摘　要：如今信息化時(shí)代的來臨，為高校住房檔案管理方式也提出了更高的要求，于是住房檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前眾多高校住房檔案管理工作的努力方向。部分高校依據(jù)住房檔案的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了住房檔案的信息化建設(shè)目標(biāo)，為學(xué)校人員提供了便捷化服務(wù)。然而如今仍然存在管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境，如紙質(zhì)檔案形式仍為主流、與各部門間的信息互通不暢、管理人員素質(zhì)不高、管理制度不夠完善等問題，極大制約了當(dāng)前高校住房檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，對(duì)此高校需從這些問題出發(fā)，進(jìn)一步探索優(yōu)化路徑，從而提高高校住房檔案服務(wù)與管理效率。

關(guān)鍵詞：高校；住房檔案；管理信息化

當(dāng)前高校的已購(gòu)公房、集資房、教工周轉(zhuǎn)房、公寓等多種住房的出現(xiàn)，使得學(xué)校住房管理更加復(fù)雜化，住房檔案管理成為當(dāng)前教職工關(guān)注的焦點(diǎn)問題。住房檔案作為一種特殊介質(zhì)憑證，對(duì)高校住房信息具有妥善保存和管理的作用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式在如今復(fù)雜住房形勢(shì)下不僅不利于提高住房工作的管理服務(wù)水平，對(duì)長(zhǎng)久的保存和管理住房信息也具有阻礙作用。因此高校要想解決住房管理問題，需對(duì)住房檔案管理工作進(jìn)行有效改革。

一、高校住房檔案管理信息化的意義

1.有利于實(shí)現(xiàn)檔案有序管理

高校在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，校內(nèi)各種檔案管理工作中暴露出諸多問題，極大影響了校內(nèi)檔案管理工作的有序開展。為此只有進(jìn)行全面調(diào)整和革新才能助力檔案管理更加完善，于是便在住房檔案管理工作中引進(jìn)了信息化管理模式。該模式的滲透與推廣，不僅可有效節(jié)省檔案工作中的人力、物力資源，提高住房檔案管理工作效率，同時(shí)校內(nèi)各相關(guān)管理人員運(yùn)用智能化設(shè)備，在閑暇時(shí)間學(xué)習(xí)并更新住房檔案管理技術(shù)，在提升校內(nèi)住房檔案管理信息化工作的基礎(chǔ)上還能提升自身素質(zhì)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案有序管理。

一、城鎮(zhèn)化建設(shè)及城建檔案管理的現(xiàn)狀及困難

首先，城鎮(zhèn)化建設(shè)及城建檔案管理特點(diǎn)集中體現(xiàn)為涉及面廣。城鎮(zhèn)化建設(shè)必然涉及到大量的工程類型，涉及到眾多的有關(guān)部門，涉及到復(fù)雜的專業(yè)類型。城鎮(zhèn)化建設(shè)涉及到新建、改造、完善城鎮(zhèn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、村鎮(zhèn)環(huán)境整治、城鎮(zhèn)功能等方面的工程項(xiàng)目。城鎮(zhèn)化建設(shè)涉及的城建檔案，對(duì)于單個(gè)項(xiàng)目檔案多少不一，有的工程項(xiàng)目總量可能不是很多，形成的檔案數(shù)量不多，但總體來看其涉及的工程點(diǎn)多面廣，總量多。目前的城鎮(zhèn)化建設(shè)很大一部分是由政府主導(dǎo)，會(huì)涉及建設(shè)管理部門、國(guó)土房屋管理部門、交通管理部門、水務(wù)管理部門、衛(wèi)生計(jì)生管理部門、農(nóng)業(yè)管理部門、服務(wù)業(yè)管理部門、林業(yè)管理部門、教育管理部門、民政管理部門、旅游管理部門、文化廣電管理部門等眾多部門。至于涉及到的其他參建單位那就更多。與之相對(duì)，城建檔案涉及的單位同樣眾多、來源廣泛。城鎮(zhèn)化建設(shè)及城建檔案管理所涉及到的學(xué)科和專業(yè)復(fù)雜，如地質(zhì)、勘察、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、環(huán)保、水文、氣象、地震、測(cè)量、建筑工程、道橋工程、設(shè)備安裝等等，有極強(qiáng)的專業(yè)性。涉及面廣給城建檔案的管理帶來較大的困難?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，面對(duì)眾多的項(xiàng)目，使人感到難度極大，所需協(xié)調(diào)的工作繁多，無從下手。其次，城鎮(zhèn)化建設(shè)工期要求較緊。多數(shù)城鎮(zhèn)化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等工程都存在趕工期的現(xiàn)象。往往是邊施工邊辦理相關(guān)手續(xù)，前期手續(xù)簡(jiǎn)化，甚至出現(xiàn)部分前期手續(xù)到工程完工并投入使用后都沒有辦理的現(xiàn)象發(fā)生。部分工程項(xiàng)目工期較短，有的不到一周時(shí)間，施工單位完工后，沒有及時(shí)形成檔案。先天不足造成城建檔案歸檔難。再次，在城鎮(zhèn)化建設(shè)中，存在人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)。許多項(xiàng)目是各部門抽調(diào)人員組建“工程項(xiàng)目指揮部”來進(jìn)行建設(shè)組織。往往工程完工，“指揮部”就隨之解散，管理很難全部到位，特別是在城建檔案管理上更為薄弱。從事城建檔案管理的人員素質(zhì)參差不齊，歸檔文件不齊全、不規(guī)范。最后，城鎮(zhèn)化建設(shè)檔案管理力度不高，受重視程度不高，利用率不高。城建檔案在城鎮(zhèn)化建設(shè)中沒有形成完善的管理體系，沒有形成責(zé)任制和相關(guān)的工作制度。而且，城建檔案在城鎮(zhèn)化建設(shè)中的作用長(zhǎng)期被忽視，利用率不高。

二、城鎮(zhèn)化建設(shè)中城建檔案管理難點(diǎn)的對(duì)策

(一)建立城鎮(zhèn)化城建檔案管理體系

為了規(guī)范化、系統(tǒng)化地進(jìn)行城建檔案管理，發(fā)揮城建檔案在城鎮(zhèn)化建設(shè)中的重要作用，應(yīng)該制定本轄區(qū)內(nèi)城鎮(zhèn)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，明確有關(guān)責(zé)任主體和監(jiān)督主體，落實(shí)層層城建檔案工作責(zé)任制度，形成有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理要求，將工程檔案移交與工程竣工驗(yàn)收切實(shí)地結(jié)合起來。將城鎮(zhèn)化建設(shè)中的城建檔案工作納入有章可循、責(zé)權(quán)分明的良性軌道。在此基礎(chǔ)上，堅(jiān)持依法治檔，推動(dòng)城建檔案行政執(zhí)法在工程管理過程中全面實(shí)施。

(二）明確歸檔范圍，加強(qiáng)重點(diǎn)管理

為加強(qiáng)房屋安全管理，預(yù)防和杜絕房屋安全事故的發(fā)生，根據(jù)《市房屋安全管理辦法》，決定在全市范圍內(nèi)繼續(xù)開展危舊房屋安全大檢查，現(xiàn)安排如下：

一、檢查范圍

下列各類危舊房屋建筑及其附屬設(shè)施，均屬本次安全大檢查的范圍：

（一）居民住宅；

（二）學(xué)生宿舍、幼兒園、教學(xué)樓、學(xué)校、試驗(yàn)室、科研等建筑；

（三）歌舞廳、影劇院、健身房、浴室、體育館、商場(chǎng)等公共建筑；

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)建設(shè)進(jìn)程的加快,各行各業(yè)都得到了前所未有的發(fā)展壯大,其中,房地產(chǎn)市場(chǎng)更是經(jīng)歷了有史以來最迅猛的發(fā)展,與其相關(guān)的其他行業(yè)也因此而受益。物業(yè)管理在我國(guó)從產(chǎn)生到壯大經(jīng)歷了二十多年。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示,物業(yè)管理行業(yè)已經(jīng)進(jìn)入我國(guó)3/5以上的城市,隨著這個(gè)數(shù)字的變大,我國(guó)物業(yè)管理產(chǎn)業(yè)將會(huì)迎來其快速發(fā)展壯大的階段,同時(shí)這個(gè)階段也將會(huì)是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的階段,因此,物業(yè)管理企業(yè)必須全面完善各方面的工作,才能提高自身競(jìng)爭(zhēng)力。這其中,做好物業(yè)檔案的管理工作將為企業(yè)的勝出,增添一個(gè)至關(guān)重要的砝碼。

一、物業(yè)檔案的特點(diǎn)

(一)檔案種類多樣化。由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開發(fā)商、設(shè)計(jì)者、工程設(shè)計(jì)方、承建商,以及政府有關(guān)部門如計(jì)委、國(guó)土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。因此,在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中就形成了各種類型的專門檔案,如產(chǎn)權(quán)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案(基建檔案、設(shè)備檔案)等專門檔案。這也是物業(yè)檔案不同于其他類型的專門檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)。

(二)載體形式多樣化。物業(yè)檔案形式多樣,主要有圖、文字、卡、冊(cè)、表。其中“,圖”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的各類平面圖、示意圖?！拔淖帧笔侵冈谖飿I(yè)服務(wù)活動(dòng)中形成的各類文字材料,包括早期介入文件、接管驗(yàn)收文件、房屋及設(shè)備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業(yè)主和住戶來訪記錄、代收費(fèi)用的協(xié)議等。這部分材料數(shù)量大、種類多,是物業(yè)檔案的主要組成部分?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片,包括設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等?！皟?cè)”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業(yè)主繳費(fèi)手冊(cè)、綠化管理手冊(cè)等。“表”是指房屋驗(yàn)收質(zhì)量登記表、業(yè)戶情況登記表、房屋裝修申請(qǐng)表。

(三)檔案的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù),業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更,住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng),因此,相對(duì)應(yīng)的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去,從而形成物業(yè)檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)———?jiǎng)討B(tài)性較強(qiáng)。

(四)公開性和隱秘性并存。物業(yè)檔案具有一定的公開性,因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況,這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的,如物業(yè)的維修檔案,有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱秘性,因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容,這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的,如業(yè)主(或住戶)的個(gè)人資料、物業(yè)中的產(chǎn)權(quán)資料等。

第一章總則

第一條本合同當(dāng)事人

委托方（以下簡(jiǎn)稱甲方）

企業(yè)名稱：

法定代表人：

注冊(cè)地址：