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中國老一輩革命家陳云同志針對中國當(dāng)時經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀，提出了著名的“鳥籠理論”，他指出：“市場經(jīng)濟(jì)是鳥，計劃經(jīng)濟(jì)是籠子，意思是搞活經(jīng)濟(jì)是在計劃指導(dǎo)下搞活，不是離開計劃的指導(dǎo)搞活。放鳥是搞活經(jīng)濟(jì)，籠子就是社會主義原則，鳥只能在社會主義原則里飛！”鳥籠理論作為一種科學(xué)的經(jīng)濟(jì)手段，對搞活當(dāng)時的中國經(jīng)濟(jì)，有效進(jìn)行市場調(diào)節(jié)，遏制通貨膨脹等方面起到了積極作用。其實(shí)，管理企業(yè)又何嘗不是如此。企業(yè)的管理體系文件就像一個個“鳥籠”，逐步把企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營規(guī)范到一個正常軌道，使企業(yè)在經(jīng)營活動中立于不敗之地，并逐步發(fā)展壯大。那么公司管理體系文件應(yīng)該包括哪些內(nèi)容呢，如何制定出符合公司發(fā)展的管理體系文件呢？現(xiàn)進(jìn)行簡要分析，也算是工作中的心得體會。

一、管理體系文件的主要內(nèi)容

1.組織管理手冊和權(quán)責(zé)手冊

組織管理手冊是公司的綱領(lǐng)性文件，通過組織管理手冊確認(rèn)公司的組織架構(gòu)及各部門的主要職責(zé)；權(quán)責(zé)手冊主要是明確公司各部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限，是管理制度的骨架和脊梁。組織管理手冊和權(quán)責(zé)手冊構(gòu)成了一個“大鳥籠”，保證公司在經(jīng)營活動中不偏離方向。

2.管理流程及指引、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)

管理流程及指引是在組織管理手冊和權(quán)責(zé)手冊的基礎(chǔ)上，明確企業(yè)經(jīng)營活動各個階段的管控目標(biāo)、主要職責(zé)及工作程序，是管理制度的肌肉。其中，管理指引是對某項(xiàng)具體工作進(jìn)行規(guī)范的文件；標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程是對管理流程及指引的有益補(bǔ)充。通過對某項(xiàng)工作從頭至尾的描述，并附加上相關(guān)的文件、表格，保證每項(xiàng)工作的規(guī)范性；產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)是指企業(yè)從設(shè)計方面對自己的產(chǎn)品逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。如萬科、萬達(dá)等大型房地產(chǎn)公司均形成了自己的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。通過產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化工作，可以降低運(yùn)營成本，迅速提高工作效率。管理流程、指引、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程及產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)明確了企業(yè)經(jīng)營活動各個階段的管控目標(biāo)、主要職責(zé)及工作程序，構(gòu)成了一個“中鳥籠”，保證每項(xiàng)工作的規(guī)范性，有利于降低成本，提高工作效率。

3.職位說明書

職位說明書主要明確了崗位的職責(zé)、指揮關(guān)系及任職條件等。通過職位說明書可以保證各崗位職責(zé)明確，任務(wù)明了，使各項(xiàng)工作達(dá)到“表格化、數(shù)字化、流程化和模板化”的標(biāo)準(zhǔn)要求，是整個管理體系文件的匯總。從員工角度來說，職位說明書是也是一個“鳥籠”，通過職位說明書，明確規(guī)定每個崗位的工作職責(zé)、關(guān)鍵權(quán)限、評判標(biāo)準(zhǔn)及獎懲細(xì)則，并將工作中涉及到的管理流程、指引、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程鏈接到職位說明書中，員工可以據(jù)此自動自發(fā)地開展工作和評判工作。

二、管理體系文件的制訂方法

1.準(zhǔn)備工作

首先要組成由企業(yè)高管掛帥的編制小組，討論并確定企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略及管控模式，明確管理體系文件需要控制的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，梳理企業(yè)運(yùn)營管理的關(guān)鍵流程，為管理體系文件的編制奠定基礎(chǔ)。其次要制定合理的編制計劃，明確編制時間、編制內(nèi)容及責(zé)任部門，保證管理體系文件能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成。

2.分階段進(jìn)行編制工作

管理體系文件編制可分為以下5個階段：分別為組織管理手冊及權(quán)責(zé)手冊編制階段，管理流程及指引編制階段，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程編制階段，職位說明書編制階段及產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編制階段。其中，組織管理手冊、權(quán)責(zé)手冊、管理流程及指引應(yīng)該首先進(jìn)行編制，其余幾個階段可以視企業(yè)發(fā)展情況逐步進(jìn)行。第一，組織管理手冊及權(quán)責(zé)手冊編制階段。是管理體系文件編制的最重要的階段。在這個階段內(nèi)，應(yīng)該著重梳理好各部門內(nèi)部，各部門之間，集團(tuán)總部與所屬公司之間的工作職責(zé)。編制期間應(yīng)多次組織跨部門參與的討論會，對各關(guān)鍵權(quán)責(zé)，尤其是跨部門、跨公司的關(guān)鍵權(quán)責(zé)進(jìn)行討論，確保公司運(yùn)營整個過程的關(guān)鍵職責(zé)都能體現(xiàn)。第二，管理流程及指引編制階段。管理流程、指引一般包括流程概況、流程圖、工作職責(zé)、工作程序、支持性文件及相關(guān)記錄6個部分。本階段編制過程中首先要根據(jù)組織管理手冊和權(quán)責(zé)手冊內(nèi)容，制定包括名稱、所屬模塊、文件編號等內(nèi)容的編制提綱，避免編制過程中漏項(xiàng)；其次，要在管理流程、指引中明確上、下游流程，使整個流程、指引連續(xù)貫穿公司整個運(yùn)營流程；再次，要高度重視流程、指引中流程圖的繪制工作，通過圖表形式描述整個工作程序；最后，要詳細(xì)填寫流程及指引中的支持性文件及相關(guān)表單。第三，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程是對管理流程、指引有益的補(bǔ)充，通過對作業(yè)流程的詳細(xì)描述，規(guī)定每一步的操作流程，可能使用的文件、表單、對接部門等，用來指導(dǎo)和規(guī)范日常工作。第四，職位說明書編制階段。職位說明書應(yīng)包括基本資料、職位目標(biāo)、工作聯(lián)系、職責(zé)權(quán)限、任職要求、其它六個部分。其中職責(zé)權(quán)限是職位說明書編制過程中的重中之重。首先要根據(jù)崗位職責(zé)，確定工作職責(zé)及權(quán)重，在此基礎(chǔ)上，要對工作職責(zé)進(jìn)行描述，最后，要明確每項(xiàng)工作描述需要的支持性文件，包括管理制度、關(guān)鍵權(quán)責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程、評判標(biāo)準(zhǔn)及獎懲細(xì)則。在編制完成后，可以講上述文件嵌入到職位說明書中。新員工在拿到職位說明書以后，可以迅速按標(biāo)準(zhǔn)開展工作，提高工作效率。第五，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編制階段?？筛鶕?jù)企業(yè)的經(jīng)營范圍及產(chǎn)品形式，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最終達(dá)到降低管理難度和成本，縮短產(chǎn)品開發(fā)周期，提高投資回報率的目的。

3.編制過程中需要注意的問題

第一，管理體系文件的編制絕不是組成一個編寫小組就能完成的工作，公司職能部門要全程參與編制工作。這樣才能保證管理體系文件符合企業(yè)經(jīng)營活動的實(shí)際情況，便于管理體系文件的落地。第二，處理好管理體系文件中的邏輯關(guān)系。在編制過程中，要認(rèn)真梳理各職能部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，哪些是需要分工合作的，哪些是需要互相制衡的，這樣才能保證管理體系文件是一個整體。

三、如何保證管理體系文件的執(zhí)行

當(dāng)然，僅有科學(xué)規(guī)范的管理體系文件是不夠的，必須采取有效措施保證其真正落到實(shí)處，真正起到“鳥籠”的作用。主要包括以下四個方面：

1.領(lǐng)導(dǎo)支持

新管理體系文件的推行，必將遇到重重阻力，如果沒有公司領(lǐng)導(dǎo)，尤其是一把手的支持，制度只能成為一紙空文，因此企業(yè)的核心團(tuán)隊(duì)必須高度重視，大力支持管理體系文件的推行工作。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)

要采取多種措施開展管理體系文件的培訓(xùn)工作，尤其多開展跨部門、跨專業(yè)的培訓(xùn)，使每個員工都能了解各自崗位及上、下游崗位的職責(zé)、流程及評判標(biāo)準(zhǔn)。

3.固化文件

通過OA或ERP系統(tǒng)，將管理體系文件，尤其是審批流程固化在系統(tǒng)內(nèi)。并且在企業(yè)內(nèi)部宣布，不再進(jìn)行紙質(zhì)審批，強(qiáng)制員工使用。管理體系文件的固話是管理體系文件推行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，雖然需要投入一定的資金，但將起到事半功倍的效果。

4.做好檢查

應(yīng)該定期對制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，通過檢查，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行中的問題，同時收集合理化建議，逐步形成制定（補(bǔ)充）、檢查、修訂的良性循環(huán)。孫子兵法曰：“故善戰(zhàn)者，立于不敗之地而不失敵之?dāng)∫?。是故勝兵先勝而后求?zhàn)，敗兵先戰(zhàn)而后求勝?！蹦茏屍髽I(yè)真正立于不敗之地的，除了企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略之外，就是規(guī)范的管理體系，也是企業(yè)的核心競爭力之一。只要堅(jiān)定不移地走下去，相信每一個企業(yè)的產(chǎn)品線將逐步清晰，經(jīng)營指標(biāo)將逐年提高，真正走上良性、快速發(fā)展的軌道。

作者：于軍 單位：大連新星房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)有限公司