因此電子檔案容易被非法竊取、復(fù)制、篡改，檔案的安全問題日顯突出，并且電子檔案載體受存儲(chǔ)介質(zhì)的影響，使得電子檔案載體具有不確定性。
2．知識(shí)結(jié)構(gòu)挑戰(zhàn)
隨著電子傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、語音識(shí)別技術(shù)等的迅速發(fā)展。在新的信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理人員的原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)也受到信息技術(shù)的嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。新的科學(xué)技術(shù)已在檔案的收集、存儲(chǔ)、分類、查詢等工作環(huán)節(jié)運(yùn)用。檔案管理人員的工作具有了很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。這就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)的掌握好信息化的技術(shù)知識(shí)和手段，要有針對(duì)性地加強(qiáng)電子計(jì)算機(jī)、電子網(wǎng)絡(luò)、電子信息加工與存續(xù)、紙質(zhì)文件與電子文件配套管理等方面的知識(shí)、技能。
三、提高檔案工作者素質(zhì)的意義
信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運(yùn)用，使檔案工作發(fā)生了根本性的變革，徹底拋棄了原有的傳統(tǒng)觀念。從傳統(tǒng)手工作坊式的實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變。檔案信息化是依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)的全新工作。檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是檔案被動(dòng)的“管理人員”，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。
據(jù)資料統(tǒng)計(jì)，我國檔案工作者整體文化水平、技術(shù)程度距信息時(shí)代的要求還存在不小的距離，在檔案專業(yè)技術(shù)程度上，初級(jí)職稱占據(jù)了絕大多數(shù)比例；在信息工具運(yùn)用能力上由于受各種因素影響，程度也不很高；在思想觀念上還沒有跟上信息時(shí)代的發(fā)展。這種狀況勢必影響檔案信息化建設(shè)，所以我們大力開展檔案資源信息化的同時(shí)，更要加強(qiáng)提高檔案工作者素質(zhì)。
四、提高檔案工作者素質(zhì)的途徑
全面提高檔案工作者的素質(zhì),不僅是檔案建設(shè)和檔案發(fā)展的客觀要求，也是形勢發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的根本要求。要提高檔案工作者的素質(zhì)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。
（一）加強(qiáng)思想政治建設(shè)
檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，要加強(qiáng)思想政治建設(shè),主要從兩方面著手。首先是政治素質(zhì)，檔案管理人員必須具有明確的政治方向和堅(jiān)定的理想信念，對(duì)黨和國家必須具備較高的忠誠度。檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)馬恩列斯理論、經(jīng)典著作、中國特色社會(huì)主義理論和重大方針政策的學(xué)習(xí)和理解，切實(shí)提高自身的政治素養(yǎng)。其次是工作態(tài)度。西方成人培訓(xùn)理念認(rèn)為，態(tài)度、能力和知識(shí)的改變是提升成人素質(zhì)的三條必然途徑。態(tài)度是前提條件。檔案管理人員要端正心態(tài)，樹立吃苦耐勞、默默無聞的奉獻(xiàn)精神。
（二）提升職業(yè)道德水平
檔案工作者在社會(huì)分工中擔(dān)任著特殊職責(zé)，發(fā)揮著特殊的作用。檔案工作者應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備維護(hù)安全的職業(yè)責(zé)任感和遵紀(jì)守法的職業(yè)紀(jì)律。
要提高檔案職業(yè)道德認(rèn)識(shí)，使檔案工作者正確認(rèn)識(shí)自己職業(yè)的意義和地位，增強(qiáng)檔案職業(yè)道德情感，深入進(jìn)行檔案職業(yè)道德教育。
（三）樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念
在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，樹立起與時(shí)代相適應(yīng)的檔案管理觀念，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的核心。樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，首先，就是管理思想現(xiàn)代化。這就要求檔案從業(yè)人員要有一顆開放的心態(tài)，打破固有的思維定勢，去學(xué)習(xí)、吸收不同的管理思想。其次，針對(duì)熱點(diǎn)難點(diǎn)，開展課題調(diào)研。進(jìn)一步解放思想、開拓創(chuàng)新，認(rèn)真研究和探索檔案工作的新思路、新途徑。第三，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理論。
（四）優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)
檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)優(yōu)化是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。檔案管理是一門綜合性的邊緣科學(xué)，涉及的知識(shí)面廣。檔案管理人員要處理好專業(yè)知識(shí)與相關(guān)知識(shí)的關(guān)系。檔案管理人員應(yīng)該努力擴(kuò)充三個(gè)方面的知識(shí)。一是檔案知識(shí)，如檔案學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。二是綜合知識(shí)，如計(jì)算機(jī)、文學(xué)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)、歷史、地理等學(xué)科的知識(shí)，他們對(duì)檔案科學(xué)管理具有重要意義。三是信息技術(shù)，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等方面的能力。
（五）掌握現(xiàn)代化檔案管理手段
管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)。掌握現(xiàn)代化檔案管理手段，提高檔案管理效率和質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。
檔案管理人員要掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段。首先，學(xué)習(xí)檔案現(xiàn)代管理方法和理論。通過學(xué)習(xí)和借鑒當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，并在實(shí)踐中加以運(yùn)用。其次，掌握先進(jìn)的檔案技術(shù)手段。學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化的檔案技術(shù)手段，并引入檔案管理中，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、信息化。
（六）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域
檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，適應(yīng)社會(huì)需求的變化，從“重管理，輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。變“封閉型”為“開放型”；轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”提升到“服務(wù)”的理念。在工作中，要加強(qiáng)并提高檔案工作的服務(wù)主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度地滿足利用者利用檔案的需要。
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工程檔案管理體系范文第3篇
關(guān)鍵詞：地鐵 檔案 問題 對(duì)策
一、地鐵工程檔案管理的現(xiàn)狀
由于地鐵工程復(fù)雜， 投資大，涉及面廣， 而檔案工作不被重視，從而造成地鐵工程檔案資料收集不全， 管理不善， 不能很好的為工程建設(shè)提供高效服務(wù)。
存在的問題主要包括：
1.工程檔案內(nèi)容不完善：（ 1） 很多單位只注重施工所需的圖紙備案， 而忽略了很多可研階段的調(diào)查資料的存儲(chǔ)， 例如報(bào)批依據(jù) 文 件 的 缺 乏 ， 項(xiàng) 目 的 附 屬 設(shè) 施（ 如停車場、綠化用地等） 資料的不重視， 引進(jìn)設(shè)備文件資料的忽略；其次， 人們往往注重階段性檔案資料的收集， 而忽視了全過程的資料歸檔， 特別是工程后期的驗(yàn)收， 財(cái)務(wù)的決算等等， 使得最后造成檔案的不完善； 再次， 受傳統(tǒng)觀念的影響而忽略了很多非紙質(zhì)載體資料的收集和歸檔如照片、電子資料等等。
（ 2） 工程檔案真實(shí)性、完整性不好， 資料質(zhì)量不高
由于建設(shè)單位不注重平時(shí)資料的積累， 使得很多資料的可信度降低， 例如一些隱含工程的檢查、材料質(zhì)量的檢驗(yàn)， 這些資料往往需要時(shí)才補(bǔ)辦， 使得資料與實(shí)際的情況存在出入， 為工程施工質(zhì)量埋下了隱患， 同時(shí)也為將來地鐵運(yùn)營過程的檢修和日常維護(hù)帶來了困難， 造成不必要的浪費(fèi)和損失。
（ 3） 工程檔案管理人員素質(zhì)差別大， 流動(dòng)性強(qiáng)
地鐵工程系統(tǒng)大， 涉及范圍廣，經(jīng)常是多家施工單位同時(shí)進(jìn)行， 各單位素質(zhì)參次不齊， 而且施工單位通 常 對(duì) 工 程 檔 案 管 理 不 夠 重 視 ，“重生產(chǎn)、輕檔案”的現(xiàn)象很普遍，缺乏受過專業(yè)訓(xùn)練的專職檔案員，因此一旦項(xiàng)目完工， 人員撤離， 工程資料的整理和歸檔工作就草草了事， 嚴(yán)重失真。
2.地鐵工程檔案管理質(zhì)量問題原因分析
隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展， 經(jīng)濟(jì)利益成為市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的主要追求目標(biāo)， 而工程檔案管理需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，因此不能給企業(yè)帶來明顯的利益，因此， 市場經(jīng)濟(jì)的求利性和檔案管理效益的滯后性的矛盾使工程檔案管理建設(shè)落后、管理機(jī)制差。其次，由于地鐵建設(shè)工程龐大， 涉及施工單位多， 企業(yè)之間檔案共享程度低，使工程資料銜接脫節(jié)； 同時(shí)各企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員專業(yè)技能差， 流動(dòng)性大， 從而給工程檔案管理帶來諸多不便。
二、地鐵工程檔案管理研究
1、完善各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法
為了真正實(shí)現(xiàn)從量變到質(zhì)變的飛躍， 使地鐵工程檔案更加符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求， 因該明確建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、地鐵公司本部及其所屬二級(jí)單位等各單位在工程檔案資料的記錄、整理、歸類過程所需要完成的工作，使最后形成的工程檔案完整， 科學(xué)，規(guī)范。
（1） 制定各單位歸檔內(nèi)容
在工程資料管理上， 除執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)和西安市建筑工程、市政工程資料管理規(guī)程外， 還應(yīng)結(jié)合地鐵專業(yè)的特點(diǎn)細(xì)化管理模式， 尤其是制定各子項(xiàng)單位的歸檔范圍。只有明確各自職責(zé)， 專業(yè)技術(shù)人員和資料管理人員才能有章可， 才能從工程建設(shè)初期就開始收集相應(yīng)的檔案資料， 確保檔案資料的完整性。通過組織各專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行討論、協(xié)商，進(jìn)行修改補(bǔ)充， 從而制定覆蓋所有專業(yè)的歸檔范圍， 最大限度地滿足實(shí)際需求， 使專業(yè)人員能夠有一個(gè)清晰的思路和模式， 以提高工作效率和歸檔質(zhì)量。
（2） 細(xì)化分類編號(hào)
科技檔案的分類編號(hào)既要體現(xiàn)檔案專業(yè)的特色， 還要體現(xiàn)各個(gè)專業(yè)的專業(yè)特點(diǎn)。在分類科學(xué)合理的前提下， 編寫的檔案號(hào)不能是案卷題名的簡單的羅列。檔案的分類編號(hào)方法應(yīng)該充分體現(xiàn)地鐵線別和專業(yè)的特點(diǎn)， 應(yīng)滿足信息時(shí)代的快速檢索和數(shù)字化的需要。特別是地鐵在建設(shè)和維護(hù)過程中新增的許多資料，必須及時(shí)進(jìn)行收集、歸檔， 這樣各級(jí)檔案管理人員才能在編號(hào)工作中對(duì)號(hào)入座?？萍紮n案的編號(hào)應(yīng)由種類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、屬類號(hào)及案卷順序號(hào)組成，為使編號(hào)合理科學(xué)有效， 應(yīng)避免過多出現(xiàn)案卷流水號(hào)。這樣可以保證資料歸類合理， 檢索快捷， 減少重復(fù)勞動(dòng)。以工程檔案為例， 在項(xiàng)目號(hào)中用地鐵的標(biāo)段代號(hào)加以區(qū)分，這樣地鐵工程在各個(gè)施工標(biāo)段的竣工檔案就能完整地體現(xiàn)出來。這就要求編制者不僅要熟知地鐵總的專業(yè)劃分， 更要了解每個(gè)專業(yè)特點(diǎn)及其相關(guān)信息，及時(shí)更新補(bǔ)充專業(yè)代號(hào)， 比如在工程檔案的項(xiàng)目專業(yè)中， 我們及時(shí)添加了市政、地面綠化等項(xiàng)目代號(hào)。（3） 提高竣工檔案的質(zhì)量竣工圖是竣工檔案的主體部分，是工程建設(shè)完成后的真實(shí)寫照， 是工程維修管理改建擴(kuò)建的憑證及依據(jù)。因此， 竣工圖必須真實(shí)反映工程實(shí)際， 然而真正做到竣工圖真實(shí)準(zhǔn)確并非易事， 它需要施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)以及設(shè)計(jì)單位的共同努力。
（4） 工程檔案管理的信息化
地鐵工程檔案是城市現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的見證， 它反映了社會(huì)活動(dòng)的原始信息資源， 在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要地位已經(jīng)越來越引起人們的高度重視。因此， 地鐵工程檔案管理工作的現(xiàn)代化也日趨緊迫。采用信息化手段， 實(shí)現(xiàn)檔案整理、歸類、編目和檢索等工作的自動(dòng)化， 推動(dòng)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和方法的變革，使之能更好的服務(wù)與工程建設(shè)：一方面， 利用計(jì)算機(jī)將工程檔案的信息電子化。把工程項(xiàng)目檔案的整理內(nèi)容及卷內(nèi)目錄輸入電腦， 使紙質(zhì)檔案成為信息檔案， 更具有可讀性和實(shí)用性， 易于利用者準(zhǔn)確查詢相關(guān)材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通過計(jì)算機(jī)的文字處理功能，可以采用多種形式的存儲(chǔ)方式 如年代、內(nèi)容、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類別等等。加強(qiáng)工程檔案的搜索功能， 為用戶提供更快、更方便、更完整的服務(wù)。
2、建立約束體制， 促進(jìn)工程檔案的完善
要確保地鐵工程檔案的完整、準(zhǔn)確，必須從管理機(jī)制、企業(yè)行為上予以約束。運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行制約，例如： 在合同中明確約束內(nèi)容， 當(dāng)施工單位移交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案， 建設(shè)單位接收檔案的主管部門在驗(yàn)收竣工結(jié)算時(shí)簽署結(jié)論及意見后， 才對(duì)此工程進(jìn)行決算， 以確保施工單位重視檔案工作， 保證地鐵工程檔案整理、歸檔的質(zhì)量。
3、建立完善的管理制度和監(jiān)管體系
建立完善的地鐵工程檔案管理制度， 對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)、各道工序檔案資料的形成作出明確規(guī)定。將檔案管理工作形成要約， 列入相關(guān)合同， 使檔案收集工作提前介入， 對(duì)檔案材料實(shí)行超前控制。檔案職能部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)地鐵工程檔案工作過程的監(jiān)督和指導(dǎo)。明確各參建單位工程檔案管理部門的職責(zé)， 抓好地鐵參見單位檔案人員的培訓(xùn)， 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才， 對(duì)檔案的形成過程進(jìn)行全程監(jiān)控、指導(dǎo)，嚴(yán)格落實(shí)竣工驗(yàn)收制度。
結(jié)論
地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)， 其工作內(nèi)容涉及到各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門， 只有不斷加強(qiáng)建設(shè)、施工和監(jiān)理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性， 為地鐵建設(shè)和今后的維護(hù)提供有力保證。地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)， 其工作內(nèi)容涉及到各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門， 只有不斷加強(qiáng)建設(shè)、施工和監(jiān)理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性， 為地鐵建設(shè)和今后的維護(hù)提供有力保證。
參考文獻(xiàn)
〔1〕謝穎淺談地鐵工程檔案管理中存在的問題及對(duì)策。四川檔案2006. 06
工程檔案管理體系范文第4篇
關(guān)鍵詞：檔案管理 存在問題
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、我國工程檔案管理存在的問題
⒈檔案意識(shí)淡薄
由于我國尚處于現(xiàn)代化建設(shè)的初期階段，很多的方面都需要繼續(xù)進(jìn)行完善，很多施工企業(yè)對(duì)工程檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，重“施工生產(chǎn)、輕檔案管理”的現(xiàn)象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責(zé)任意識(shí)。工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工。可是不是所有的施工企業(yè)都能夠遵循這一原則，有的即使將其列入工程日程，也未能與工程施工同步；有的技術(shù)人員，把資料的收集整理看作是額外負(fù)擔(dān)和份外之事，往往采取應(yīng)付和湊合的態(tài)度。在一些工程項(xiàng)目中，平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集和整理，一旦得知建設(shè)單位或城建檔案管理單位要來檢查，就搞突擊、補(bǔ)資料，臨時(shí)抱“佛腳”；有的施工單位對(duì)檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對(duì)其工作的支持力度不夠，使工程檔案的收集、整理和日常管理工作處于被動(dòng)局面。
⒉人員設(shè)備不足
這是一個(gè)普遍存在的問題?，F(xiàn)在施工企業(yè)工程檔案的管理體制一般分為三個(gè)層次，一是集團(tuán)公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項(xiàng)目資料室。就前兩個(gè)層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設(shè)備陳舊。有的單位甚至因?yàn)闄n案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計(jì)算機(jī)是“退役”的，運(yùn)行速度慢，不利于工作的開展。對(duì)工程項(xiàng)目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少檔案管理知識(shí)的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在技術(shù)人員手中。由于工作繁忙，人員調(diào)動(dòng)，個(gè)人保管不善等多種原因，有時(shí)寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非常可惜。
3.歸檔時(shí)間滯后
對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目而言，工程竣工以及工程檔案資料的移交，一般分為三個(gè)部分，一是工程項(xiàng)目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內(nèi)容按事先規(guī)定的范圍辦理；二是工程項(xiàng)目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）移交，再由建設(shè)單位移交城建檔案管理部門，移交內(nèi)容按國家有關(guān)歸檔范圍進(jìn)行；三是工程項(xiàng)目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團(tuán)公司檔案管理部門?！冻青l(xiāng)規(guī)劃法》規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)向城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門報(bào)送有關(guān)竣工驗(yàn)收資料。現(xiàn)在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）的工程檔案移交相對(duì)較好，而向城建檔案管理部門的移交工作則嚴(yán)重拖后。有的工程甚至竣工已經(jīng)數(shù)年，工程檔案仍未能移交。城建檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業(yè)不能即時(shí)有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和提高競爭能力，不利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
4.檔案質(zhì)量欠佳
按規(guī)定，檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，填寫、審批、簽章手續(xù)要完備，不得擅自修改、偽造和后補(bǔ)，應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)符合歸檔要求?？赡壳肮こ虣n案管理的實(shí)際情況相對(duì)于有關(guān)規(guī)定的要求尚有相當(dāng)大的差距，主要表現(xiàn)在：原始資料填寫得不完整、不及時(shí)；對(duì)竣工資料不按規(guī)定進(jìn)行整理；部份歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)，應(yīng)該提供原件，但只有復(fù)印件；個(gè)別項(xiàng)目還有弄虛作假現(xiàn)象，等等。
二、強(qiáng)化工程檔案管理的工作對(duì)策
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作，必須充分認(rèn)識(shí)工程檔案的作用，尤其是要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到，工程檔案是國家基本建設(shè)項(xiàng)目檔案和科技檔案的組成部份，是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲(chǔ)備，是國家和地方進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)和實(shí)施有效管理的重要依據(jù)，也是一切建(構(gòu))筑物進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建和進(jìn)行防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)以及戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。充分利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源，也可以促進(jìn)施工企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
2.增加投入，配備必要的人員和設(shè)備
為了保證工程檔案工作的正常開展，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，配備能夠保證檔案資料安全的庫房和設(shè)備；庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設(shè)置與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，形成一個(gè)從上到下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對(duì)檔案人員不能臨時(shí)指派、隨意調(diào)動(dòng)。如要變動(dòng)，要做好交接工作，以便前后銜接。
針對(duì)大中型項(xiàng)目工程量大，資料數(shù)量多，施工時(shí)間相對(duì)較長的特點(diǎn)，要配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì)或工程例會(huì)，參加工程安全質(zhì)量檢查，參加工程驗(yàn)收，使檔案人員了解工程動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集、整理原始資料，保證檔案資料的收集整理與工程施工同步進(jìn)行。
3.采取措施，提升檔案人員素質(zhì)
工程檔案人員的工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識(shí)為一體的復(fù)合專業(yè)工作，除必須具備良好的政治思想素質(zhì)外，還應(yīng)具備一定的土木工程專業(yè)和檔案專業(yè)知識(shí)，如應(yīng)熟悉檔案工作法律、法規(guī)，城建檔案規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；能看懂土木工程施工圖；了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方法；熟悉工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、范圍，掌握工程檔案收集、編制和整理的方法；了解文秘知識(shí)，熟練使用計(jì)算機(jī)等等。因此，對(duì)從事工程檔案工作的人員，必須選用適當(dāng)，進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，經(jīng)考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調(diào)無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員進(jìn)行責(zé)任心、事業(yè)心和檔案技能教育，為他們創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)交流、觀摩討論的機(jī)會(huì)，提高業(yè)務(wù)水平，提升檔案人員素質(zhì)。
4.規(guī)范管理，進(jìn)一步建立和健全相關(guān)制度
隨著建筑市場的發(fā)展，工程建設(shè)活動(dòng)的增加，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī)，初步形成了建設(shè)檔案管理法規(guī)體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié)，使檔案工作有法可依，有章可循。
但就施工企業(yè)內(nèi)部來講，雖對(duì)工程檔案工作有了一些具體的規(guī)定，但不系統(tǒng)、不完善、不精細(xì)，例如，有的企業(yè)對(duì)內(nèi)部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰；歸檔內(nèi)容、時(shí)間和流程不甚明確；考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步建立健全工程檔案及內(nèi)部資料的形成、積累、整理歸檔制度，明確“分級(jí)管理、科學(xué)收集、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序，出臺(tái)工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法，使施工企業(yè)的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進(jìn)行。
5.嚴(yán)格要求，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督
工程檔案管理是一項(xiàng)非常具有專業(yè)性的工作，必須具有較強(qiáng)的專業(yè)技能才能勝任，而且在工作中難免會(huì)遇到這樣或那樣的問題，因此，城建檔案管理部門應(yīng)定期或不定期地對(duì)施工企業(yè)檔案工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)。在工程開始時(shí)，要提出形成檔案文件的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與要求；在工程施工階段要進(jìn)行檢查，對(duì)出現(xiàn)的技術(shù)性問題，要及時(shí)進(jìn)行回答和示范，并提出整改意見；在竣工驗(yàn)收階段，要指導(dǎo)企業(yè)按照工程檔案分類、質(zhì)量和整理規(guī)范，進(jìn)行歸檔立卷，并督促企業(yè)按時(shí)移交工程檔案。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部存在的檔案整理時(shí)間相對(duì)滯后及檔案質(zhì)量不合格等的問題，要通過建立檔案管理責(zé)任制，做到“三納入”，即將檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理、歸檔工作，納入到工程計(jì)劃安排中；納入到有關(guān)部門、工程項(xiàng)目部的職責(zé)范圍和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制中；納入到有關(guān)人員的績效考核和職務(wù)評(píng)聘辦法中，形成職責(zé)明確、獎(jiǎng)懲分明的檔案管理激勵(lì)約束機(jī)制，把施工企業(yè)的工程檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。
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工程檔案管理體系范文第5篇
關(guān)鍵詞：檔案管理；大集團(tuán)企業(yè)；管理體系
中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2014）2-0072-02
F集團(tuán)有限公司成立于1980年，是與特區(qū)同齡的總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)，是某市目前僅有的兩家總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產(chǎn)經(jīng)理部開始，到2010年底，F(xiàn)集團(tuán)以房地產(chǎn)開發(fā)為主，以住宅地產(chǎn)、商用地產(chǎn)、物業(yè)管理服務(wù)、國際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設(shè)、汽車貿(mào)易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價(jià)值鏈，形成房地產(chǎn)開發(fā)、金融投資業(yè)務(wù)、文教旅游業(yè)務(wù)、城市綜合服務(wù)業(yè)四大業(yè)務(wù)板塊，發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團(tuán)，擁有資產(chǎn)總額550億元，凈資產(chǎn)250億，員工總數(shù)超過5 000人。
隨著資產(chǎn)規(guī)模不斷發(fā)展壯大，市場上多元化的戰(zhàn)略機(jī)遇層出不窮，F(xiàn)集團(tuán)下屬企業(yè)數(shù)量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構(gòu)過快膨脹，內(nèi)部來不及配備像樣的檔案管理工作隊(duì)伍，仍停留在相對(duì)隨意性和粗放化管理，導(dǎo)致了盡管集團(tuán)總體上步入高速發(fā)展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠(yuǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)管理下集團(tuán)公司檔案管理工作指的是集團(tuán)公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)部微觀管理。本文著重于構(gòu)建集團(tuán)公司的宏觀管理體系。
1 F集團(tuán)檔案管理體系構(gòu)建的總體目標(biāo)和管理架構(gòu)
1.1 F集團(tuán)檔案管理體系的總體目標(biāo)
根據(jù)不同企業(yè)所在行業(yè)特點(diǎn)及發(fā)展程度不同，通過對(duì)F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)存問題的綜合分析，借鑒先進(jìn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合F集團(tuán)未來發(fā)展規(guī)劃，我們提出了檔案管理的總體目標(biāo)：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級(jí)甲等管理標(biāo)準(zhǔn)。
1.2 F集團(tuán)檔案管理體系的架構(gòu)及主要內(nèi)容
根據(jù)已經(jīng)制定的檔案管理體系的總體目標(biāo)，結(jié)合F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀和特點(diǎn)，在綜合評(píng)估適應(yīng)未來管理需要的各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，提出了檔案管理體系的架構(gòu)及其相關(guān)內(nèi)容。
1.2.1 體系組織架構(gòu)
集團(tuán)下屬各分公司設(shè)專門檔案管理員，每個(gè)管理員負(fù)責(zé)不同的管理工作。
1.2.2 管理職責(zé)定位
集團(tuán)檔案管理員：以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導(dǎo)服務(wù)為主，分類整理以集團(tuán)名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。
下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統(tǒng)籌指導(dǎo)分支資料員，參照集團(tuán)規(guī)范編制細(xì)則，接受集團(tuán)檔案室監(jiān)督指導(dǎo)。
分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺(tái)帳，定期移交檔案室審核入庫。
1.2.3 管理模式與主要業(yè)務(wù)流程
①管理模式：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、統(tǒng)一方式、定期報(bào)備?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)履行集團(tuán)檔案工作的宏觀管控職能。“分級(jí)管理”是指以公司為單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理；由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經(jīng)營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機(jī)構(gòu)， 也可以委托集團(tuán)公司檔案室集中統(tǒng)一管理。“統(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化；即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各子公司根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定檔案管理辦法或細(xì)則；參照集團(tuán)的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團(tuán)統(tǒng)一管理方式，如統(tǒng)一呈批文件臺(tái)帳，或購買同一檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理等?！岸ㄆ趫?bào)備”是指定期將本公司檔案管理信息上報(bào)集團(tuán)備案。
②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。
③F集團(tuán)檔案管理相關(guān)配套管理政策。為保證體系順利運(yùn)行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責(zé)任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。
2 F集團(tuán)檔案管理實(shí)施方法和步驟
①摸底調(diào)查，目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構(gòu)成和通常流向、常規(guī)業(yè)務(wù)檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機(jī)密的技術(shù)檔案等門類，以及相關(guān)管理人員的流動(dòng)頻率等基本情況。
②考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)。由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，檔案相關(guān)人員參加，到檔案管理水平先進(jìn)的企業(yè)學(xué)習(xí)。
③召開集團(tuán)檔案知識(shí)普及培訓(xùn)，著重增強(qiáng)全公司特別是高管的檔案意識(shí)。可內(nèi)訓(xùn)，也可邀請(qǐng)外聘老師。
④成立集團(tuán)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，隸屬于集團(tuán)檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時(shí)根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化管理程序，為各公司檔案人員提供一個(gè)經(jīng)驗(yàn)交流的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，每年開展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、學(xué)習(xí)交流、外出學(xué)習(xí)等活動(dòng)，增進(jìn)檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。
⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺(tái)賬，并根據(jù)人員變化情況隨時(shí)調(diào)整，不間斷地保持與各單位有關(guān)人員的業(yè)務(wù)聯(lián)系，隨時(shí)解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管，確保日后與集團(tuán)總體發(fā)展同步、不滯后，及時(shí)準(zhǔn)確記錄集團(tuán)發(fā)展的每一個(gè)足跡。
⑥定期召開檔案工作例會(huì)，搭建溝通信息、互相協(xié)調(diào)的平臺(tái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、提出問題，展開討論，商定對(duì)策。
⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，編寫集團(tuán)檔案管理工作指南。結(jié)合檔案工作實(shí)際，根據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務(wù)指南，建立一系列相應(yīng)的檔案管理制度，從制度上明確規(guī)定文書、基建、設(shè)備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時(shí)把集團(tuán)公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計(jì)劃管理中，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。完善動(dòng)態(tài)管理，落實(shí)獎(jiǎng)懲工作，確保集團(tuán)公司檔案材料的完整，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展服務(wù)。
⑧根據(jù)新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，選取時(shí)間節(jié)點(diǎn)，回溯調(diào)整歷史文檔，嚴(yán)格要求新生文檔。
⑨進(jìn)行檔案軟件需求調(diào)查、分析評(píng)價(jià)確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點(diǎn)實(shí)施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統(tǒng)中，文檔通過協(xié)同辦公自動(dòng)化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用；工程、設(shè)備檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目、設(shè)備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團(tuán)檔案管理人員對(duì)歸檔文件進(jìn)行明晰化、系統(tǒng)化的梳理，在做好集團(tuán)文件分類的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)以某個(gè)知識(shí)為主題，分析與其他知識(shí)在橫向上縱向上的關(guān)系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯(lián)系起來，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
⑩主動(dòng)邀請(qǐng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)視察，為集團(tuán)檔案室申請(qǐng)?jiān)u級(jí)做準(zhǔn)備。
3 實(shí)施保障措施
①加強(qiáng)教育與宣傳力度，做好全面動(dòng)員工作。推進(jìn)集團(tuán)公司檔案管理是涉及集團(tuán)全局的系統(tǒng)工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業(yè)務(wù)部門、直至相關(guān)一、二級(jí)子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團(tuán)內(nèi)部加強(qiáng)全面檔案管理的宣傳力度，對(duì)檔案管理的重要性、必要性進(jìn)行大力宣傳，強(qiáng)化全體員工的檔案知識(shí)教育和培訓(xùn)工作。
②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個(gè)持續(xù)，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的循環(huán)機(jī)制，只有開始，沒有結(jié)束，在實(shí)際工作中會(huì)隨集團(tuán)業(yè)務(wù)的變化而接觸到不同的行業(yè)，因此需要良好的溝通渠道，上下通達(dá)，及時(shí)調(diào)整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。
③加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團(tuán)業(yè)務(wù)繁雜，涉及行業(yè)廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才，還應(yīng)是了解企業(yè)多方面知識(shí)的通才。只有掌握了相關(guān)行業(yè)知識(shí)，檔案人員才可嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
④嚴(yán)格責(zé)任、強(qiáng)化執(zhí)行，加大考核力度，建立考核問責(zé)機(jī)制。為確保檔案管理各項(xiàng)制度落到實(shí)處，將檔案管理績效與崗位職責(zé)、責(zé)任追究制度相結(jié)合，將工作考評(píng)與檔案管理掛鉤，建立一套科學(xué)有效的評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制，以保證在員工內(nèi)承受度下順利實(shí)現(xiàn)。
⑤強(qiáng)化檔案管理與其他業(yè)務(wù)管理體系的有機(jī)協(xié)同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨(dú)模塊化，它是一項(xiàng)涉及各項(xiàng)管理活動(dòng)的系統(tǒng)工程。因此，這項(xiàng)工作雖然由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)，但是要將其滲透到各個(gè)管理層級(jí)、各業(yè)務(wù)管理崗位的具體業(yè)務(wù)管理者工作中去，融入到集團(tuán)的整個(gè)管理系統(tǒng)中去。作為集團(tuán)檔案管理者，必須擴(kuò)寬管理視野，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，扎根集團(tuán)各行業(yè)檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息價(jià)值的最大化。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.
