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1辦公自動(dòng)化的作用和意義

（1）為信息化社會(huì)的發(fā)展提供媒介；

（2）提升信息的快速相應(yīng)能力；

（3）能夠更加準(zhǔn)確和科學(xué)的幫助用戶進(jìn)行決策；

（4）節(jié)省辦公費(fèi)用。

2系統(tǒng)組成

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要包含5個(gè)模塊分別為：

（1）個(gè)人事務(wù)處理系統(tǒng)。其包含待辦事項(xiàng)、電子郵件、個(gè)人文檔、個(gè)人通訊錄以及日程安排。

（2）日常辦公系統(tǒng)。其包括了文件發(fā)放管理、文件接收管理、報(bào)告管理、領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、通知管理、會(huì)議管理以及檔案管理。

（3）資源管理。這一項(xiàng)中包含的內(nèi)同比較少，只有資源中心、車輛管理進(jìn)而會(huì)議室管理三方面。

（4）專業(yè)文件管理。專業(yè)文件管理包括：設(shè)備管理、成本管理以及辦公自動(dòng)化綜合系統(tǒng)其它模塊的合成。

（5）系統(tǒng)管理。這一模塊是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最后一項(xiàng)，其包含的是更多的管理，比如：用戶管理、部門管理、授權(quán)管理、備份管理等。以上五個(gè)模塊主要構(gòu)成成了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其功能要比傳統(tǒng)的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)強(qiáng)大的多，這一系統(tǒng)的應(yīng)用使信息化管理更加方便、快捷，極大地簡(jiǎn)化了辦公步驟與方法，提升了工作效率。

3計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

3.1系統(tǒng)實(shí)用性

在設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公操作系統(tǒng)時(shí)必須要考慮系統(tǒng)的實(shí)用性，將管理信息作為主體，面向辦公單位的日常的信息處理，面向領(lǐng)導(dǎo)的管理決策，面向信息化社會(huì)服務(wù)，及時(shí)進(jìn)行信息交流，最終實(shí)現(xiàn)無紙化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。與此同時(shí)，設(shè)計(jì)的系統(tǒng)操作起來應(yīng)該簡(jiǎn)單、方便，工作人員能夠輕松上手使用。

3.2具備安全可靠

設(shè)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)該進(jìn)行分類授權(quán)，設(shè)置權(quán)限，運(yùn)用自動(dòng)存儲(chǔ)控制等技術(shù)來確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性；利用RAID技術(shù)和備份技術(shù)，保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全可靠。在信息文件的傳遞過程中，對(duì)每一次的改動(dòng)都應(yīng)該記錄下來，等文件正式確定后，要和正文一起歸檔。

3.3確保技術(shù)

應(yīng)該使用基于Browser／Server的三層結(jié)構(gòu)，客戶端與數(shù)據(jù)進(jìn)行連接的時(shí)候必須通過中間事務(wù)層，通過這種方式既能保證數(shù)據(jù)的安全，又能提升處理事務(wù)的效率。中間事務(wù)層主要實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的功能，極大地提升了系統(tǒng)的性能，降低了系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)成本，使系統(tǒng)操作起來更加的便捷?？蛻舳藢g覽器作為操作端，既保證了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的通用性，又不用對(duì)客戶端進(jìn)行維護(hù)。

3.4系統(tǒng)的可維護(hù)性

在系統(tǒng)中使用中間事務(wù)層這類的服務(wù)構(gòu)架，使系統(tǒng)能夠依據(jù)應(yīng)用需求的改變以及應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，更加便捷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展與升級(jí)，能夠根據(jù)用戶自己的需要來設(shè)置工作流程以及文件信息的傳遞的格式，確保系統(tǒng)擁有更高的實(shí)用性。

4技術(shù)的實(shí)現(xiàn)

4.1三層結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中應(yīng)該采用標(biāo)準(zhǔn)的中間件接口，只有這樣的接口才能為插件的研發(fā)提供標(biāo)準(zhǔn)接口。因?yàn)楦鱾€(gè)平臺(tái)的模塊的接口使用的是中間件，所以工作人員在使用的時(shí)候不需要將原本應(yīng)用進(jìn)行大范圍的改動(dòng)，就可以融入到OA平臺(tái)中工作，表現(xiàn)出了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)擁有非常好的兼容性。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中使用WEB技術(shù)與中間件技術(shù)，符合了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展。與此同時(shí)，使用這些技術(shù)也使系統(tǒng)具有更加優(yōu)秀的性能。

4.2自定義技術(shù)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以自定義公文格式與工作表格，讓用戶可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行自我設(shè)計(jì)，這不但簡(jiǎn)化了系統(tǒng)的維護(hù)，還擺脫了對(duì)開發(fā)商的依賴，提升了系統(tǒng)的通用性，這一特性賦予了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更加頑強(qiáng)的生命力。系統(tǒng)的修改編輯界面也直接與office辦公軟件相連接，更突出了系統(tǒng)的通用性。

4.3安全機(jī)制

OA系統(tǒng)是利用信息交換的平臺(tái)與數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)平臺(tái)當(dāng)作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的后臺(tái)，中間層則是進(jìn)行信息處理分析，WEB是系統(tǒng)的前臺(tái)應(yīng)用的三層次結(jié)構(gòu)。這個(gè)系統(tǒng)的后臺(tái)擁有信息交換平與數(shù)據(jù)庫(kù)雙向的安全性。信息交換平臺(tái)的安全等級(jí)為C級(jí)。數(shù)據(jù)庫(kù)也擁有獨(dú)自的安全機(jī)制，它針對(duì)用戶的權(quán)限與密碼制定了限制，阻止非規(guī)定用戶進(jìn)入。除此之外，OA系統(tǒng)本身也擁有一套完善的用戶和權(quán)限管理系統(tǒng)，在不同的模塊上設(shè)置不同的管理員與權(quán)限，可以給特定用戶有限的權(quán)限，這樣的安全設(shè)置既保證了系統(tǒng)的安全性，又使系統(tǒng)操作更加的靈活，方便信息的傳輸與管理。

5總結(jié)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠幫助工作人員使用先進(jìn)的辦公設(shè)備和優(yōu)秀科學(xué)的管理方法來提升他們的工作效率與工作質(zhì)量，使單位的信息化管理更加快速、便捷。它的使用與推廣不但能簡(jiǎn)化信息化辦公的步驟與工作，還會(huì)為企業(yè)或單位節(jié)省開支，獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。

作者：楊麗坤單位：衡水學(xué)院分院