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[摘要]人事檔案記錄著個人身份、學(xué)歷、政治面貌、主要經(jīng)歷等重要信息，具有法律效用，與社會勞動保障、個人工資待遇、組織關(guān)系緊密掛鉤。在醫(yī)院現(xiàn)代化管理中，它是選拔優(yōu)秀人才、配置人力資源的依據(jù)之一。隨著醫(yī)院現(xiàn)代化管理進(jìn)程的推進(jìn)，提高檔案記錄的高效性、準(zhǔn)確性，保障檔案審閱、保存過程中的安全性十分必要。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；醫(yī)院現(xiàn)代化管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；優(yōu)化路徑

作為匯總性質(zhì)的材料,人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性、機(jī)密性等特點(diǎn)。開展醫(yī)院人事檔案管理,詳細(xì)記錄每一位醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力、思想水平、基本簡歷,有利于對其進(jìn)行管理,將直接影響醫(yī)務(wù)人員職業(yè)操守、專業(yè)知識水平及醫(yī)院整體醫(yī)療水平。當(dāng)前,檔案管理效率低下、檔案數(shù)量較多等,均為醫(yī)院人事檔案管理存在的普遍問題。依靠現(xiàn)代信息技術(shù),開展規(guī)范化檔案管理,可切實提高檔案管理質(zhì)量,改善醫(yī)院人力資源使用率。本文擬從人事檔案信息化內(nèi)涵著手分析醫(yī)院人事檔案信息管理的意義現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑。

一、人事檔案信息化的內(nèi)涵及其主要內(nèi)容

在人事管理過程中,以人為單位、經(jīng)過組織審核和確認(rèn)、按照規(guī)范逐步積淀的資料,即人事檔案。人事檔案可真實反映人員主要表現(xiàn)、各類經(jīng)歷、基本情況,可表現(xiàn)為文字、照片、圖像、聲音等形式。應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),完成人事檔案管理各個工作環(huán)節(jié),包括采集、開發(fā)、分類、存儲管理等,即人事檔案信息化。具體內(nèi)容如下：一是檔案信息數(shù)字化,將人事檔案內(nèi)容,進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,存入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫；二是檔案信息網(wǎng)格化,管理人員可通過網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)檔案的查閱、提交和管理；三是檔案檢索自動化,通過提交關(guān)鍵詞,在數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索；四是檔案利用一體化,各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣,組成統(tǒng)一、完整的計算機(jī)系統(tǒng)[1]。

二、醫(yī)院人事檔案信息管理的意義

（一）直觀地顯示單位發(fā)展?fàn)顩r

數(shù)據(jù)和信息是人事檔案的核心,傳統(tǒng)管理模式下,檔案層次界限不明、數(shù)量龐大等問題,增加了管理人員的工作難度。檔案管理信息化可簡化工作處理流程,提高各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量,解決檔案信息冗雜、繁多等問題,便于管理人員進(jìn)行信息分類,制定檔案管理目標(biāo)。在團(tuán)體管理過程中,信息化系統(tǒng)可真實反映團(tuán)體經(jīng)營和運(yùn)作情況,進(jìn)一步降低工作復(fù)雜度,保證管理質(zhì)量[2]。

（二）提高工作人員工作效率

傳統(tǒng)管理模式下,人事檔案均為紙質(zhì),需要人工登記、保存、尋找,在資料接收、存放以及整理等環(huán)節(jié),管理人員需耗費(fèi)大量精力和時間,其工作積極性、工作效率均處于較低水平。開展網(wǎng)絡(luò)信息化管理后,管理人員工作成效更高,工作流程更為順暢。例如,若以前想要查閱人事檔案,管理人員需根據(jù)基本信息,明確檔案保存編號,并在成千上萬的資料中查找,所需時間較長,且準(zhǔn)確性難以保證。但是現(xiàn)在,管理人員只需在檢索欄,輸入被查閱人員的重要信息,即可快速、準(zhǔn)確、輕松找到其檔案,在提高信息資源利用度、提高查找速度、節(jié)約人力成本等方面優(yōu)勢顯著[3]。

（三）幫助工作人員解決問題

有效、合理地利用人力資源信息,根據(jù)外界變化及存在問題,制定戰(zhàn)略目標(biāo)和解決方案,幫助團(tuán)體更好地應(yīng)對變化,調(diào)整團(tuán)體未來發(fā)展態(tài)勢,是檔案管理的終極目標(biāo)。實施信息化管理后,醫(yī)院檔案管理工作不斷創(chuàng)新、改進(jìn),通過分類、整合、分析醫(yī)院人事檔案資源,可準(zhǔn)確找出問題所在,進(jìn)而為人事管理工作提供便利,切實提升工作便捷性和效率[4]。

（四）提升管理人員綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作內(nèi)容、性質(zhì)特殊,要求管理人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任感、良好的思想素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力,并具有一定創(chuàng)新能力。為滿足人事檔案信息化建設(shè)需要,管理人員必須主動學(xué)習(xí)相關(guān)知識,掌握人事檔案管理新技術(shù),充分發(fā)揮檔案社會價值,以此預(yù)防人事檔案分類困難、查找困難等問題,在此過程中,人員綜合素質(zhì)可明顯提升。檔案管理人員變化大、流動頻繁、不穩(wěn)定,是影響醫(yī)院人事管理的關(guān)鍵因素[5]。部分人員缺乏系統(tǒng)、專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹R,甚至身兼數(shù)職,加之日常工作繁重,其業(yè)務(wù)素質(zhì)難以提升。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè),可緩解管理人員壓力,使其在完成日常工作的同時,預(yù)留充足的進(jìn)修、學(xué)習(xí)時間。

三、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識薄弱

在醫(yī)療領(lǐng)域,現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用廣泛,在醫(yī)院繳費(fèi)、醫(yī)院掛號、信息查詢、患者病歷檔案管理等方面,均得到了充分體現(xiàn),有助于節(jié)約醫(yī)療資源,促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)活動開展。醫(yī)院具有社會公益性,資源配置有限,一般將關(guān)注重點(diǎn)放在承擔(dān)醫(yī)療服務(wù)的科室,但部分醫(yī)院未能認(rèn)識到人事檔案管理的重要性,使得人事檔案信息化建設(shè)資金不足、缺乏專業(yè)技術(shù)人才[6]。

（二）信息化建設(shè)投入不足

為完成檔案管理信息化建設(shè),醫(yī)院應(yīng)做好各方面支持。在起步階段,應(yīng)引入管理系統(tǒng),完善人事檔案數(shù)據(jù)庫,配備性能良好的計算機(jī),并及時進(jìn)行系統(tǒng)更新,定期維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫,均需要投入相應(yīng)資金。同時,在信息化建設(shè)全過程中,不可缺少專業(yè)的信息技術(shù)人員及檔案管理人員,以此保證此項工作,但專業(yè)人才匱乏,也會直接影響信息化建設(shè)進(jìn)程和質(zhì)量[7]。

（三）信息化建設(shè)規(guī)劃不足

醫(yī)院人事檔案管理涉及較廣,具有明顯的專業(yè)性、綜合性,需分步驟、分階段進(jìn)行,在信息化建設(shè)前,應(yīng)從人事檔案管理需求出發(fā),做好項目規(guī)劃。但如今,在人事檔案管理信息化建設(shè)方面,多數(shù)醫(yī)院均缺乏經(jīng)驗,缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn),未能全面分析、深入了解醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀和需求,信息化建設(shè)規(guī)劃不足,缺乏有效的理論支持和前期研究,易出現(xiàn)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架不合理、人事檔案信息化管理難以發(fā)揮價值等問題[8]。

（四）信息資源利用有限

與醫(yī)院業(yè)務(wù)管理相比,人事檔案管理具有保密要求高、涉及個人隱私內(nèi)容多等特點(diǎn),部分信息資源需進(jìn)行封閉式管理,進(jìn)而影響人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。醫(yī)院考核評比、職稱評定、晉升等人事變動,均需要以人事檔案為依據(jù),只有深入挖掘相關(guān)信息,才能全面掌握人員工作表現(xiàn)和以往經(jīng)歷,信息資源利用受限制,增加了檔案信息化建設(shè)難度[9]。不僅如此,在信息化背景下,提高人事檔案管理效率的同時,還應(yīng)重視檔案管理的安全性、保密性,如何平衡二者關(guān)系成為管理人員思考重點(diǎn)。

（五）安全管理制度不夠完善

醫(yī)院以往的檔案管理制度,難以滿足信息化建設(shè)要求,進(jìn)而引發(fā)分工不明、責(zé)權(quán)不明等問題,不利于檔案管理人員工作熱情、責(zé)任意識的提升,嚴(yán)重阻礙信息化進(jìn)程。同時,在數(shù)據(jù)資源管理方面,醫(yī)院普遍存在查詢有效信息難度大、存儲空間緊張、難以滿足實際運(yùn)行需求等問題,這與信息管理系統(tǒng)落后、管理內(nèi)容簡單、管理形式單一有關(guān)。此外,在大數(shù)據(jù)背景下,木馬程序植入、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒侵蝕等問題普遍存在,極易導(dǎo)致檔案信息丟失、盜用,阻礙數(shù)據(jù)庫正常運(yùn)行。

四、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)優(yōu)化路徑

（一）明確信息化管理重要性

首先,醫(yī)院管理層應(yīng)主動學(xué)習(xí)檔案管理理論、案例,掌握基礎(chǔ)信息化知識,進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念、解放思想,認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對醫(yī)院人力資源優(yōu)化、戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成的影響,明確其必要性和重要性,落實院內(nèi)管理制度,予以檔案信息化建設(shè)最大力度的支持,確保此項工作順利開展。其次,人事檔案管理人員,應(yīng)及時革新管理觀念,將安全、高效、信息化作為管理重點(diǎn),強(qiáng)化工作意識,發(fā)揮主觀能動性,予以人事檔案管理充分的重視,在醫(yī)院政策扶持、制度規(guī)范下,有效落實各項管理工作,切實提升人事檔案管理質(zhì)量[10]。最后,動態(tài)更新、不斷完善醫(yī)院人事檔案信息變動,及時擴(kuò)展醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,保證信息資源的即時性,避免人事變動、資料信息更新不及時,影響信息化管理整體效益。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)力度

一方面,醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理,設(shè)計信息化檔案管理系統(tǒng),引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,予以充足的資助支持,推動檔案管理信息化進(jìn)程,優(yōu)化管理系統(tǒng)軟件、硬件設(shè)備。例如,引入大數(shù)據(jù)技術(shù),建設(shè)、優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng),統(tǒng)計、分析職工各項數(shù)據(jù),將其工作表現(xiàn)、醫(yī)風(fēng)醫(yī)德與人事檔案緊密相連,提升人事檔案管理的全面性、即時性、準(zhǔn)確性,并以此為基礎(chǔ),幫助職工制定個人發(fā)展規(guī)劃。另一方面,鑒于人事檔案管理對隱私要求高,為保護(hù)職工個人隱私,醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化安全意識,落實網(wǎng)絡(luò)信息安全保密制度,加大信息保護(hù)和維護(hù)工作力度,安裝人事檔案管理系統(tǒng)的計算機(jī),僅能連接內(nèi)部網(wǎng),禁止與外部網(wǎng)絡(luò)連接。同時,管理人員應(yīng)不斷提升自身檔案管理能力以及信息化技能水平,以此滿足日常工作需要[11]。此外,通過招標(biāo)與信息技術(shù)公司合作,引進(jìn)成熟的電子人力資源管理產(chǎn)品,消除“信息孤島”,設(shè)計出涵蓋多管理領(lǐng)域、功能強(qiáng)大的管理系統(tǒng),為醫(yī)院檔案管理信息化提供支持。

（三）健全人事檔案管理制度

鑒于人事檔案管理具有復(fù)雜性和長期性,因此應(yīng)努力健全檔案管理制度,做好以下幾方面工作：一是劃分不同責(zé)任等級,保證“責(zé)權(quán)對等”,細(xì)化檔案管理具體工作,并進(jìn)行定期、不定期評估工作質(zhì)量；二是增進(jìn)各部門溝通,形成檔案管理人員、檔案人員部門、醫(yī)院管理層三位一體工作機(jī)制,明確檔案管理信息化建設(shè)存在的問題,持續(xù)改進(jìn)檔案管理方式,優(yōu)化信息化系統(tǒng)軟件、硬件設(shè)施；三是落實各項監(jiān)督措施,成立人事檔案管理小組,定期檢查制度落實情況；四是建立獎懲機(jī)制,對于工作表現(xiàn)突出、檔案管理業(yè)務(wù)扎實、掌握信息化技術(shù)的優(yōu)秀人員,可予以物質(zhì)及精神獎勵,對于存在推脫責(zé)任、習(xí)慣性依賴他人、工作責(zé)任心差、無法適應(yīng)信息化建設(shè)的工作人員,可進(jìn)行談話,適當(dāng)處罰,若仍不改正,可解雇或調(diào)離崗位[12]。

（四）重視人事檔案的實際應(yīng)用

首先,定期統(tǒng)計醫(yī)院職工人事信息,及時更新數(shù)據(jù)庫,并做好人事檔案信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作。其次,在信息收集和錄入時,充分體現(xiàn)員工人事檔案特征,以便于管理人員快速、準(zhǔn)確分類。例如,在管理系統(tǒng)中,根據(jù)職工工作經(jīng)歷及平時表現(xiàn),對電子檔案進(jìn)行分類存儲,信息中涉及職工個人經(jīng)歷、獲得過的獎懲,為人事管理提供實施依據(jù),以便于快速開展信息查詢、退休辦理等業(yè)務(wù)。最后,重視檔案管理環(huán)節(jié),利用現(xiàn)代信息技術(shù),提升檔案信息檢索的精準(zhǔn)性和專業(yè)性,為檔案篩選、更新、應(yīng)用奠定基礎(chǔ)[13]。此外,實施集成處理,建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,將個人檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后,上傳至統(tǒng)一的平臺,根據(jù)人員特點(diǎn),存儲至不同空間；創(chuàng)建檢索引擎,借助分類項目或關(guān)鍵詞,快速檢索多媒體內(nèi)容,迅速地定位其所在位置；在數(shù)據(jù)應(yīng)用方面,通過數(shù)據(jù)分析,找出醫(yī)護(hù)人員不足之處,按照人才隊伍建設(shè)要求、特色建設(shè)規(guī)劃及長期發(fā)展戰(zhàn)略,利用院內(nèi)培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)等方式,提升其業(yè)務(wù)水平。

（五）加強(qiáng)安全監(jiān)管力度

首先,做好檔案備份管理,加強(qiáng)監(jiān)管力度,防止病毒入侵、檔案數(shù)據(jù)丟失等不良現(xiàn)象,提升檔案管理先進(jìn)性。其次,加大安全管理力度,采用優(yōu)質(zhì)、科學(xué)的加密技術(shù),維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)安全,例如,設(shè)置管理系統(tǒng)登錄權(quán)限、設(shè)置安全防火墻等,切實提升檔案數(shù)據(jù)保密等級。最后,強(qiáng)化連接外網(wǎng)加密性、內(nèi)部局域網(wǎng)獨(dú)立性建設(shè),避免網(wǎng)絡(luò)病毒入侵,加快檔案管理信息化進(jìn)程?？偠灾?在檔案安全監(jiān)管方面,應(yīng)將保障數(shù)字檔案長久可讀、真實有效、合理利用作為重點(diǎn),強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫安全防范措施,不斷提升其抗病毒、防攻擊能力。總之,醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)涉及環(huán)境建設(shè)、制度建設(shè)、軟硬件建設(shè)等諸多方面,具有安全性強(qiáng)、系統(tǒng)性全等特點(diǎn),對于醫(yī)院人事管理、信息化水平提升影響重大。醫(yī)院可從明確信息化管理重要性、加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)力度、健全人事檔案管理制度等方面著手,推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)。

作者:何娟娟 單位:天水市婦幼保健院