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工程項(xiàng)目檔案管理范文第1篇

工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)工程進(jìn)展與完成的真實(shí)狀況，在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，因此工程項(xiàng)目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對(duì)工程項(xiàng)目的特征而言，工程項(xiàng)目檔案管理具有三方面的基本內(nèi)容，即綜合文件資料類(lèi)檔案的管理、工程施工及水電、設(shè)備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗(yàn)收文件檔案的管理。

2工程項(xiàng)目檔案管理中存在問(wèn)題

2.1市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的工程項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

無(wú)論是從我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)還是從國(guó)際市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)成為我國(guó)各行各業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本依據(jù)。對(duì)于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項(xiàng)目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗(yàn)收備案制度、市場(chǎng)稽查制度等正在逐漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制靠攏，并在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場(chǎng)正在加強(qiáng)，以及與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的智能分離。雖然工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對(duì)應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機(jī)制等方面還為與之改變，這使得在實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，缺乏依托市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的系統(tǒng)研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項(xiàng)目建設(shè)具有一定的特征，對(duì)于多數(shù)工程項(xiàng)目而言其施工點(diǎn)較多，并且持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，施工隊(duì)伍的流動(dòng)性也強(qiáng)，這對(duì)工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項(xiàng)目并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案建設(shè)、管理及組織機(jī)構(gòu)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上也沒(méi)有與之配套的專(zhuān)業(yè)檔案管理組織，這使得工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項(xiàng)目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個(gè)工程期間，檔案人員流動(dòng)造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項(xiàng)目的檔案工作人員流動(dòng)性較大，沒(méi)有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。

2.3工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)及工作不到位

在整個(gè)工程施工過(guò)程中，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識(shí)，使得工程項(xiàng)目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項(xiàng)目檔案管理工作人員不能按時(shí)完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無(wú)法向城建部門(mén)報(bào)備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項(xiàng)目的復(fù)雜性、多樣性、真實(shí)性等特點(diǎn)，要求工程檔案建設(shè)及管理過(guò)程必須非常專(zhuān)業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識(shí)的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實(shí)施不符等問(wèn)題，最終導(dǎo)致工程不能通過(guò)審查驗(yàn)收。

2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

從我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)上來(lái)看，并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項(xiàng)目中從事檔案管理工作的多為知識(shí)層次較低、工作經(jīng)驗(yàn)較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，對(duì)工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項(xiàng)目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗(yàn)收。

3提高工程項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議

3.1加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制

隨著國(guó)家與社會(huì)對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)知的提高，國(guó)家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國(guó)家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項(xiàng)目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項(xiàng)目檔案管理工作來(lái)看，最大的問(wèn)題時(shí)檔案管理制度的貫徹實(shí)施，因此需要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開(kāi)展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門(mén)開(kāi)始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)工程項(xiàng)目檔案的依法治檔，使工程項(xiàng)目檔案管理法制化、規(guī)范化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強(qiáng)檔案過(guò)程管理

從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制。工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程的具體實(shí)施可采取以下措施：1）每項(xiàng)工程開(kāi)始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對(duì)工程進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的同時(shí)，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗(yàn)收檔案；3）每個(gè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，做到項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化工程檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

從目前的工程項(xiàng)目檔案管理情況來(lái)看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。具體實(shí)施的話，可通過(guò)多種渠道，采取多種方式實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識(shí)與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。

3.4加強(qiáng)工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

工程項(xiàng)目檔案管理范文第2篇

【關(guān)鍵詞】 水利工程項(xiàng)目 檔案 管理

九十年代后期，國(guó)家持續(xù)加大了水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資力度，石津灌區(qū)作為水利部續(xù)建配套與節(jié)水改造、末級(jí)渠系節(jié)水改造、水管體制改革、信息化建設(shè)四大試點(diǎn)，灌區(qū)工程體系得到持續(xù)改善，形成了大量的工程檔案，包括建設(shè)前期批文、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維修保養(yǎng)記錄等。這些檔案全面反映了水利工程建設(shè)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的運(yùn)行管理和維護(hù)，以及對(duì)新建項(xiàng)目的前期籌備等，都具有重要的參考利用價(jià)值，水利工程檔案管理工作顯得尤為重要。

2008年水利部制定下發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》，明確要求大中型以上和國(guó)家重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收前，必須先對(duì)工程檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。因此，如何加強(qiáng)水利工程檔案管理，提高科學(xué)管理水平，拓展檔案利用效益，成為檔案管理工作的重中之重。

1.石津灌區(qū)管理局工程檔案管理工作現(xiàn)狀

石津灌區(qū)管理局綜合檔案室成立于1991年，1992年晉升為河北省機(jī)關(guān)團(tuán)體事業(yè)單位省三級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，1998年晉升為科技事業(yè)單位國(guó)家二級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，工程檔案的數(shù)量成倍增加，2000年成立了石津灌區(qū)續(xù)建配套項(xiàng)目建設(shè)局綜合檔案室，制定了工程檔案管理制度，形成了由項(xiàng)目法人、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備了專(zhuān)、兼職檔案員負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理和歸檔工作，至今形成了五個(gè)類(lèi)別的水利工程檔案共618卷，其中，水工建筑物設(shè)計(jì)、施工等基建檔案182卷，防滲配套檔案69卷，日偽時(shí)期工程檔案18卷，續(xù)建配套和節(jié)水改造檔案349卷，末級(jí)渠系檔案15卷。近年來(lái)，我局加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索，顯著提高了檔案利用效率，檔案查閱利用卷數(shù)累計(jì)突破2000卷次，在灌區(qū)續(xù)建配套與節(jié)水改造、末級(jí)渠系節(jié)水改造、信息化建設(shè)、水能梯級(jí)開(kāi)發(fā)和南水北調(diào)規(guī)劃論證等相關(guān)工作中，均發(fā)揮了重要作用，創(chuàng)造了可觀效益。

2.灌區(qū)工程檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 灌區(qū)工程檔案收集不夠齊全，管理不夠規(guī)范

一是灌區(qū)歷史久遠(yuǎn)，前期工程資料不足；二是工程檔案管理工作滯后于工程建設(shè)，往往工程項(xiàng)目竣工后才進(jìn)行檔案資料的收集整理工作；三是專(zhuān)職檔案員缺乏工程專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)，而兼職檔案員缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，使得大量的工程檔案資料原件缺失，整理不規(guī)范。

2.2 灌區(qū)工程檔案利用信息反饋不及時(shí)，缺乏查詢(xún)的針對(duì)性

一是可檢索性差，查詢(xún)不便。利用者無(wú)法說(shuō)出檔案的具體名稱(chēng)和事項(xiàng)，使得查準(zhǔn)率、查全率降低；二是檔案管理部門(mén)對(duì)在建工程項(xiàng)目資訊掌握不全面，不能及時(shí)主動(dòng)地提供利用；三是利用者不能及時(shí)反饋信息，造成利用效益無(wú)法統(tǒng)計(jì)，檔案成果匯編不及時(shí)，檔案的真正價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)。

2.3 重要檔案實(shí)體保管問(wèn)題亟待解決。一些重要的年代久遠(yuǎn)的檔案資料，因紙質(zhì)老舊發(fā)脆且應(yīng)用較多，字跡大都模糊，既不利檔案實(shí)體長(zhǎng)期保存又影響使用。

3.做好工程檔案管理工作的對(duì)策和建議

3.1 做好工程檔案資料的收集、整理工作

3.1.1 建立完善的適合灌區(qū)實(shí)際的工程檔案管理制度

嚴(yán)格按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》，結(jié)合工程項(xiàng)目本身，建立由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)、各參建單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，針對(duì)具體工程項(xiàng)目，制定出文件材料的歸檔范圍和保管期限表、檔案分類(lèi)方案和整編細(xì)則等較實(shí)用的工程項(xiàng)目檔案管理制度，用制度約束各參建單位高質(zhì)量地完成檔案資料的收集工作。

3.1.2 加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，規(guī)范工程檔案的管理

在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段，項(xiàng)目法人的工程檔案管理部門(mén)就要求各中標(biāo)單位指定一名責(zé)任心強(qiáng)的人員主管本單位的工程檔案資料，在項(xiàng)目施工前對(duì)各參建單位的專(zhuān)職或兼職檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，講解水利工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值需歸檔的，針對(duì)工程項(xiàng)目制定出具體的歸檔范圍，使大家對(duì)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

堅(jiān)持檔案收集、整理工作和工程項(xiàng)目管理工作同步進(jìn)行。簽訂工程合同時(shí)，納入文件材料整理歸檔條款；檢查工程質(zhì)量和進(jìn)度時(shí)，同時(shí)檢查工程檔案資料的收集、整理情況；進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定或項(xiàng)目階段與竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)檢查驗(yàn)收相關(guān)檔案資料，對(duì)照歸檔范圍詳細(xì)核對(duì)收集到的檔案資料是否完整，整理是否規(guī)范。

3.1.3 多措并舉收集檔案資料。

一是多方訪查、搜集資料，完善前期工程檔案；二是專(zhuān)職檔案管理人員必須參與工程項(xiàng)目的建設(shè)，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)性地催要檔案資料；三是收取檔案資料押金。即當(dāng)一項(xiàng)水利工程報(bào)建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門(mén)后才可退回這筆押金。四是嚴(yán)把工程檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收關(guān)，把應(yīng)該歸檔的文件材料全部收集齊全。

3.2 加強(qiáng)工程檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。

3.2.1 制定完善的檔案借閱利用制度。完備借閱、復(fù)印審批和及時(shí)歸還手續(xù)，要求主動(dòng)反饋利用信息，履行保密責(zé)任。

3.2.2 建立便捷的檔案信息檢索工具，最大限度的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

工程項(xiàng)目檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：水利；設(shè)計(jì)檔案；管理

1概述

水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案，是水利工程設(shè)計(jì)單位的核心檔案，是基本建設(shè)和生產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證，是水利建設(shè)事業(yè)中的一項(xiàng)巨大資源。認(rèn)識(shí)并掌握水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)，對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)地管理，主動(dòng)、多形式、多方位、多層次地向水利部門(mén)和有關(guān)部門(mén)提供利用，是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的體現(xiàn)。因此，做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理，具有十分重要的意義。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的形成過(guò)程是多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過(guò)程，能夠真實(shí)地反映設(shè)計(jì)人員的科技思想、科技方法，它的形成是設(shè)計(jì)單位智力勞動(dòng)的結(jié)晶，其中蘊(yùn)涵諸多科技配套成果以及多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的智慧，在一定程度上也體現(xiàn)出設(shè)計(jì)單位集體的設(shè)計(jì)能力。可見(jiàn)，管理好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案，是發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案社會(huì)使用價(jià)值、讓工程設(shè)計(jì)檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)性工作。筆者結(jié)合江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司實(shí)際工作，將管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合，進(jìn)行如下思考。

2水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案有文書(shū)檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案的共性，但也有水利工程項(xiàng)目獨(dú)特的自身屬性。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)不是一般的土建工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時(shí)間跨度大之外，還要考慮工作條件的復(fù)雜程度，施工難度多大且會(huì)受到哪些自然條件制約，有多少社會(huì)效益，對(duì)環(huán)境有多大影響，如果出現(xiàn)事故會(huì)產(chǎn)生那些嚴(yán)重后果，以及對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)影響程度。可想而知，水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認(rèn)識(shí)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)完全有必要。

（1）復(fù)雜性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都包括計(jì)劃立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)全過(guò)程中所形成的全部技術(shù)文件、設(shè)計(jì)圖紙和有關(guān)工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環(huán)境綜合治理總體方案》確定的六項(xiàng)調(diào)水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規(guī)劃》確定的流域洪水北排長(zhǎng)江重點(diǎn)工程，工程北起長(zhǎng)江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運(yùn)河，利用武進(jìn)港入太湖。主要工程內(nèi)容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門(mén)控制建筑物、水系調(diào)整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項(xiàng)水利工程內(nèi)容就如此之多，故伴隨每個(gè)工程的進(jìn)展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容主要是設(shè)計(jì)過(guò)程中的報(bào)告、方案、各專(zhuān)業(yè)的計(jì)算書(shū)等文件材料和底圖、藍(lán)圖、白圖等圖紙。不僅有設(shè)計(jì)形成的材料和載體的多樣，同時(shí)還有大量的專(zhuān)業(yè)計(jì)算書(shū)等電子文件，這些都是設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的，是施工的重要依據(jù)，應(yīng)加以長(zhǎng)期保存，作為其他設(shè)計(jì)和施工工作的重要參考。另外，項(xiàng)目設(shè)計(jì)周期長(zhǎng)、專(zhuān)業(yè)多、產(chǎn)生的文件材料種類(lèi)多、數(shù)量大、整編量大等特點(diǎn)充分表現(xiàn)了水利工程項(xiàng)目檔案的復(fù)雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來(lái)的困難和工作量也是不能忽視的。

（2）系統(tǒng)性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都必須完整、齊全、系統(tǒng)。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20m3/s排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設(shè)兩臺(tái)機(jī)組，單機(jī)流量10m3/s，12m凈寬節(jié)制閘（升臥式平面鋼閘門(mén)）一座。由于在收集檔案資料時(shí)，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環(huán)境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開(kāi)的常州市運(yùn)北片防洪控制節(jié)點(diǎn)工程—采菱港樞紐工程完工驗(yàn)收會(huì)議上，工程相關(guān)資料順利通過(guò)驗(yàn)收專(zhuān)家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設(shè)計(jì)內(nèi)容、工程施工質(zhì)量?jī)?yōu)良、工程完工驗(yàn)收做出了應(yīng)有的努力。實(shí)踐證明，每個(gè)水利工程項(xiàng)目的可行性研究、初步設(shè)計(jì)、招標(biāo)設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)四個(gè)階段的勘察設(shè)計(jì)工作，設(shè)計(jì)文件審查、施工招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等各階段的服務(wù)工作，及相應(yīng)的勘察設(shè)計(jì)文件及有關(guān)技術(shù)資料等，必須是一個(gè)齊全完整的系統(tǒng)，具有系統(tǒng)性。

（3）獨(dú)立性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都具有很強(qiáng)的獨(dú)立性。比如：太倉(cāng)市十八港南樞紐工程，其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區(qū)段，距瀏河河口約200m，需拆除報(bào)廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時(shí)，十八港南樞紐清晰地獨(dú)立于太倉(cāng)市城區(qū)水環(huán)境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎(chǔ)。每個(gè)水利工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)獨(dú)立性還表現(xiàn)在其具有專(zhuān)業(yè)方面的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)中需要測(cè)量、地質(zhì)、鉆探、規(guī)劃、水工、施工、機(jī)電、建筑、科研、試驗(yàn)等許多專(zhuān)業(yè)和學(xué)科共同承擔(dān)完成，形成的檔案體現(xiàn)出較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。如：設(shè)計(jì)中需要的工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗(yàn)報(bào)告、選址報(bào)告、重要土巖樣品說(shuō)明，地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測(cè)試記錄等，這些資料均需要外部系統(tǒng)提供。

（4）時(shí)序性。每個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)都有時(shí)序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門(mén)處，江邊樞紐工程是走馬塘與長(zhǎng)江交匯口的重要口門(mén)控制建筑物，由節(jié)制閘、船閘和魚(yú)道三部分組成，這些工程都是按時(shí)序進(jìn)行設(shè)計(jì)完成的。一個(gè)較大的、周期性長(zhǎng)的水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會(huì)有初步設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工圖設(shè)計(jì)三大階段。各個(gè)時(shí)序點(diǎn)的工作內(nèi)容都會(huì)有所不同，產(chǎn)生的文件資料也會(huì)不一樣，甚至收集歸檔的載體也會(huì)千差萬(wàn)別，故檔案的管理也要體現(xiàn)出時(shí)序性的特點(diǎn)。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)有時(shí)需要分成多次設(shè)計(jì)，有的還會(huì)出現(xiàn)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年時(shí)間跨度，周期長(zhǎng)、工程設(shè)計(jì)量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質(zhì)資料文件、電子文件，還有樣品實(shí)物類(lèi)的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)，找到其中規(guī)律性，以形成管理工作的對(duì)策，檔案員一定要根據(jù)設(shè)計(jì)工作的實(shí)踐，在一線與設(shè)計(jì)人員溝通，最終實(shí)現(xiàn)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。

3水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理

面對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案種類(lèi)復(fù)雜、數(shù)量大的實(shí)際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)，也是整個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)不可忽視的一項(xiàng)重要工作。故做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理工作，規(guī)范管理流程就顯得意義重大。

3.1重視檔案的源頭

抓水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過(guò)程必須有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要明確歸檔要求，要根據(jù)本單位的實(shí)際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個(gè)人都明白，在每個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，哪些文件材料應(yīng)該歸檔。水利設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案資料一般有依據(jù)性資料、基礎(chǔ)性資料、設(shè)計(jì)資料、施工資料、竣工使用資料、財(cái)務(wù)管理資料等。

（1）依據(jù)性資料。主要是設(shè)計(jì)項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)等；選址意見(jiàn)、定點(diǎn)圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、征地批準(zhǔn)文件、國(guó)家征用土地申請(qǐng)表、征地協(xié)議書(shū)、拆遷協(xié)議書(shū)等；工程概算及資金來(lái)源資料等，這些資料有的是本單位產(chǎn)生的，也有的則需要外部提供原件。

（2）基礎(chǔ)性資料。主要是工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗(yàn)報(bào)告、選址報(bào)告、重要土巖樣說(shuō)明等；地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測(cè)試記錄等。這些資料專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，在形成時(shí)要對(duì)載體和格式提出要求。

（3）設(shè)計(jì)資料。主要是設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、合同、協(xié)議；工程設(shè)計(jì)的全套圖紙；設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、工程預(yù)算、說(shuō)明書(shū)；設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及評(píng)審材料，圖紙會(huì)審記錄；工程變更聯(lián)系單，設(shè)計(jì)修改通知單，設(shè)計(jì)鑒定及審批文件等。

（4）施工資料。雖然不是設(shè)計(jì)單位主要的檔案資料，但設(shè)計(jì)時(shí)作為參考，施工資料在設(shè)計(jì)單位也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)。主要是工程承發(fā)包合同、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工任務(wù)書(shū)；施工組織設(shè)計(jì)、施工執(zhí)照、施工單位資質(zhì)證明；開(kāi)工報(bào)告、施工計(jì)劃、安全措施等；工程測(cè)量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗(yàn)收記錄（地基、基礎(chǔ)、打樁、鋼筋、結(jié)構(gòu)、水電等記錄）、建材質(zhì)保書(shū)及試驗(yàn)報(bào)告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。

（5）招投標(biāo)資料。主要是設(shè)計(jì)單位的中標(biāo)人的業(yè)績(jī)和資信；勘察總工程師、設(shè)計(jì)總工程師的經(jīng)歷；人力資源配備；技術(shù)方案和技術(shù)創(chuàng)新；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量管理措施；技術(shù)支持與保障；投標(biāo)價(jià)格和評(píng)標(biāo)價(jià)格；財(cái)務(wù)狀況；組織實(shí)施方案及進(jìn)度安排。

（6）財(cái)務(wù)管理資料。主要是設(shè)計(jì)過(guò)程中發(fā)生的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、賬簿、其他類(lèi)會(huì)計(jì)資料。

3.2保障渠道暢通

要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)有參考利用價(jià)值的各類(lèi)原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價(jià)值的檔案資料。檔案資料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。

（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應(yīng)在文件資料辦理完畢后，及時(shí)歸檔移交。檔案工作人員要經(jīng)常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時(shí)向形成資料的各科室催收應(yīng)歸檔的資料。收集進(jìn)檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應(yīng)責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)科室按要求完成。載體紙張應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書(shū)寫(xiě)，禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)?，F(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類(lèi)資料歸檔；每個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。

（2）聯(lián)系催要制度。根據(jù)工程設(shè)計(jì)進(jìn)度表，有計(jì)劃地對(duì)各科室項(xiàng)目及時(shí)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)跟蹤管理。檔案人員要主動(dòng)到各科室查詢(xún)和了解工程的設(shè)計(jì)進(jìn)展情況，摸清各專(zhuān)業(yè)檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)指導(dǎo)各科室項(xiàng)目做好文件材料的收集和預(yù)立卷工作。實(shí)行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程設(shè)計(jì)進(jìn)展情況，按照歸檔工作時(shí)間要求，加強(qiáng)催收，實(shí)行各科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目分管人對(duì)歸檔清單簽名負(fù)責(zé)制度，通過(guò)實(shí)施填寫(xiě)設(shè)計(jì)產(chǎn)品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續(xù)性、完整性和及時(shí)歸檔。對(duì)歸檔資料的質(zhì)量實(shí)施監(jiān)控。各科室負(fù)責(zé)對(duì)本科室的歸檔文件、資料進(jìn)行核查，項(xiàng)目分管人對(duì)該項(xiàng)目歸檔的文件、資料進(jìn)行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時(shí)檢查核實(shí)，對(duì)不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質(zhì)量。

3.3規(guī)范整理流程

檔案整理涵蓋了檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理，一方面要對(duì)檔案文件內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，對(duì)檔案內(nèi)容的客觀性進(jìn)行考證；另一方面還要將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編目。在工作實(shí)踐中歸納總結(jié)并采用如下工作流程：收集分類(lèi)案卷組合卷內(nèi)文件排列案卷編目案卷排列編制案卷目錄。

（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對(duì)各科室移交文件材料的種類(lèi)、數(shù)量、時(shí)間、存在問(wèn)題進(jìn)行登記；檔案室依據(jù)歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續(xù)。

（2）分類(lèi)。根據(jù)公司檔案整編規(guī)則擬定分類(lèi)方案，將一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況劃分大類(lèi)和小類(lèi)。

（3）案卷組合。將分類(lèi)后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對(duì)齊，并在文件的左上角或左側(cè)用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。

（4）卷內(nèi)文件排列。按重要程度、時(shí)間或類(lèi)別等對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列。

（5）案卷編目。編件、頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表，錄入專(zhuān)用的檔案管理系統(tǒng)，形成卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

（6）案卷排列。按每個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的保管期限、案卷流水號(hào)從小到大排列。

（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專(zhuān)用的檔案管理系統(tǒng)，形成案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。打印目錄，裝訂成冊(cè)，形成檢索工具。

3.4明確檔案的方向

水利工程項(xiàng)目檔案的收集、編目、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)全過(guò)程，如果能夠融入計(jì)算機(jī)技術(shù)，必將大大加快檔案信息的存儲(chǔ)、處理能力，迅速實(shí)現(xiàn)水利設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目檔案管理的自動(dòng)化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，這是今后檔案工作的方向。要充分認(rèn)識(shí)到工程設(shè)計(jì)是動(dòng)態(tài)的，設(shè)計(jì)形成的圖紙文件是設(shè)計(jì)人員用科學(xué)技術(shù)構(gòu)思出來(lái)的精神產(chǎn)品，其僅僅是對(duì)擬建工程的技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)方面的規(guī)劃，而不是實(shí)體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象，如設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)文件補(bǔ)充、設(shè)計(jì)文件修改等，都是客觀現(xiàn)象。對(duì)于頻繁的設(shè)計(jì)變更，如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入后，檔案工作必將進(jìn)入一個(gè)全新境界。比如：太倉(cāng)市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過(guò)通水驗(yàn)收，期間形成的設(shè)計(jì)圖紙就有480張，檔案有25卷，有的修改、補(bǔ)充，甚至作廢、推倒重來(lái)，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程設(shè)計(jì)檔案管理后，檔案人員可以及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況，避免了對(duì)外提供已經(jīng)作廢的或已經(jīng)修改過(guò)的錯(cuò)誤圖紙，為工程設(shè)計(jì)發(fā)揮出了重要作用，較好地解決了設(shè)計(jì)變更資料與工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件資料的配套整理，使工程設(shè)計(jì)檔案做到了準(zhǔn)確、完整。

4結(jié)語(yǔ)

工程項(xiàng)目檔案管理范文第4篇

1工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

工程項(xiàng)目的獨(dú)特性、整體性、多方參與性、周期性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，決定了工程項(xiàng)目檔案具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類(lèi)多樣等特點(diǎn)。

1.1專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)

每一項(xiàng)工程項(xiàng)目都有自身的獨(dú)特性，需要與之適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)的參與，因而是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。就鐵路建設(shè)項(xiàng)目而言，其涉及的專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)主要是建筑施工活動(dòng)，整個(gè)項(xiàng)目涉及勘察、設(shè)計(jì)、基建、科研、設(shè)備安裝等活動(dòng)。因而，項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)展的記錄材料，相應(yīng)地具有鮮明的專(zhuān)業(yè)性特征，不同專(zhuān)業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。

1.2成套性強(qiáng)

成套性是工程項(xiàng)目檔案的重要特點(diǎn)，因而在項(xiàng)目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項(xiàng)目檔案的成套性特點(diǎn)是由建設(shè)項(xiàng)目的整體性決定的。對(duì)于一個(gè)具體的建設(shè)項(xiàng)目而言，項(xiàng)目從最初的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)到設(shè)計(jì)、施工、竣工，是一個(gè)完整的過(guò)程。項(xiàng)目文檔真實(shí)地記錄了這個(gè)過(guò)程，具有成套性。具體來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目文檔包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設(shè)項(xiàng)目的全貌。施工技術(shù)文件一般從部分到整體的按分項(xiàng)、分部、單位工程積累。施工企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目中主要作為施工方參與，在施工活動(dòng)中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時(shí)所產(chǎn)生的施工文件也是項(xiàng)目文件總體的重要組成部分，應(yīng)有效地做好施工技術(shù)文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的成套性。

1.3形成分散

建設(shè)項(xiàng)目本身也是一個(gè)龐大的工程，涉及的單位和部門(mén)多，具有多方參與性，使得項(xiàng)目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理需求探析楊啟燕（中國(guó)鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是項(xiàng)目文檔形成于多方，如建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等；二是項(xiàng)目文檔散存在各方的相關(guān)職能管理具體實(shí)施部門(mén)，如行政部門(mén)、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等。分散性特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目文檔的管理是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，不僅要求參與方的文檔專(zhuān)職人員做好本方的相關(guān)文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強(qiáng)

建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)間跨度長(zhǎng)，具有一定的生命周期，整個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)展包括施工組織設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)、工程施工、工程試驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項(xiàng)目文檔。因而，從宏觀上看，建設(shè)項(xiàng)目文檔具有階段性的特點(diǎn)。只有在項(xiàng)目實(shí)施的每一階段，有針對(duì)性地同步管理好項(xiàng)目文檔，才能避免因建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、項(xiàng)目文檔數(shù)量大而導(dǎo)致的項(xiàng)目文檔脫節(jié)、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點(diǎn)，同時(shí)相互間又有密不可分的聯(lián)系，這就需要對(duì)不同階段的文檔有針對(duì)性地進(jìn)行整理分類(lèi)，同時(shí)保持不同階段的文檔間的有機(jī)聯(lián)系。

1.5變更頻繁

建設(shè)項(xiàng)目從提出到開(kāi)工、建設(shè)、試運(yùn)行、驗(yàn)收，到之后的維護(hù)與拆除，一直處于動(dòng)態(tài)之中。項(xiàng)目文檔因項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)性而具有可變性。如在項(xiàng)目施工過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)，需要對(duì)施工設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)施工要求；在項(xiàng)目使用和維護(hù)階段，隨著使用部門(mén)的需要及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的轉(zhuǎn)變，其所有權(quán)性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等方面也有可能發(fā)生相應(yīng)的變化，從而引起建設(shè)項(xiàng)目文檔的變化。可變性是建設(shè)項(xiàng)目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項(xiàng)目文檔與項(xiàng)目的同步變化，才能確保項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)確與完整。

1.6種類(lèi)多樣

建設(shè)項(xiàng)目文檔具有多樣性的特點(diǎn)。首先，在載體上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔的載體，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，還有感光材料、磁介質(zhì)、光盤(pán)等。載體的多樣性，使得項(xiàng)目文檔呈現(xiàn)出紙質(zhì)文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態(tài)。其次，在內(nèi)容上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的開(kāi)展，而建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)展涉及到行政、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)，從而形成文書(shū)、會(huì)計(jì)、技術(shù)多類(lèi)文檔。建設(shè)項(xiàng)目文檔的多樣性，反映了項(xiàng)目文檔管理工作的繁雜性。項(xiàng)目文檔管理工作應(yīng)注重對(duì)各種載體和各種內(nèi)容文檔的收集整理。

2傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理方式存在的問(wèn)題

由于建設(shè)項(xiàng)目文檔的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類(lèi)多樣等特點(diǎn)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態(tài)的、手工的方法，存在很多問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的項(xiàng)目文檔管理，這在一定程度上影響了項(xiàng)目的實(shí)施與維護(hù)。具體來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的文檔管理存在以下四個(gè)方面的問(wèn)題。

2.1手工管理效率低下、準(zhǔn)確性差

傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進(jìn)行操作和管理，效率低下。然而，建設(shè)項(xiàng)目文檔數(shù)量巨大，又受人、財(cái)、物方面的限制，這無(wú)疑是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無(wú)法從根本上改變傳統(tǒng)文檔管理工作的低效率狀態(tài)，此外還有過(guò)分占用資源之嫌。建設(shè)項(xiàng)目施工文件的載體為紙質(zhì)，在傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式下完全由人工來(lái)填寫(xiě)，但文件形成與整理過(guò)程中因紙質(zhì)、筆墨、計(jì)算、簽名、報(bào)表順序、保管等造成的錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生，使施工文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性受到影響。有的項(xiàng)目存在施工員或測(cè)量員等第一填表責(zé)任人不按照觀測(cè)測(cè)量的現(xiàn)場(chǎng)記錄進(jìn)行填表，如分項(xiàng)工程驗(yàn)收評(píng)定表的數(shù)據(jù)與測(cè)量記錄表數(shù)據(jù)不一致，而復(fù)核人與相關(guān)負(fù)責(zé)人不認(rèn)真檢查核對(duì)就隨意簽名過(guò)關(guān)的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)一些建設(shè)項(xiàng)目，也發(fā)現(xiàn)存在施工與監(jiān)理方有關(guān)責(zé)任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現(xiàn)象。個(gè)別施工單位人員還存在違規(guī)更改檢測(cè)數(shù)據(jù)的情況，甚至還發(fā)現(xiàn)監(jiān)理平行實(shí)驗(yàn)與抽檢資料存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

2.2項(xiàng)目文檔收集不全

建設(shè)項(xiàng)目涉及的責(zé)任者眾多，周期長(zhǎng)，因而，項(xiàng)目文檔工作無(wú)論是在橫向的責(zé)任者維度上，還是縱向的時(shí)間維度上，都處于分散的狀態(tài)，這在很大程度上造成了項(xiàng)目文檔的收集不全。從橫向來(lái)看，建設(shè)項(xiàng)目具有多方參與性，參與方資質(zhì)不一，對(duì)于項(xiàng)目文檔工作的意識(shí)水平也有高有低。有的參與方忙于項(xiàng)目建設(shè)，平時(shí)不注意工程資料的收集工作，到了工程結(jié)束后才應(yīng)付竣工驗(yàn)收，造成文檔的缺損；有的參與方對(duì)于應(yīng)收集的文檔沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)各種內(nèi)容和各種載體的項(xiàng)目文檔的收集不全不準(zhǔn)確，造成文檔的遺漏。從縱向上來(lái)看，建設(shè)項(xiàng)目不是一蹴而就的，項(xiàng)目從最初的提出到竣工，以及后期的維護(hù)，要經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，與之同時(shí)，項(xiàng)目文檔工作也有了很長(zhǎng)的時(shí)間跨度。在這個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程中，稍有疏忽，就會(huì)造成“空檔”，導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實(shí)踐中，施工文件編制多嚴(yán)重滯后于工程實(shí)際進(jìn)度，沒(méi)有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實(shí)性難以保證。由于建設(shè)項(xiàng)目從開(kāi)工到竣工驗(yàn)收的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，施工單位從文件形成到匯總整理的時(shí)間跨度也大，施工文件長(zhǎng)期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個(gè)別項(xiàng)目甚至發(fā)生過(guò)因?yàn)楣こ炭罴m紛，分包單位扣留應(yīng)歸檔施工文件的情況。項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目建設(shè)的記錄文本資料，只有保持與項(xiàng)目建設(shè)的一致性，才具有真實(shí)性、可追溯性，才能為日后維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益提供可靠的依據(jù)。然而，傳統(tǒng)項(xiàng)目文檔工作的封閉性導(dǎo)致的溝通不暢，卻給項(xiàng)目文檔的“真實(shí)性和可追溯性”帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。在項(xiàng)目施工過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)的情況，項(xiàng)目文檔管理人員只是被動(dòng)地接收和埋頭整理，無(wú)法對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的變更情況進(jìn)行跟蹤和檢查，就無(wú)法了解項(xiàng)目的變更情況，不能及時(shí)對(duì)相關(guān)施工文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，從而導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的“失真”，不能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮應(yīng)有的憑證和參考作用。

2.4項(xiàng)目文檔不規(guī)范，質(zhì)量管理難度大

建設(shè)項(xiàng)目的多方參與性與文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。多方參與，對(duì)于項(xiàng)目文檔管理工作的協(xié)調(diào)性有較高要求。施工單位內(nèi)部相關(guān)部門(mén)和人員相互間的溝通協(xié)調(diào)、銜接不夠，使得各方對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)文檔管理的要求不一，影響了項(xiàng)目文檔的規(guī)范性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔管理人員的穩(wěn)定性與素質(zhì)直接影響著項(xiàng)目文檔管理工作的規(guī)范性。由于有的參與方的項(xiàng)目文檔管理人員流動(dòng)性大，或未設(shè)專(zhuān)職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項(xiàng)目完工后臨時(shí)抽調(diào)人員整理項(xiàng)目文檔，這就無(wú)法保障項(xiàng)目文檔管理人員的素質(zhì)符合要求，從而造成項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對(duì)不足，造成文件和施工進(jìn)度不同步的現(xiàn)象，進(jìn)一步使質(zhì)量管理流程“施工自檢工程報(bào)驗(yàn)監(jiān)理復(fù)檢質(zhì)量認(rèn)可”失去意義。資料整理的滯后勢(shì)必又導(dǎo)致工程質(zhì)量評(píng)定工作的進(jìn)一步滯后，質(zhì)量評(píng)定的二次填表與計(jì)算也增加了評(píng)定工作中的錯(cuò)誤，質(zhì)量評(píng)定的滯后反過(guò)來(lái)又影響了建設(shè)單位對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)控。鐵路建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多線長(zhǎng)面廣，無(wú)法依賴(lài)施工、監(jiān)理或建設(shè)單位任何一方去實(shí)施全面的施工質(zhì)量控制，而施工文件作為施工狀況的真實(shí)記錄與實(shí)際反映，應(yīng)該成為施工質(zhì)量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，還將長(zhǎng)期成為項(xiàng)目后評(píng)價(jià)乃至應(yīng)急搶險(xiǎn)時(shí)最需要的檔案依據(jù)與法律憑證。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法無(wú)法滿足項(xiàng)目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進(jìn)信息化技術(shù)來(lái)彌補(bǔ)其不足，針對(duì)項(xiàng)目文檔的特點(diǎn)，有的放矢地做好相關(guān)的管理工作，為建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)展和維護(hù)起到信息支撐的作用。

3建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需求

根據(jù)上述的問(wèn)題分析，可見(jiàn)施工文件質(zhì)量面臨著諸多挑戰(zhàn)。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性欠佳、孤立存儲(chǔ)、施工文件與工程不同步、無(wú)法有效輔助項(xiàng)目分析管理的現(xiàn)狀就無(wú)法改善，施工文件就會(huì)陷入為了編制而形成、為了驗(yàn)收而存檔的困境。為了避免這些問(wèn)題，施工單位項(xiàng)目檔案管理應(yīng)滿足以下需求：高效智能的現(xiàn)場(chǎng)記錄管理、項(xiàng)目文檔全過(guò)程管理、項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理、項(xiàng)目文檔規(guī)范化管理。

3.1高效智能的現(xiàn)場(chǎng)記錄管理

施工原始記錄是施工過(guò)程、施工工藝及施工質(zhì)量控制情況的真實(shí)反映，由施工員在施工現(xiàn)場(chǎng)據(jù)實(shí)填記，不得追記補(bǔ)改，是質(zhì)量保證與追溯的重要依據(jù)。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規(guī)范、準(zhǔn)確，而且有可能面臨科學(xué)、合理組卷、擬訂案卷標(biāo)題等挑戰(zhàn)。利用項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動(dòng)自動(dòng)化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

3.2項(xiàng)目文檔全過(guò)程管理

為保證施工文件質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確、安全、有效，要求對(duì)施工文件進(jìn)行全生命周期管理，即從文件及其數(shù)據(jù)的采集、形成到交換、歸檔實(shí)行全過(guò)程管理。對(duì)大量施工原始記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)、工程監(jiān)理、驗(yàn)收評(píng)定等各方面的數(shù)據(jù)的處理，要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)質(zhì)量事故的記錄與跟蹤，類(lèi)似事故報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等均可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行，以便工作效率得到極大提高，保證質(zhì)量管理。

3.3項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理

應(yīng)用信息系統(tǒng)并不能自動(dòng)解決所有問(wèn)題，還必須建立在工程項(xiàng)目自身的全程動(dòng)態(tài)管理基礎(chǔ)上。按照國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程和工作程序，納入各項(xiàng)工作計(jì)劃，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達(dá)項(xiàng)目開(kāi)工任務(wù)與提出施工文件材料要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗(yàn)收、評(píng)定工程項(xiàng)目與驗(yàn)收、評(píng)定施工文件質(zhì)量同步，工程款支付與檔案部門(mén)出具歸檔情況證明材料同步。

3.4項(xiàng)目文檔規(guī)范化管理

工程項(xiàng)目檔案管理范文第5篇

摘 要 青銅峽水電站技改工程項(xiàng)目檔案是青銅峽水電站科技檔案的重要組成部分，是全面鑒定工程質(zhì)量，對(duì)設(shè)備進(jìn)行運(yùn)行和維護(hù)的重要依據(jù)。本文從技改檔案存在的共性問(wèn)題，建檔控制措施、竣工檔案資料編制中需注意的問(wèn)題進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞 銅峽水電站 工程 檔案管理

青銅峽水電站是一座以灌溉、發(fā)電為主，兼有防洪、防凌功能的綜合性水利樞紐工程。青銅峽水電站技術(shù)改造工程于2010年全面啟動(dòng)。改造后，電站灌溉、防汛防凌、設(shè)備自動(dòng)化水平等都將大大提高。目前我公司已經(jīng)順利完成了伍臺(tái)機(jī)組的全面技術(shù)改造工作。本公司形成的技術(shù)資料已全部組卷完畢?，F(xiàn)對(duì)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述。

一、技術(shù)改造檔案管理存在的共性問(wèn)題

1.建設(shè)單位往往強(qiáng)調(diào)抓工程建設(shè)而忽視資料的整理工作，在技改過(guò)程中，由于工程建筑物是實(shí)體，屬于硬件，因此參與技改各方都積極關(guān)心工程建筑物的質(zhì)量，進(jìn)度等，不論是領(lǐng)導(dǎo)，員工目光都聚焦到實(shí)體工程上！而工程資料是一個(gè)軟件，往往被忽視，往往都是到了最后竣工驗(yàn)收的時(shí)候再加班突擊各項(xiàng)資料，補(bǔ)充各種文件等，因此，分公司以及有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，技術(shù)管理人員等，對(duì)竣工資料的整編的態(tài)度和重視程度是能否做好資料的關(guān)鍵。

2.日常的資料管理不規(guī)范，在施工過(guò)程中，對(duì)于平常的資料管理單位一般也花費(fèi)了一定的人力、物力和財(cái)力，也做了相當(dāng)一部分的工作，但這些工作都是側(cè)重于滿足日常工作需要，由于資料管理的深度不夠，依據(jù)規(guī)范程度較低，在最終整理資料歸檔時(shí)，很多資料都需要重做，還要找當(dāng)事人辦理簽字，再一次造成了時(shí)間，人力和財(cái)力的浪費(fèi)。

3.檔案管理制度不健全，目前，寧電分公司雖然建立一些關(guān)于檔案管理方面的制度，但是，一般都不系統(tǒng)不健全，阻礙了資料整編工作的有效開(kāi)展，給后續(xù)歸檔工作造成了很大困難。

二、技術(shù)改造檔案資料整編和歸檔工作對(duì)策

1.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備專(zhuān)、兼職檔案工作人員，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作的組織保證體系；配備保證項(xiàng)目檔案工作正常開(kāi)展的設(shè)備、設(shè)施，以及實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要條件。施工階段是檔案資料形成、積累和歸檔的關(guān)鍵時(shí)期，作為建設(shè)單位首先要主動(dòng)與上級(jí)檔案管理部門(mén)取得聯(lián)系，在檔案業(yè)務(wù)上及時(shí)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門(mén)的人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和工作協(xié)調(diào)，同時(shí)在上級(jí)檔案管理部門(mén)的支持與配合下，對(duì)監(jiān)理施工、安裝等單位的專(zhuān)兼職檔案員及相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行檔案短期崗位培訓(xùn)。

2.堅(jiān)持檔案工作于技改工程建設(shè)同步進(jìn)行。堅(jiān)持同步管理就是要求技改文件的收集整理歸檔和技改檔案的驗(yàn)收，要與技改項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)施工和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。特別要做好技改文件的收集工作，它是技改檔案工作的基礎(chǔ)，必須從源頭開(kāi)始就抓好。在工程建設(shè)各階段中，檔案的形成、收集、整理都要同時(shí)跟上；技改工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，一定要首先進(jìn)行技改檔案資料的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，提交合格的竣工檔案要與竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

3.技改項(xiàng)目施工及安裝文件的管理。為保證工程施工和安裝資料在工程竣工時(shí)順利移交，應(yīng)狠抓平時(shí)資料積累工作。項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理人員要做好監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，積極協(xié)助指導(dǎo)施工單位實(shí)行文件包制度，加強(qiáng)施工記錄、資料的及時(shí)收集。并且定時(shí)組織施工、監(jiān)理單位工程質(zhì)量管理及資料管理主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行文件包制度執(zhí)行情況的檢查。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向施工單位下發(fā)整改通知。并監(jiān)督整改落實(shí)情況，從而可以確保施工過(guò)程資料及檢驗(yàn)文件齊全、完整。

三、對(duì)施工單位歸檔工作的建議

1.建立完善的資料管理制度，施工單位的資料整編應(yīng)當(dāng)從工程施工開(kāi)始就設(shè)置專(zhuān)門(mén)人員在施工的整個(gè)過(guò)程負(fù)責(zé)收集、整編和移交所有相關(guān)資料，同時(shí)，按照國(guó)家和相關(guān)部門(mén)的有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)的管理制度，不但設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)還要把責(zé)任落實(shí)到人，資料的形成，日常管理，收集整編一直到移交保管應(yīng)當(dāng)是一套完整的制度，在整個(gè)施工過(guò)程中，由于情況不斷發(fā)生變化，資料的整編工作還應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程的具體情況及時(shí)的補(bǔ)充或調(diào)整資料管理制度。

2.加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，為了切實(shí)提高資料人員和管理人員綜合水平，在施工過(guò)程中，施工單位應(yīng)當(dāng)對(duì)工程技術(shù)人員和行政管理人員進(jìn)行重視資料管理和整編方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過(guò)對(duì)檔案知識(shí)、歸檔范圍進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們變成即懂技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才，只有懂得檔案方面的相關(guān)技術(shù)和要求，才能在平常的工作中高標(biāo)準(zhǔn)的做好基礎(chǔ)資料。

3.嚴(yán)格過(guò)程管理，定期開(kāi)展檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查，定期率相關(guān)處室到各監(jiān)理施工單位，對(duì)其檔案資料整理情r進(jìn)行檢查，聽(tīng)取檔案資料整理過(guò)程中的問(wèn)題和建議，尤其在單項(xiàng)工程能夠竣工驗(yàn)收進(jìn)入高峰時(shí)，要每月到各單位現(xiàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)，通過(guò)檢查，一是提高各單位對(duì)檔案整理工作的認(rèn)識(shí)，督促各單位落實(shí)檔案整編人員，二是掌握各單位檔案整理情況，規(guī)范了檔案整編要求，加快了整理進(jìn)度，三是檢查各施工單位檔案資料編制規(guī)范性，及時(shí)制止弄虛作假現(xiàn)象，催促整改不符合要求的地方。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)幾年來(lái)對(duì)水電站技改工程資料整編的具體實(shí)踐，深刻體會(huì)到工程項(xiàng)目竣工檔案必須從工程項(xiàng)目開(kāi)工之初抓起，實(shí)行“三同步”；建立相應(yīng)的竣工檔案管理制度是做好工程檔案工作的基礎(chǔ)；加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳教育工作，把工程項(xiàng)目竣工檔案工作列入施工的全過(guò)程。只有這樣才能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集和編制電站技改工程竣工檔案資料.

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