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電子文件管理范文第1篇

電子文件的分類與甄別 在信息社會(huì)之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需 要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。

 那么，我們首先應(yīng)當(dāng)解決電子文件的分類問(wèn)題。電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。

 在一臺(tái)沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個(gè)部門共用的計(jì)算機(jī)之中，我們可以按照不同部門或時(shí)間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡(jiǎn)單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個(gè)文件的制發(fā)單位一個(gè)獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參 照檔案全宗號(hào)和檔案分類號(hào)劃分電子文件的類別。

 企業(yè)內(nèi)的電子文件分類，也可參照國(guó)家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書類、科技圖文類、財(cái)會(huì)文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號(hào)細(xì)分電子文件類別。

 電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過(guò)是信息處理速度遠(yuǎn) 遠(yuǎn)地超過(guò)人腦對(duì)檢索詞的反映速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無(wú)章，文件名稱不規(guī)范，同樣 會(huì)制約機(jī)檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號(hào)。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對(duì)于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都 再難以做到絕對(duì)保密。所以，對(duì)于企業(yè)的核心機(jī)密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。

 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)?、區(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的，同時(shí)，也不能 排除別有用心者對(duì)客戶文件或檔案進(jìn)行篡改，這樣的行為可能嚴(yán)重?fù)p害某些網(wǎng)上客戶的信譽(yù) 或經(jīng)濟(jì)權(quán)益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認(rèn)真考慮電子文件的真?zhèn)巫R(shí)別問(wèn)題。筆 者認(rèn)為，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時(shí)，他只知道該文件內(nèi)容，而無(wú)法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。

 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的， 才有必要作為電子檔案保存下來(lái)。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

 電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁?wèn)題。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完 整性、文件辦理過(guò)程的完整性等等。

電子文件管理范文第2篇

國(guó)際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，世界主要國(guó)家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項(xiàng)目的主要內(nèi)容如下頁(yè)表所示。

這些電子文件項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)、涉及問(wèn)題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報(bào)告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊(cè)往往多達(dá)數(shù)十頁(yè)乃至百余頁(yè)，在理論與實(shí)踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。其中最值得關(guān)注的項(xiàng)目包括：國(guó)際檔案理事會(huì)出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》、美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)國(guó)際研究項(xiàng)目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過(guò)分析，可以看出國(guó)際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示主要集中在以下幾個(gè)方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)——國(guó)家戰(zhàn)略的提出

西方發(fā)達(dá)國(guó)家在多年電子文件管理實(shí)踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略問(wèn)題，認(rèn)為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問(wèn)題的前提條件。國(guó)際檔案理事會(huì)2005年出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實(shí)踐”；加拿大國(guó)家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國(guó)的ERA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在向國(guó)家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報(bào)時(shí)，指出該項(xiàng)目正是基于“要為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國(guó)、丹麥等國(guó)家也先后將電子文件管理作為信息時(shí)代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項(xiàng)目。由此可見，國(guó)際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機(jī)構(gòu)層面向國(guó)家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)整體規(guī)劃，以國(guó)家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢(shì)。

2006年5月中國(guó)人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國(guó)信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實(shí)施我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略”，標(biāo)志著我國(guó)的電子文件管理走上了頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國(guó)信辦推廣應(yīng)用組副組長(zhǎng)趙小凡在談到未來(lái)15年國(guó)家信息化戰(zhàn)略時(shí)說(shuō)：“十一五是一個(gè)信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，我們國(guó)家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略?！笨梢姟半娮游募芾韲?guó)家戰(zhàn)略”的提出與我國(guó)信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實(shí)施電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略就是從國(guó)家層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個(gè)層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國(guó)家對(duì)電子文件信息資源的實(shí)際控制力和對(duì)電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國(guó)家信息資源的現(xiàn)實(shí)安全和長(zhǎng)久真實(shí)。電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的提出使我國(guó)電子文件管理研究與國(guó)際接軌，對(duì)于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險(xiǎn)，從根本上控制各機(jī)構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來(lái)，在國(guó)際電子文件管理理論與實(shí)踐的不斷探索過(guò)程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達(dá)成了共識(shí)：信息時(shí)代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(huì)(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會(huì)中，來(lái)自15個(gè)國(guó)家的40多位代表在研究文件管理標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)的修訂草案時(shí)，特別提及了文件管理要貫穿文件整個(gè)生命周期、嵌入機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場(chǎng)上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢(shì)不可擋?？梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式”，實(shí)現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國(guó)際電子文件研究項(xiàng)目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項(xiàng)目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機(jī)構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對(duì)流程中各個(gè)節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實(shí)性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從而成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計(jì)者”②。同時(shí)，集成化管理還強(qiáng)調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過(guò)程中，綜合應(yīng)用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效?！凹晒芾怼币殉蔀閲?guó)際電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國(guó)電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對(duì)電子文件的保管模式，國(guó)際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭(zhēng)。在近幾年的電子文件管理項(xiàng)目研究中，各國(guó)的認(rèn)識(shí)逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價(jià)值的電子文件成為越來(lái)越多國(guó)家的共識(shí)。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國(guó)的戴維·比爾曼。他們認(rèn)為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過(guò)兩個(gè)階段：一是文件生成機(jī)構(gòu)使用文件，并通過(guò)一些方法來(lái)保護(hù)電子文件的真實(shí)性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價(jià)值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長(zhǎng)期保管。

美國(guó)、加拿大、英國(guó)和北歐等國(guó)家原則上贊成這種方案，并已付諸實(shí)施。其中影響最大的是美國(guó)電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)。這項(xiàng)由美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經(jīng)過(guò)6年前期基礎(chǔ)研究、耗資3億美元、并將進(jìn)行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項(xiàng)目，旨在“建立一個(gè)未來(lái)的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對(duì)各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。此外，英國(guó)國(guó)家檔案館以電子文件從形成機(jī)構(gòu)生成到通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接收進(jìn)館的全程無(wú)縫管理為目標(biāo)，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無(wú)縫連接數(shù)字檔案在線服務(wù)計(jì)劃》，以促進(jìn)全國(guó)范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國(guó)家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件?？梢?，以國(guó)家檔案館為中心形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國(guó)家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機(jī)構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國(guó)電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國(guó)集中制管理的優(yōu)勢(shì)，注重國(guó)家級(jí)檔案館在電子文件管理過(guò)程中的核心作用，實(shí)現(xiàn)國(guó)家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問(wèn)題。

四、保證電子文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵——管理系統(tǒng)的功能需求

電子文件的管理勢(shì)必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學(xué)、完善，直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)性、完整性與可用性。近年來(lái)的電子文件管理研究項(xiàng)目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵。為此很多國(guó)家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)。

2006年4月15日國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式的《信息和文獻(xiàn)——描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》(ISO22310:2005)，是應(yīng)用于開發(fā)文件管理需求的任何機(jī)構(gòu)組織的最高層次標(biāo)準(zhǔn)，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細(xì)規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報(bào)告。之后，“國(guó)際信息和影像管理聯(lián)合會(huì)”(AIIM)在2002年5月啟動(dòng)了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項(xiàng)目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國(guó)于2002年出臺(tái)了適用于國(guó)防系統(tǒng)或政府機(jī)構(gòu)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)需求報(bào)告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國(guó)頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應(yīng)用，在國(guó)際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關(guān)鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復(fù)研發(fā)現(xiàn)象，我國(guó)也應(yīng)當(dāng)盡快出臺(tái)我國(guó)的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國(guó)家機(jī)關(guān)的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過(guò)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認(rèn)證、推介示范產(chǎn)品等措施推動(dòng)實(shí)施，為電子文件管理軟件供應(yīng)商制定規(guī)則，為機(jī)關(guān)文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標(biāo)準(zhǔn)，從而保證文件在生命周期各個(gè)階段的真實(shí)性。

五、電子文件管理走向——國(guó)際化與標(biāo)準(zhǔn)化

分析電子文件管理幾十年來(lái)的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項(xiàng)目主要是某一類機(jī)構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關(guān)問(wèn)題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來(lái)，越來(lái)越多的國(guó)家意識(shí)到了這一問(wèn)題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國(guó)際化與標(biāo)準(zhǔn)化。

電子文件管理范文第3篇

[關(guān)鍵詞]電子文件；文件管理；現(xiàn)代化

[中圖分類號(hào)]G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]2095-3712（2014）13-0090-03[基金項(xiàng)目]陜西省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題“高校電子政務(wù)系統(tǒng)文件管理風(fēng)險(xiǎn)的防范與對(duì)策研究”（SGH13253）。

[作者簡(jiǎn)介]韓卓泉（1972―），女，陜西彬縣人，碩士，寶雞文理學(xué)院體育系教師，研究方向：檔案管理。

在傳統(tǒng)文件管理的過(guò)程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個(gè)環(huán)節(jié)將文件生命周期清晰地劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，通過(guò)生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對(duì)獨(dú)立的管理環(huán)節(jié)完成文件管理。傳統(tǒng)的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統(tǒng)文件的管理，否則將造成無(wú)可挽回的損失。電子文件的特點(diǎn)使得其整個(gè)生命周期的全程管理與一體化管理更應(yīng)得到重視。電子文件的現(xiàn)代化管理主要包括以下幾個(gè)方面：

一、電子文件生成階段的管理

電子文件的生成是指電子文件產(chǎn)生的過(guò)程，它是電子文件生命周期的開始。一般說(shuō)來(lái)，電子文件來(lái)源于兩個(gè)方面：一是職能部門自身創(chuàng)建的；二是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集的。無(wú)論文件以哪種方式產(chǎn)生，一旦產(chǎn)生后，為了固定下來(lái)并區(qū)別于其他文件，都需要對(duì)其命名。電子文件的命名與傳統(tǒng)文件的命名有相同處，也有不同點(diǎn)。電子文件的命名應(yīng)注意以下問(wèn)題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個(gè)系統(tǒng)中應(yīng)具有唯一性。這個(gè)原則保證了文件檢索的高效和準(zhǔn)確，同時(shí)可避免在存儲(chǔ)過(guò)程中，后來(lái)存儲(chǔ)的文件取代前期存儲(chǔ)的同名文件以造成文件失的情況。第二，概括性原則。該文件名應(yīng)能高度概括被保存文件的主要內(nèi)容，即將文件的關(guān)鍵內(nèi)容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內(nèi)容。第三，關(guān)聯(lián)性原則。若該文件具有不同版本，則通過(guò)該文件名應(yīng)能辨析不同版本間的聯(lián)系。第四，規(guī)范性原則。若文件名需要用縮寫表示，應(yīng)采用約定俗成的通行縮寫形式。另外，對(duì)文件、文件夾命名時(shí)應(yīng)考慮以下三個(gè)問(wèn)題：一是唯一性，即某一個(gè)文件夾的名稱應(yīng)是該系統(tǒng)中唯一的；二是主題性，即該文件夾名應(yīng)簡(jiǎn)潔、明了地揭示該文件夾內(nèi)文件的主題，便于文件的分類整理；三是關(guān)聯(lián)性，即當(dāng)某份文件需要同時(shí)保存在不同的文件夾內(nèi)時(shí)，為了便于揭示主題的關(guān)聯(lián)性，應(yīng)對(duì)該文件進(jìn)行標(biāo)示或鏈接。

二、電子文件的采集

電子文件的采集應(yīng)當(dāng)由形成（制作）者或承辦者按照歸檔要求進(jìn)行。因?yàn)橹挥形募纬桑ㄖ谱鳎┱呋虺修k者才最清楚電子文件的內(nèi)容、價(jià)值及與其他文件之間的關(guān)系，由他們采集，能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。電子文件的數(shù)據(jù)類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、計(jì)算機(jī)程序文件等，這些不同數(shù)據(jù)類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價(jià)值外，還應(yīng)考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性：第一，電子文件采集的內(nèi)容應(yīng)與內(nèi)容信息一樣，作為文件一個(gè)不可或缺的部分一并保存。任何只有內(nèi)容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的，缺乏憑證性和理論研究意義。第二，精確定位系統(tǒng)內(nèi)文件的被保存位置，并支持文檔管理系統(tǒng)的各種管理功能。合理采集、維護(hù)并利用元數(shù)據(jù)，是確保信息完整、真實(shí)、可靠和長(zhǎng)期可讀的有效措施。因此，在電子文件采集之初就要進(jìn)行元數(shù)據(jù)添加工作，將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息植入到元數(shù)據(jù)中去，最大限度地保證文件的證據(jù)力。

三、電子文件的鑒定

電子文件的鑒定，是指鑒別電子文件的價(jià)值、確定其保管期限的過(guò)程。鑒定工作應(yīng)由文件形成部門與檔案部門合作完成。傳統(tǒng)文件的鑒定工作集中在內(nèi)容鑒定上，即通過(guò)非現(xiàn)行文件的內(nèi)容信息來(lái)識(shí)別文件的證據(jù)價(jià)值或信息價(jià)值，確定文件是否需要長(zhǎng)期、永久地保留。電子文件的內(nèi)容鑒定，可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法；傳統(tǒng)的文件保存期限表對(duì)文件保存期限的規(guī)定，同樣適用于電子文件。技術(shù)鑒定是指對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)信息的真實(shí)性、完整性與可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。電子文件的技術(shù)鑒定應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面：第一，真實(shí)性。真實(shí)性鑒定可從對(duì)電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據(jù)價(jià)值。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，可以借助計(jì)算機(jī)記錄下來(lái)的相關(guān)元數(shù)據(jù)（如生成日期、責(zé)任人等）進(jìn)行比較和鑒別。第二，完整性。完整性鑒定主要從文件的相關(guān)性分析入手，注意審查數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)與欄目是否吻合、結(jié)構(gòu)是否正確。第三，檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計(jì)算機(jī)程序文件沒有收集進(jìn)文檔管理系統(tǒng)，就會(huì)造成相關(guān)電子文件的無(wú)法讀取。

四、電子文件的保管期限

確定電子文件保管期限的工作，需要檔案部門與文件管理部門協(xié)調(diào)進(jìn)行，由檔案部門制定詳細(xì)準(zhǔn)確的電子文件保管期限標(biāo)準(zhǔn)，由文件管理部門根據(jù)實(shí)際情況執(zhí)行。這是文檔一體化管理策略的重要體現(xiàn)。雖然機(jī)構(gòu)內(nèi)其他工作人員有義務(wù)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)議，但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責(zé)任將一系列既定的保管期限表存入系統(tǒng)，并依此定義系統(tǒng)的鑒定模塊。在文件的整個(gè)生命周期中，文件管理員也可以根據(jù)需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應(yīng)當(dāng)是永久恒定的，文檔管理人員應(yīng)根據(jù)文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應(yīng)，對(duì)文件保存期限做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正。在文檔管理系統(tǒng)中，任何文件都應(yīng)能夠利用保存期限表進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)必須具有文件鑒定的自動(dòng)提示功能，文件初次被打開（或關(guān)閉）時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提示工作人員根據(jù)文件保存期限表對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)還必須具有自動(dòng)追蹤每份文件的保管過(guò)程的能力，一旦期限截止就開始執(zhí)行最終處置程序。對(duì)于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文檔管理系統(tǒng)可設(shè)置提示和警告，允許在執(zhí)行最終處置程序之前，啟動(dòng)特殊的處理程序，由管理者或文件管理員對(duì)文件再次鑒別。

五、電子文件的歸檔

電子文件盡管有許多不同于紙質(zhì)文件的地方，但在歸檔原則上有許多方面是一致的，應(yīng)堅(jiān)持由形成電子文件的機(jī)構(gòu)向檔案部門歸檔。同時(shí)，應(yīng)貫徹優(yōu)化精練的歸檔原則，對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行鑒別、選擇和去粗存精，避免在經(jīng)濟(jì)上和管理上給檔案部門帶來(lái)不必要的負(fù)擔(dān)。電子文件的歸檔方式通常有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門不接收實(shí)體電子文件，僅在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上接收歸檔的電子文件目錄，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)方式，使之不脫離原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)，始終保存在生成環(huán)境的系統(tǒng)中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實(shí)，又可保持電子文件的長(zhǎng)期可讀，也方便電子文件生成機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經(jīng)邏輯歸檔后，其所有權(quán)發(fā)生了變化，不再僅屬于原機(jī)構(gòu)，檔案部門有權(quán)對(duì)歸檔的電子文件實(shí)行在線管理、信息加工與公共服務(wù)。物理歸檔是指移交時(shí)將電子檔案實(shí)體從原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)中轉(zhuǎn)移至檔案部門的檔案管理系統(tǒng)中。至于是否要?jiǎng)h除本機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已移交的電子文件，可視各機(jī)構(gòu)具體情況和文件價(jià)值而定，檔案部門一般不作強(qiáng)行規(guī)定。物理歸檔方式與傳統(tǒng)檔案管理模式類似，有章可循，操作性較強(qiáng)，有利于檔案部門對(duì)歸檔電子文件的直接管理，避免因機(jī)構(gòu)管理不善引起的信息流失，同時(shí)也減輕了電子文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理負(fù)擔(dān)。物理歸檔主要有兩種方法：一是脫機(jī)移交，二是在線移交。脫機(jī)移交是指電子文件形成機(jī)構(gòu)按歸檔要求將電子文件進(jìn)行脫機(jī)處理，存儲(chǔ)到脫機(jī)數(shù)字媒體（如磁帶、磁盤、光盤）上，再向檔案部門移交。在線移交方式充分利用了網(wǎng)絡(luò)傳輸便捷的優(yōu)勢(shì)，還可以采取相應(yīng)的安全措施，確保數(shù)據(jù)完整。同時(shí)，由檔案部門進(jìn)行電子文件實(shí)體化工作，有利于統(tǒng)一歸檔文件的格式，便于電子檔案實(shí)體的管理。

六、電子文件的最終處置

對(duì)電子文件的最終處置一般包括三種：銷毀；在本機(jī)構(gòu)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)長(zhǎng)期保存；向檔案部門移交。后兩種處置方式中，經(jīng)過(guò)鑒定后被保存下來(lái)的電子文件，可稱為電子檔案。電子文件的銷毀，是指通過(guò)刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)與還原。不再具備保存價(jià)值的電子文件，在經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)其已失去現(xiàn)行效用后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀。銷毀工作的執(zhí)行必須慎重仔細(xì)，以電子文件保管期限表為基本依據(jù)，并執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序。在文檔管理系統(tǒng)中，應(yīng)通過(guò)保留相關(guān)元數(shù)據(jù)的方式記錄文件的銷毀情況，生成銷毀報(bào)告。文檔管理人員應(yīng)當(dāng)注意，將一份文件從磁盤上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲(chǔ)載體被完全重新格式化，或者新產(chǎn)生的文件占據(jù)了原磁盤空間，并達(dá)到一定時(shí)限，否則無(wú)法保證該文件確實(shí)不可再建。有時(shí)即使文件已被刪除，也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤驅(qū)動(dòng)器，通過(guò)某些方式使該文件重新恢復(fù)。因而，對(duì)于敏感性文件，要通過(guò)對(duì)其物理載體的破壞來(lái)確保文件被銷毀。當(dāng)文件存在多份拷貝時(shí)，文件管理員要注意同時(shí)銷毀這些拷貝。在文檔管理系統(tǒng)中，一份文件可以通過(guò)超鏈接的方式被多個(gè)文件夾同時(shí)收錄在內(nèi)。當(dāng)文件需要被銷毀的時(shí)候，應(yīng)特別重視對(duì)各個(gè)鏈接的檢測(cè)，看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。

總之，電子文件的出現(xiàn)，是社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的客觀要求，也是人類文明發(fā)展的必然結(jié)果。同時(shí)，檔案事業(yè)的存在和發(fā)展有其特定的政治、經(jīng)濟(jì)和文化生態(tài)環(huán)境，為電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展提供了必要的條件。隨著計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的廣泛應(yīng)用，電子文件逐漸步入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。在信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的推動(dòng)下，電子文件已經(jīng)成為信息化社會(huì)中不可或缺的管理和保存社會(huì)記憶的工具。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 張薇，等.淺議CAD電子文件歸檔管理[J].黑龍江史志，2008（9）：27.

電子文件管理范文第4篇

一、電子文件的特點(diǎn)

電子文件主要有四大特點(diǎn)。一是信息的非人工識(shí)讀性及系統(tǒng)依賴性，通過(guò)特定的讀取設(shè)備和程序解碼后才能識(shí)讀； 二是信息與載體的可分離性，可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)化，一份電子文件的全文和目錄信息可分散存儲(chǔ)；三是信息的流動(dòng)性與不穩(wěn)定性，流動(dòng)性體現(xiàn)為電子文件保存位置的多樣性和利用服務(wù)的透明性。不穩(wěn)定性表現(xiàn)為電子文件容易被修改、丟失或毀壞；四是信息存取的不可靠性，由于電子文件載體壽命的有限以及計(jì)算機(jī)技術(shù)淘汰，電子文件數(shù)字信息難以維持長(zhǎng)久可靠的存取。

電子文件在形成和辦理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)具備國(guó)家法律規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)查取用；能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無(wú)缺、來(lái)源可靠，未被非法更改；在信息交換、存儲(chǔ)、顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整；電子文件的原件形式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。對(duì)電子文件生成環(huán)境及格式的要求是：根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)，注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)及參數(shù)；電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲(chǔ)格式，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取。

二、電子文件管理

一般意義上說(shuō)，電子文件管理泛指電子文件形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的全過(guò)程。加強(qiáng)電子文件管理，真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，必須滿足以下要求：無(wú)紙化辦公是產(chǎn)生電子文件的首要前提，具有法律效力是電子文件管理的核心，身份認(rèn)證、密鑰、電子印章是電子文件管理的必備條件。按照這一要求，各部門單位要按照職責(zé)進(jìn)行分工：文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件的日常處理；檔案部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔、管理；信息化部門負(fù)責(zé)為電子文件提供信息化支持；保密部門負(fù)責(zé)電子文件的保密監(jiān)督管理。

第一，電子文件管理應(yīng)遵循的基本原則。電子文件管理應(yīng)遵循的基本原則有：統(tǒng)一管理，對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理；全程管理，對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過(guò)程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)；規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化管理；便于利用，發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用；安全保密，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。

第二，電子文件管理發(fā)展階段。電子文件管理大體經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一是個(gè)體化管理階段，這時(shí)的管理及維護(hù)側(cè)重于單機(jī)；第二是網(wǎng)絡(luò)化管理階段，這時(shí)的管理及維護(hù)側(cè)重于網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器；第三個(gè)是無(wú)紙化管理階段，這時(shí)的管理及維護(hù)是全范圍的真正意義上的電子化智能化自動(dòng)化。這三個(gè)階段不是截然分開的，三個(gè)發(fā)展階段由低到高，技術(shù)要求和管理方法依次復(fù)雜，發(fā)展階段具有演進(jìn)性、復(fù)雜性、共存性。

第三，電子文件管理的主要方法。電子文件網(wǎng)絡(luò)化管理階段應(yīng)采用的方法：電子文件的起草、簽批、傳遞、歸檔、利用都在網(wǎng)上進(jìn)行，由計(jì)算機(jī)處理的業(yè)務(wù)也由當(dāng)初的文件打印、數(shù)據(jù)計(jì)算發(fā)展到網(wǎng)上的文件交換、信息傳遞和資源共享。建立文檔一體化管理模式。文書、檔案、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)部門應(yīng)對(duì)電子文件從始至終共同參與；做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件的開發(fā)工作；重點(diǎn)做好背景信息和元數(shù)據(jù)的收集整理。

電子文件無(wú)紙化管理階段應(yīng)采用的方法有：電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)一體化；電子文件管理系統(tǒng)集成化。通過(guò)電子文件的使用管理系統(tǒng)高度集成化而成的平臺(tái)，以集成體、互動(dòng)式實(shí)現(xiàn)電子文件管理；電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)和服務(wù)綜合化。為用戶提供一個(gè)統(tǒng)一的信息服務(wù)入口，通過(guò)具有交互功能的集成化、綜合化公共服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的開發(fā)、檢索、定位和利用。這一時(shí)期，電子文件管理將主要圍繞各類數(shù)據(jù)的一體化、管理系統(tǒng)的集成化、運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的綜合化來(lái)開展。

三、電子文件管理面臨的一些問(wèn)題

任何新生事物的產(chǎn)生必然伴隨著困擾它的問(wèn)題存在，而對(duì)這些問(wèn)題的研究解決恰恰是事物進(jìn)步和發(fā)展的體現(xiàn)。電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件具有相同的功效，于是作為文件的存在和使用，電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性問(wèn)題迎面而來(lái)，這是作為各項(xiàng)管理和信息傳遞的基本要求，這些問(wèn)題如不能解決，必然直接影響電子文件被作為文件的廣泛使用。在此基礎(chǔ)上，電子文件作為各項(xiàng)活動(dòng)記錄保存社會(huì)記憶，電子文件的安全性問(wèn)題和長(zhǎng)期有效保存問(wèn)題是不容忽視的重要問(wèn)題。因此，尋求對(duì)存在實(shí)際問(wèn)題的解決思路和方法，是消除電子文件管理隱患的有效途徑。

目前我國(guó)電子文件管理存在一些突出問(wèn)題：電子文件缺乏專人負(fù)責(zé)管理；缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，一個(gè)地區(qū)乃至全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的管理模式尚未建立；組織體系不明，導(dǎo)致各部門職責(zé)不清；電子文件的法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)還不完善；電子文件管理面臨內(nèi)容安全及技術(shù)保障與專門人才問(wèn)題。

由此帶來(lái)了一些危害如管理不到位，危害國(guó)家對(duì)信息資源的控制能力；流失嚴(yán)重，危及國(guó)家歷史和民族記憶的延續(xù)；證據(jù)效力無(wú)法保障，損害各項(xiàng)工作的合法性；安全問(wèn)題堪憂，威脅國(guó)家安全與利益。

四、電子文檔泄密的途徑及解決措施

第一，電子文檔泄密的途徑。內(nèi)部員工越權(quán)訪問(wèn)、私自拷貝企業(yè)敏感文檔資料，MSN、QQ、EMAIL、藍(lán)牙、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用使企業(yè)失、泄密更加容易，企業(yè)核心人員離職前復(fù)制所有技術(shù)或其他重要文檔資料，黑客攻擊、截取屏幕、鍵盤記錄、屏幕取詞等惡意攻擊充斥網(wǎng)絡(luò)，筆記本電腦、硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)失竊后造成文檔擴(kuò)散。

第二，傳統(tǒng)解決方案的弊端。

部署防火墻或?qū)＞W(wǎng)。防火墻或?qū)＞W(wǎng)可以防止外部人員非法訪問(wèn)，但不能防止內(nèi)部人員有意或無(wú)意地通過(guò)郵件或者移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備將敏感文件泄露。

給文檔設(shè)置了訪問(wèn)口令?？诹畈⒉荒軓母旧辖鉀Q問(wèn)題：先口令可以隨著文檔一起傳播；

其次即使設(shè)置了口令只能簡(jiǎn)單的區(qū)分用戶是否可以訪問(wèn)該文檔，而不能限制用戶對(duì)該文檔的操作權(quán)限（如復(fù)制、另存和打印等操作）。

安裝內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)封住電腦USB接口、拆掉光驅(qū)、軟驅(qū)、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)斷開、不允許上互連網(wǎng)絡(luò)。文檔的原始作者泄密；文檔在二次傳播的過(guò)程中失、泄密。

電子文件管理范文第5篇

做好電子文件管理工作是國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展，特別是電子政務(wù)快速推進(jìn)的客觀要求?！笆濉币詠?lái)，隨著國(guó)家電子政務(wù)重點(diǎn)項(xiàng)目金字工程的逐步實(shí)施，我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展非常迅速。而電子政務(wù)的正常運(yùn)行和發(fā)揮政務(wù)效能，主要是通過(guò)電子文件的制訂、、貫徹來(lái)實(shí)現(xiàn)的，電子文件管理工作的好壞對(duì)電子政務(wù)的績(jī)效影響巨大。

做好電子文件管理工作是文檔一體化管理的必然要求。檔案是重要文件的歸宿。信息化條件下，電子文件和電子檔案管理的一體化是必然趨勢(shì)和客觀要求。從保證歸檔后電子文件真實(shí)、完整和長(zhǎng)期可讀等要求出發(fā)，檔案部門必須提前介入電子文件的管理，做好電子文件管理工作是做好電子檔案管理工作，從而保證電子檔案真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性的前提和基礎(chǔ)。

做好電子文件管理工作是國(guó)內(nèi)外檔案部門多年研究探索和不斷實(shí)踐形成的共識(shí)。近十年來(lái)，電子文件管理問(wèn)題一直是國(guó)際國(guó)內(nèi)檔案部門關(guān)注和研究的熱點(diǎn)和難點(diǎn)。隨著天津、上海、江蘇、安徽、山東、廣東等省市檔案部門電子文件中心項(xiàng)目的立項(xiàng)和開通運(yùn)行，以及發(fā)達(dá)國(guó)家如美國(guó)、英國(guó)、加拿大、澳大利亞等檔案部門一些電子文件項(xiàng)目的實(shí)施，檔案部門做好電子文件管理工作已經(jīng)成為檔案行業(yè)的普遍共識(shí)和共同行動(dòng)。

做好電子文件管理工作關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展的未來(lái)。人類社會(huì)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，信息化已經(jīng)成為全球不可阻擋的潮流，我國(guó)正在進(jìn)入信息社會(huì)，信息化條件下形成檔案的主體是由電子文件歸檔后形成的電子檔案。電子文件辦理完畢，歸檔移交給檔案部門后，在文件形成部門仍然存在，無(wú)論是內(nèi)容和形式，都與檔案部門保存的電子檔案完全相同，這勢(shì)必造成將來(lái)各單位和社會(huì)利用檔案可能不通過(guò)檔案館，而直接從各單位文件形成部門或信息中心獲取。因此，如果檔案部門不介入電子文件管理工作，檔案部門在信息社會(huì)中將面臨邊緣化的處境，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館就可能成為一個(gè)個(gè)保存歷史檔案的檔案館。

當(dāng)前，做好電子文件管理工作需要把握以下四個(gè)重點(diǎn)：