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摘要：文章在認(rèn)識(shí)高校大學(xué)生檔案管理面臨的新變化的基礎(chǔ)上，分析了大學(xué)生檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)，提出深化信息時(shí)代大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考和建議。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生檔案；創(chuàng)新；發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和推廣，高校大學(xué)生檔案管理面臨新機(jī)遇，不斷加強(qiáng)檔案資源利用、安全、治理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化，有利于創(chuàng)新高校大學(xué)生檔案管理模式，優(yōu)化管理方式，促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。

1高校大學(xué)生檔案管理的新變化

1.1檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略促進(jìn)高校大學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的改革創(chuàng)新。近年來，國家相繼出臺(tái)了“‘互聯(lián)網(wǎng)＋’‘中國制造2025’”等國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略。在國家相關(guān)政策和重大舉措中更是強(qiáng)化電子檔案管理要求，在信息資源合理利用的基礎(chǔ)上加上智能化的算法形成智能輔助工具，大力倡導(dǎo)檔案利用便捷化、檔案安全高效化以及檔案管理信息化。新修訂的《中華人民共和國檔案法》《國家檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等也對(duì)“檔案信息化建設(shè)”專章依法規(guī)定。[1]大學(xué)生檔案資源作為高校涉及廣泛、存量龐大、流動(dòng)性強(qiáng)的檔案資源之一，適應(yīng)數(shù)字資源智慧融合與利用的需要，不斷提升檔案管理的整合與分析能力，將逐步實(shí)現(xiàn)高校大學(xué)生檔案的增量電子化、存量數(shù)字化，有效保護(hù)檔案實(shí)體，深化檔案工作的質(zhì)量和效率。

1.2智慧校園快速推進(jìn)高校大學(xué)生檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐。新時(shí)代，我國高校紛紛開展信息化、數(shù)字化校園建設(shè)，推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案工作結(jié)合，高校大學(xué)生檔案信息也越來越接近大數(shù)據(jù)的性質(zhì)。利用需求和現(xiàn)有數(shù)字化檔案開發(fā)成果的不匹配，各高校以智慧校園服務(wù)平臺(tái)為依托，引入現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，促使大學(xué)生檔案開發(fā)向數(shù)據(jù)層級(jí)轉(zhuǎn)向。通過大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息資源的“云存儲(chǔ)”和“云計(jì)算”建設(shè)，將大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、比較、整合、重組、分析，構(gòu)建大學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，促使高校各項(xiàng)管理工作與大學(xué)生各類管理系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案資源管理系統(tǒng)的大融通，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入了一個(gè)新的階段。

1.3以信息化為支撐的檔案管理智能化不斷提升高校大學(xué)生檔案多元化服務(wù)水平。隨著檔案資源開發(fā)利用的深化，服務(wù)國家人才戰(zhàn)略、服務(wù)高校創(chuàng)新發(fā)展、服務(wù)大學(xué)生職業(yè)發(fā)展將成為高校大學(xué)生檔案管理工作的重心。將信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)引進(jìn)傳統(tǒng)高校大學(xué)生檔案管理工作當(dāng)中，通過對(duì)用戶設(shè)定的檔案資源進(jìn)行智能化的搜集、分類、整理和分析，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的理念、方法、技術(shù)及模式，深入挖掘分析檔案信息的價(jià)值，借助大學(xué)生數(shù)字檔案管理系統(tǒng)服務(wù)平臺(tái)向人才提供和推薦有關(guān)信息，使其從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式順利地向自動(dòng)化管理模式轉(zhuǎn)變，從而滿足人才的個(gè)性化檔案服務(wù)需求，充分實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案數(shù)字資源信息利用和社會(huì)共享服務(wù)。

2高校大學(xué)生檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

2.1對(duì)高校大學(xué)生檔案管理觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)高校大學(xué)生檔案管理工作處于教學(xué)輔助地位，局限于對(duì)大學(xué)生檔案資料的收集、整理、使用和保存，檔案管理工作的核心價(jià)值沒有得到體現(xiàn)，重要性沒有得到真正認(rèn)識(shí)。隨著大學(xué)生人數(shù)不斷劇增、檔案材料大量豐富，高校大學(xué)生檔案管理越來越成為高校檔案工作的重要組成部分?；凇?G”時(shí)代背景，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)和檔案工作的深度融合，信息化和智能化對(duì)高校大學(xué)生檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，傳統(tǒng)的管理理念和模式已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)和滿足大學(xué)生檔案資源迅速收集和處理的要求，嚴(yán)重影響了信息時(shí)代背景下高校大學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.2對(duì)高校大學(xué)生檔案管理方式的挑戰(zhàn)。高校大學(xué)生檔案信息來源錯(cuò)綜復(fù)雜，需要整理或歸檔的數(shù)據(jù)龐大、形式多樣，傳統(tǒng)檔案管理主要采用人工方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存，越來越不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代快速發(fā)展的檔案信息儲(chǔ)存的需求。如何依托大數(shù)據(jù)技術(shù)、運(yùn)用云計(jì)算等建立科學(xué)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和檢索系統(tǒng)，高效地收集大學(xué)生檔案資料成為高校大學(xué)生檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。進(jìn)一步推動(dòng)高校大學(xué)生檔案數(shù)字化加工和電子文件歸檔工作很好地融合，提升檔案資源的全面性和時(shí)效性，也需要不斷構(gòu)建創(chuàng)新檔案信息發(fā)布、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和檔案利用平臺(tái)等信息化體系，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的融合與共通。

2.3對(duì)高校大學(xué)生檔案管理安全的挑戰(zhàn)。在信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案電子化的速度正在加快，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所占比重依然較高，無結(jié)構(gòu)的檔案與一定結(jié)構(gòu)性的檔案加快融合，目前我國高校大學(xué)生檔案管理工作正處在轉(zhuǎn)型的時(shí)期。在檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化的過程中，既要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及數(shù)字化安全，也要兼顧紙質(zhì)檔案載體安全，在有效保障檔案資料的安全與可靠方面存在整體性威脅。

2.4對(duì)高校大學(xué)生檔案利用服務(wù)的挑戰(zhàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，由校內(nèi)的教師、學(xué)生為利用主體的高校大學(xué)生檔案服務(wù)，逐步延伸到黨政部門、科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位和各類社會(huì)團(tuán)體。傳統(tǒng)單一、被動(dòng)的“供給導(dǎo)向”檔案利用服務(wù)模式，越來越難以適應(yīng)信息時(shí)代各類主體的檔案需求。如何運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)將高校大學(xué)生檔案進(jìn)行聚類、整合、量化，為用戶提供快速、便捷“一站式”的個(gè)性化服務(wù)，切實(shí)提升檔案的整體服務(wù)質(zhì)量和水平，這對(duì)高校大學(xué)生檔案的智能服務(wù)和知識(shí)利用服務(wù)提出了新的挑戰(zhàn)。

2.5對(duì)高校大學(xué)生檔案管理人才的挑戰(zhàn)。在信息化時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，對(duì)管理人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能提出了更多挑戰(zhàn)和要求，需要檔案管理人才不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，既具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)，更要掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)使用方法，成為具備計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)分析處理能力和檔案管理信息處理能力的復(fù)合型人才。

3深化信息時(shí)代高校大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考和建議

3.1樹立新型檔案信息化管理理念。要適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作面臨的新環(huán)境、承擔(dān)的新任務(wù)和社會(huì)的新需求，充分認(rèn)識(shí)高校大學(xué)生檔案管理工作在社會(huì)服務(wù)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)和文化傳承創(chuàng)新中的作用，堅(jiān)持以知識(shí)為本的管理思想，將創(chuàng)新和保障融入檔案生產(chǎn)過程和管理過程。樹立“萬物皆數(shù)”的思維，在高校大學(xué)生檔案管理工作中注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的作用，逐步形成大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息管理現(xiàn)代化意識(shí)，不斷推動(dòng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)向新型數(shù)字化、電子化檔案管理方向轉(zhuǎn)變。樹立系統(tǒng)意識(shí)，善于開拓創(chuàng)新，為高校大學(xué)生檔案管理數(shù)字化構(gòu)建完整且有效的科學(xué)設(shè)計(jì)，促進(jìn)檔案數(shù)字化工作的順利推進(jìn)。創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理理念，全面實(shí)施“紙質(zhì)檔案數(shù)字化”，實(shí)現(xiàn)“增量電子化”目標(biāo)。

3.2創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)功能。建立有效的宏觀協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，健全完善高校大學(xué)生檔案管理中心，增進(jìn)其與高校黨政辦公室、學(xué)生工作處、人事處、財(cái)務(wù)處、圖書館、信息中心等的聯(lián)系與合作，綜合統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，全面整合各種高校大學(xué)生檔案管理資源、檔案數(shù)字資源以及檔案基礎(chǔ)資源等，促進(jìn)對(duì)高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效管理。進(jìn)一步建立健全數(shù)字檔案管理制度，完善電子文件歸檔、移交和長期保存制度，確保全面提高檔案管理工作的水平。充分利用基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息平臺(tái)優(yōu)勢，形成大學(xué)生檔案的智慧分析庫，[2]主動(dòng)、高效地向大學(xué)生個(gè)人及管理者推送個(gè)性化、精準(zhǔn)化的信息服務(wù)。簡化整理，強(qiáng)化檢索，優(yōu)化服務(wù)，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方法和手段，有效發(fā)揮高校大學(xué)生檔案的服務(wù)功能和實(shí)效性，把固化紙質(zhì)檔案變成鮮活信息，不斷完善提升高校大學(xué)生檔案在線移交接收能力。

3.3推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。健全完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是高校大學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)和必然條件。積極開發(fā)適合大學(xué)生成長發(fā)展的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，構(gòu)建大學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。遵循《中華人民共和國檔案法》《電子檔案歸檔管理辦法》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，不斷推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。針對(duì)大學(xué)生檔案管理個(gè)性化需求，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)融合到檔案管理工作中，積極探索知識(shí)管理、數(shù)字人文、人工智能等在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用，得出規(guī)律性或創(chuàng)新性成果。以網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)信息監(jiān)控與數(shù)據(jù)抓取技術(shù)為對(duì)象，對(duì)高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘和分析，形成適合高校大學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的合法、合規(guī)、合理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。整合結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的信息資源，消除“信息孤島”，保證檔案信息的全面性和完整性，實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。

3.4構(gòu)建檔案安全管理保障體系。基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高校大學(xué)生檔案信息快速擴(kuò)充的數(shù)據(jù)增長趨勢，一方面要繼續(xù)完善紙質(zhì)檔案安全保障體系，加強(qiáng)防火、防盜、防蟲蝕等的管理，嚴(yán)防檔案資源出現(xiàn)遺漏和損毀的現(xiàn)象。另一方面，要及時(shí)完善檔案管理信息系統(tǒng)，大力開發(fā)高校大學(xué)生事務(wù)管理的大數(shù)據(jù)分析工具，構(gòu)建檔案信息資源交流庫，加快促進(jìn)紙質(zhì)文字、表格等的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。通過建立加密式局域網(wǎng)絡(luò)完善分布式構(gòu)架技術(shù)，建立和完善計(jì)算機(jī)安全系統(tǒng)，加快檔案數(shù)據(jù)庫分模塊建設(shè)。不斷提升檔案數(shù)字資源安全管理能力，積極拓展檔案工作數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化智能化的安全應(yīng)用場景。

3.5重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。大力引進(jìn)專業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)、檔案管理基礎(chǔ)扎實(shí)、牢固掌握計(jì)算機(jī)操作技能的人員，重點(diǎn)引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建與使用等專業(yè)人才。建立完善的管理培訓(xùn)機(jī)制，注重對(duì)檔案管理人員進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、視覺媒體傳達(dá)等領(lǐng)域知識(shí)的培訓(xùn)，使其具備發(fā)散思維，從大量網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)性、非結(jié)構(gòu)性、異構(gòu)類數(shù)據(jù)提取有價(jià)值信息的能力。積極營造和諧、尊重和鼓勵(lì)的良好工作環(huán)境，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度和考核機(jī)制，打造一支適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要的高素質(zhì)、復(fù)合型檔案專業(yè)隊(duì)伍。

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[1]王萌.澳大利亞國家檔案館后保管模式研究[D].天津:天津師范大學(xué),2020.

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作者:張新勤 單位:河南財(cái)政金融學(xué)院圖書館