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摘要：隨著信息技術的運用及國家對電子會計檔案管理的不斷推進，各高校也在不斷加快會計檔案電子化的進程。會計檔案作為財務管理的最后一個環(huán)節(jié)，原始資料來源渠道多而雜，目前高校還在實施紙質會計檔案，或者紙質檔案與電子檔案并行的模式。本文從會計檔案分類及業(yè)務流程上詳細分析形成電子會計檔案的難點所在，并根據實際工作情況，提出對策性建議，便于高校推進電子會計檔案管理工作。

關鍵詞：會計檔案；電子會計檔案；流程；財務共享服務中心；財務業(yè)務管理一體化

一、引言

2016年1月1日開始實施的新《會計檔案管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力與地位；2017年財政部印發(fā)《關于穩(wěn)步推進財政電子票據管理改革的試點方案》，目前已經在多個地區(qū)開始執(zhí)行；2020年財政部、國家檔案局聯合出臺的《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)，明確指出了滿足哪些條件可以僅適用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔等。隨著國家不斷出臺相關政策、對電子會計檔案管理工作不斷推進，以及電子會計檔案本身具有無紙化、存儲方便、查閱方便、集中管理和共享率高等優(yōu)點，吸引越來越多高校開始推行會計檔案電子化。由于會計檔案原始資料多而雜，有合同、材料出入庫單、資產入庫單、驗收單、各種發(fā)票等；來源渠道不一，有校內自制憑證、外來原始憑證等。高校本身缺乏具有相關經驗的工作人員，如何將這些繁而雜的原始資料按照流程匯集到一起保存就成為一件非常困難的問題。本文從會計檔案分類及業(yè)務流程著手，深入分析形成電子會計檔案的過程中存在的難點。

二、會計檔案的含義及分類

根據《中華人民共和國檔案法》，會計檔案是單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類、其他會計資料類。電子會計檔案就是指單位接收的電子形式的各類會計資料。

（一）會計憑證類，包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證按照來源分為單位自制原始憑證、外來原始憑證。高校自制原始憑證主要包括培訓進修申請表、財務報銷單據、采購申請單、材料出入庫單、資產入庫單、竣工驗收單、校內合同等；外來原始憑證是指單位從外部接收的各類會計憑證，主要包括增值稅發(fā)票、通用機打發(fā)票、定額發(fā)票、航空運輸電子客票行程單、火車票、汽車票、出租車票、過路過橋費發(fā)票等會計憑證。

（二）會計賬簿類，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。

（三）財務會計報告類，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。

（四）其他會計資料類，主要包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。上述會計資料中的會計賬簿類、財務會計報告類、其他會計資料類都是在會計憑證的基礎上形成的，因此電子會計檔案的取得重點在于電子會計憑證，本文也主要以電子會計憑證為研究重點。三、目前高校會計檔案管理情況隨著高校信息化、智慧化校園建設，部分院校已經開始實行網上報銷模式，主要采用掃描、拍照的形式將紙質檔案掃描到影像庫中，形成電子原始憑證。這種模式減少了教職工報賬的時間，提高了報賬效率，解決了簽字難問題，也可以隨時查看報賬進度，大大緩解廣大教職工之間的矛盾。但這種模式也具有一定的缺點，不是最終電子會計檔案的管理模式。實行電子會計檔案管理的目標是實現全流程無紙化控制，但在實際工作中沒有做到無紙化，電子形式也沒有取代紙質形式，而是將紙質形式掃描成電子形式；報銷人員的工作量沒有減少，整體工作重心前移；沒有降低成本，反而在掃描時需要機器設備等硬件設施，增加了成本。

四、高校形成電子會計憑證的主要業(yè)務流程

高職院校的財務活動按照資金流向分為收入和支出。收入主要包含財政撥款、科研收入、單位資金（學費、住宿費、培訓收入等）；支出主要包含人員經費、差旅費、其他經費等。

（一）收款業(yè)務流程。收款流程涉及財務內部多個系統(tǒng)，如財政集中支付系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、學生收費系統(tǒng)、發(fā)票稅務系統(tǒng)、財政票據系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)。目前大部分高校財務內部各系統(tǒng)之間相互獨立，通過紙質會計憑證相互傳遞，其收款操作流程主要為：收到財政款項，打印“到賬額度通知單”轉交會計核算；學生學費、住宿費等通過收費系統(tǒng)對學生信息等進行管理，通過繳費平臺進行繳款，銀行系統(tǒng)收到款項時，打印銀行進賬單，并在財政票據系統(tǒng)出具電子非稅票據，打印匯總表，轉交會計核算；收到其他科研項目款等，打印銀行進賬單，開具并打印電子發(fā)票，轉交會計核算。上述系統(tǒng)中，財政票據系統(tǒng)、稅務開票系統(tǒng)已經開始采用電子發(fā)票，財政集中支付系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)本身就能形成電子到賬額度通知單及銀行進賬單，若將紙質會計憑證線下傳遞轉為線上傳遞，則能形成電子會計憑證，因此收款業(yè)務完全形成電子會計憑證的關鍵點在于將財務內部幾個相互獨立的系統(tǒng)相互連接起來形成智能收費平臺，并與核算系統(tǒng)連接形成流程化管理。

（二）支付業(yè)務流程。高校支付業(yè)務主要包括人員經費、差旅費、專項經費在內的其他經費。目前部分高校采用線下紙質報銷流程進行管理；部分高校則采用了線上報銷流程管理，會計檔案采用了紙質檔案與電子檔案并行的模式。1.人員經費報銷。學校人員經費主要包括教職工的薪酬、離退休人員經費及學生獎助學金。目前信息化程度低的學校則采用線下打印、簽字、審核等報銷流程，信息化程度高的學校則根據成熟的工資管理系統(tǒng)、獎助學金管理系統(tǒng)進行線上與線下并行的模式，即人事、學工部等部門將電子表格導入到上述系統(tǒng)中，進行下一步的網上報銷、移動簽批等線上流程，線下也將紙質原始憑證交于財務存檔。人員經費原始憑證主要是學校自制憑證，如何完全形成線上電子會計檔案，筆者則認為高校內部的業(yè)務系統(tǒng)，包括人事部門的工資管理系統(tǒng)、學工部的獎助學金管理系統(tǒng)等與財務系統(tǒng)對接，業(yè)務系統(tǒng)生成表格可直接傳送到財務系統(tǒng)中進行申報、審批、發(fā)放，形成全流程電子會計憑證。2.差旅費報銷。差旅費是反映單位工作人員國（境）內出差發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。差旅費是高校常見費用，發(fā)生頻繁，主要原始憑證為機票、火車票、住宿發(fā)票。教職工購票渠道不一，有電子發(fā)票、也有紙質發(fā)票，很難完全形成電子會計檔案。目前高校執(zhí)行的方式也主要為兩種：線下報銷模式就將電子發(fā)票統(tǒng)一打印、簽字，與紙質單據一起報銷形成紙質檔案；線上線下同時進行報銷模式，即將紙質發(fā)票掃描至影像庫網上報銷系統(tǒng)，同電子票據一起審批形成電子檔案，同時也將紙質檔案交于財務存檔。如何解決購票渠道不一、票據不一的問題，以及如何完全形成電子會計檔案？筆者認為可采用市場上成熟的“智慧差旅平臺”與財務系統(tǒng)連接。新模式下的智慧差旅平臺，解決了以往差旅過程中機票、火車票、酒店、用車等差旅產品分散采購的問題，實現差旅申請、批復、訂購、對賬、統(tǒng)一結算等差旅的一體化管控。3.其他經費報銷。其他經費包括學校的基本公用經費和專項經費。專項經費原指財政部門撥付的除基本支出以外、用于學校完成特定工作和事業(yè)發(fā)展目標而下達的專項資金。筆者認為專項經費不僅是指財政部門撥付的專項資金，也應包含學校內部用于學校發(fā)展的自有專項資金，因此，這里的其他經費是指學校內部預算中除人員經費、差旅費外的其他費用，主要有以下兩種情況：（1）不需要簽訂合同、辦理入庫、入固的經費報銷。這類經費原始憑證主要為發(fā)票，如定額發(fā)票、過路（過橋）費發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票，增值稅普通發(fā)票又可分為電子票、手寫票、通用機打票等。目前國家為了大力推廣電子發(fā)票，單位可自主選擇是否通過第三方服務平臺，自動將電子發(fā)票發(fā)到客戶微信卡包、郵箱。第三方平臺是指除稅務機關和使用電子發(fā)票的納稅人之外的第三方建設、提供電子發(fā)票相關服務的互聯網平臺。獲取的發(fā)票若為電子發(fā)票，則經費報銷者可直接通過單位“網上報銷系統(tǒng)”填報報銷單、上傳電子發(fā)票即可實現全程電子會計檔案。由于目前單位可自主自愿選擇第三方平臺，不強制推行，還存在少量的紙質發(fā)票。獲取的若是紙質發(fā)票，則通過手機拍照、影像視覺處理技術等方式掃描成電子版。隨著信息技術的發(fā)展及國家電子發(fā)票的推行，電子發(fā)票將在不久的將來得到全面推行，即可實現全程電子會計檔案。（2）需要簽訂合同、辦理入庫、入固的經費報銷。對采購金額過大的業(yè)務事項，學校需要經過招標采購、簽訂合同、驗收入庫、入固等手續(xù)，比如采購實驗耗材需要入庫，采購設備等需要入固。此類經費報銷主要原始憑證為合同、材料入庫單、資產入庫單、驗收單、發(fā)票等，此類業(yè)務也往往會涉及資產處、合同管理部等多個部門。目前無論采用線上還是線上線下并行的模式，都含有紙質檔案，全程實施電子會計憑證則需將財務系統(tǒng)與各相關業(yè)務管理系統(tǒng)連接，財務網上報銷系統(tǒng)可直接抓取合同管理系統(tǒng)的相關合同、資產管理系統(tǒng)的固定資產入庫單、后勤供應鏈管理系統(tǒng)中的入庫單等學校自制原始憑證。財務與業(yè)務模塊相互連接即可形成學校內控系統(tǒng)整體信息化，但由于目前高校信息化發(fā)展程度不一，各業(yè)務管理模塊還沒有實現相互連接，或者還在初試階段，系統(tǒng)還不成熟。

五、高校實施全面電子會計檔案的對策

高校全面實施電子會計檔案管理重點在于國家電子發(fā)票推行力度，以及學校信息化建設程度，筆者認為高校實現全程電子會計檔案可分兩個階段建設：

（一）強化財務信息化建設系統(tǒng)性，加強“財務管理一體化”建設。高校在推動電子會計檔案的過程中，應當進一步強化財務信息化建設系統(tǒng)性，努力提升財務管理工作效能化水平，成立專門的組織機構，配備專業(yè)的財務信息管理人員，加強教育和培訓工作，使財務管理人員具備較強的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，既要能夠靈活應用財務管理軟件，同時也要在創(chuàng)新應用財務信息化方面具備較強的開創(chuàng)意識。加強“財務管理一體化”建設，實現財務內部各系統(tǒng)的相互連接與統(tǒng)一，將目前技術已成熟的全面預算系統(tǒng)、網上智能報銷系統(tǒng)、智能差旅平臺、智能核算、銀?；ネ?、國庫系統(tǒng)、智能收費平臺等按照業(yè)務流程全部連接，運用互聯網信息技術提升財務集中管理能力，進而提升財務管理工作的綜合性、全面性和控制性，進一步健全和完善財務信息化服務體系。

（二）高校有機結合智慧校園建設，強化財務共享服務中心建設。高校將財務信息化建設與智慧校園建設進行有效結合，加強財務信息化平臺與其他信息化平臺的有效融合，實現財務流程和業(yè)務流程的有機融合。即在會計電算化的基礎上，充分利用互聯網、大數據信息化技術，通過使用ERP管理系統(tǒng)，將資產管理、人力資源管理、學生管理、采購管理、合同管理系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)與財務管理一體化系統(tǒng)進行整合，促進縱向、橫向財務管理一體化建設，做到真正的業(yè)財融合，是財務實行全面電子會計檔案的必備條件。

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作者:張英敏 郝樹芹 單位:重慶醫(yī)藥高等?？茖W校財務處