概述企業(yè)檔案數(shù)字化管理
前言：本站為你精心整理了概述企業(yè)檔案數(shù)字化管理范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。
目前企業(yè)檔案數(shù)字化中存在的主要問題就是電子檔案載體的特殊性導(dǎo)致的一系列問題。
1．1電子檔案的真實性問題
由于電子檔案與紙質(zhì)檔案載體性質(zhì)的不同，電子檔案可以刪減，可以不留痕跡地反復(fù)修改，不能通過字體和印章鑒別，導(dǎo)致無法辨別真?zhèn)?，使其不具有法律效力和依?jù)。
1．2電子檔案的安全性問題
電子檔案與紙質(zhì)檔案由于載體不同，容易被外界環(huán)境影響，消磁或者無法讀?。贿€容易被網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊程序截取或被計算機病毒入侵，使信息丟失。
1．3電子檔案對生存的技術(shù)環(huán)境過分依賴問題
企業(yè)的電子檔案形式多樣，有文檔、圖形、視頻、音頻等，而這些檔案無法直接閱讀，人和電子檔案之間有一道數(shù)字屏障，計算機成為必須工具。而計算機技術(shù)和軟件的更新速度極快，使電子檔案也同時需要不斷的更新才能被讀取和利用，導(dǎo)致電子檔案對計算機的依賴性極大，也極易丟失信息。
1．4電子檔案的增殖速度極快，存儲密度增高
企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營中產(chǎn)生的電子檔案越來越多，而且組成結(jié)構(gòu)復(fù)雜，每年都在成倍的增長，這就要求存儲的載體空間和密度不斷加大。自1957年硬盤誕生以來，存儲密度提高了5000萬倍。而存儲密度越高，導(dǎo)致安全問題就越多。
1．5檔案數(shù)字化對檔案人員也提出了更高的要求
做好檔案數(shù)字化工作要求企業(yè)的檔案管理人員不僅懂得紙質(zhì)檔案的整理、編研，還要能夠熟練地使用計算機、掃描儀、相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)軟件等，能夠熟練進行計算機軟件和電子檔案更新、升級等后期維護工作。
2針對企業(yè)檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)問題應(yīng)采取的措施
2．1企業(yè)應(yīng)該加強數(shù)字檔案的安全性管理
對歸檔電子文件做到全程管理，即對電子文件的形成、收集、歸檔以及電子檔案的保管、利用、統(tǒng)計、銷毀等實行全過程管理與監(jiān)控?？梢圆扇∩矸葑R別、權(quán)限控制、電子簽名等技術(shù)手段維護電子檔案的真實可靠性。
2．2企業(yè)要根據(jù)實際情況建立完整的電子檔案歸檔和保存制度
電子文件歸檔一式三份，一份封存保管，一份借閱使用，一份異地保存。歸檔的電子文件盡量轉(zhuǎn)換成通用格式，如不能轉(zhuǎn)換就在同一載體中同時保存其應(yīng)用軟件，以防止若干年后無法讀取。要選擇專門的檔案光盤，其壽命大于20年，合理安排存儲結(jié)構(gòu)，科學(xué)保存。每4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
2．3在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中要遵循規(guī)范性、安全性、真實性、效益性的原則
制定出符合本企業(yè)實際情況的、合理的、最優(yōu)化的檔案轉(zhuǎn)化方案。
2．4做好電子檔案的保存和維護工作，盡可能的延長使用壽命
以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，但是由于電子文件形成的時間短，缺乏實際存儲的經(jīng)驗，所以要求電子檔案的保存環(huán)境高于紙質(zhì)檔案，要恒溫、恒濕、防塵、防磁、防震、防光、防有害氣體。
2．5重要檔案還是要雙套制保存
有的大型企業(yè)有很多珍貴或機密的檔案，它們可能是有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，要雙套制保存。既有電子檔案也有紙制檔案，以防止電子檔案出意外導(dǎo)致無法挽回的損失。
2．6有條件的企業(yè)可根據(jù)具體情況開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)
用專業(yè)檔案管理軟件收集、整理、編研電子檔案；把紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后掛接到檔案管理數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)定期自動備份數(shù)據(jù)，防止丟失，全面實現(xiàn)計算機管理。
2．7企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理，有計劃地培養(yǎng)和引進檔案管理人才
在做好紙質(zhì)檔案管理同時學(xué)習(xí)當(dāng)今先進的數(shù)字化管理經(jīng)驗，加速本企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作，推動企業(yè)的快速發(fā)展?？傊?，在信息化條件下企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理的重要組成部分。企業(yè)要克服各種困難加快檔案數(shù)字化進程，它可以促進企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)騰飛助力加油科學(xué)技術(shù)與生態(tài)倫理是相互作用的。當(dāng)科學(xué)技術(shù)被合理應(yīng)用到各個領(lǐng)域，可以促進各方面的可持續(xù)發(fā)展，促使生態(tài)平衡，反過來生態(tài)的平衡也會為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展提供更廣闊的空間。
作者：冷雪峰單位：中國第一汽車股份有限公司技術(shù)中心
