高校檔案資源整合
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高校檔案資源整合范文第1篇
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了巨大變化，信息化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)給檔案管理和檔案信息資源整合利用帶來了新的要求。同時(shí)，由于高校內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門所處工作環(huán)境的變化和新技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用，促使檔案信息內(nèi)容也發(fā)生了很大發(fā)展與變化。另外，元數(shù)據(jù)理論得到不斷應(yīng)用，先進(jìn)的管理方法與管理理念不斷形成并日益成熟，檔案信息處理技術(shù)、檔案信息的管理與組織方式等方面也發(fā)生了新的變化。檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，傳統(tǒng)檔案信息資源整合的工作觀念、意識(shí)、技能、方法均有不同程度的滯后。主要表現(xiàn)在：
⒈檔案信息共建共享意識(shí)薄弱
在高校整體管理工作中，檔案工作經(jīng)常被忽視，各部門的檔案共享意識(shí)薄弱，不能在各項(xiàng)高校工作中貫穿檔案管理思想，僅僅注重本部門或本系統(tǒng)中的應(yīng)用。檔案信息的跨部門、跨系統(tǒng)應(yīng)用形成了阻隔，各自為政，這與檔案工作在高校教學(xué)與管理工作中的弱勢(shì)地位有關(guān)。高校在布置工作時(shí)候，主要以教學(xué)、科研、招生、學(xué)科建設(shè)和基本建設(shè)為主，往往把檔案工作放在可有可無、無關(guān)緊要的次要地位。而且檔案信息在本部門也不受重視，有的兼職檔案員不重視原始檔案資料的收集和整理，造成檔案資料不能及時(shí)歸檔，這樣就造成整體檔案信息共建共享的條塊缺失，造成檔案信息的不完整;有的部門檔案管理人員因考評(píng)機(jī)制不嚴(yán)格而責(zé)任心較差，推諉、拖拉現(xiàn)象嚴(yán)重，對(duì)別部門的信息共享有抵觸心理，“多一事不如少一事”。因此，往往導(dǎo)致檔案材料歸檔不齊全，不完整，不及時(shí)，部門間檔案信息協(xié)作凝滯、割裂，各自為政，檔案信息資源整合工作難度很大。
⒉檔案工作的“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重
近年來，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，高校各業(yè)務(wù)部門建立了自己的信息系統(tǒng)，幾乎有多少個(gè)主要職能部門就會(huì)有多少個(gè)不同的管理信息系統(tǒng)，檔案部門與各業(yè)務(wù)職能部門之間缺乏良好、順暢的文件流轉(zhuǎn)通道，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)只能各行其是，各自為政，形成系統(tǒng)之間、部門之間無法相互連接的“信息孤島”，難于實(shí)現(xiàn)檔案資源在信息化技術(shù)條件下本可以完成的整合與共享。當(dāng)前高校的檔案管理現(xiàn)狀是信息資源難以達(dá)成認(rèn)同和共享，每個(gè)部門使用這些信息時(shí)都要不斷向其他一個(gè)或者幾個(gè)部門索取，且不能隨時(shí)更新，檔案信息整合和利用過程凝滯。
⒊檔案信息資源利用效率較低
由于受傳統(tǒng)思想、思維定勢(shì)以及現(xiàn)實(shí)狀況等因素的制約，高校對(duì)待檔案工作“重保管、輕利用”的現(xiàn)象仍然比較普遍。
（1）傳統(tǒng)檔案思維影響檔案信息提供利用。檔案工作在有的高校管理者心目中，仍然是局限于“收完整”、“分好類”、“保管好”，不知道如何對(duì)其利用與開發(fā);有的部門和主管甚至不知道檔案部門的辦公場(chǎng)所和工作具體內(nèi)容，不知道檔案管理有什么資料，可以查到什么資料，更難談得上利用。部分高校也開展了一些檔案資源利用的有效探索，諸如編撰年鑒、布置校史館、展覽館等，但基本上停留在建檔、管檔上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致許多具有很高價(jià)值的檔案材料不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（2）檔案信息資源的加工程度影響檔案信息提供利用。檔案信息資源的加工程度是影響檔案利用的重要因素之一。檔案信息資源加工質(zhì)量高，分類邏輯清晰，則能更好地適應(yīng)檔案用戶對(duì)檔案信息的需求，檔案信息的利用率和資源共享程度也會(huì)更高。
（3）檔案信息資源的來源和利用渠道影響檔案信息的提供利用。目前，高校檔案信息資源的來源和利用渠道較為單一，較多局限于傳統(tǒng)的來源渠道，對(duì)于新興的電子檔案收集較少，這就造成了信息檔案的來源尚不夠?qū)拸V;另一方面，檔案信息的利用渠道也較為單一，多數(shù)局限于紙質(zhì)檔案，審批程序繁瑣，過程冗長(zhǎng)，嚴(yán)重影響了檔案信息的整合和利用。
⒋檔案服務(wù)高校發(fā)展的意識(shí)和手段相對(duì)滯后
因未實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和網(wǎng)絡(luò)化管理，服務(wù)發(fā)展大局的手段有限，服務(wù)過程較為繁瑣，因此，大多數(shù)高校檔案工作人員采取了“坐等上門”的服務(wù)方式，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，有人查找就定向找一下。同時(shí)，服務(wù)手段較為單一，只能定向查找，不能觸類旁通找到更多的有價(jià)值的檔案信息，從而大大影響了檔案的利用效率。
⒌隊(duì)伍素質(zhì)不高
在檔案信息資源整合工作中，檔案工作者是最具活力、最關(guān)鍵的要素之一。檔案工作者能否充分發(fā)揮主觀能動(dòng)作用，不僅取決于檔案工作人員之間的協(xié)調(diào)，同時(shí)還取決于檔案工作隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)和人員素質(zhì)，包括檔案工作者的學(xué)歷層次、專業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)等，同時(shí)還包括文化素質(zhì)、技能素質(zhì)及職業(yè)道德等水平。首先，檔案從業(yè)者要有良好的知識(shí)素養(yǎng)，要了解高校的教學(xué)和管理工作，才能準(zhǔn)確鑒定檔案價(jià)值。其次，檔案從業(yè)者要有熟練的信息處理能力，不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息管理等能力。
當(dāng)前，由于高校對(duì)檔案工作重視不夠的原因，在檔案管理人員隊(duì)伍的配備上存在著整體水平偏低的現(xiàn)象。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展對(duì)檔案管理水平提出了新的更高要求，檔案管理人員缺少知識(shí)更新，難以適應(yīng)新形勢(shì)、新技術(shù)的工作變化，同時(shí)，各業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員對(duì)檔案工作的積極性不高，往往應(yīng)付差事，人員變動(dòng)快，不能保證檔案工作的穩(wěn)定性。
二、高校檔案信息資源整合的新策略
當(dāng)前高校檔案信息資源整合需要對(duì)癥下藥。元數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，能夠讓檔案部門克服電子檔案管理過程中的這些困難。元數(shù)據(jù)通過對(duì)電子文件的內(nèi)容特征、載體的環(huán)境特征以及電子檔案形成過程中的環(huán)境和背景信息的描述，記錄電子檔案的相關(guān)屬性和背景信息。元數(shù)據(jù)本身是一個(gè)系統(tǒng)，它在電子檔案管理中所存儲(chǔ)的信息與電子檔案的信息內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等是一一對(duì)應(yīng)的，是電子檔案的原始狀態(tài)的紀(jì)錄。研究基于元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的信息資源整合方案，更新觀念意識(shí)，加強(qiáng)部門間協(xié)調(diào)，持續(xù)提高人員培訓(xùn)和能力，形成與各項(xiàng)業(yè)務(wù)協(xié)同推進(jìn)、考核激勵(lì)機(jī)制健全、隊(duì)伍能力持續(xù)提高、管理手段豐富、技術(shù)手段與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息管理新局面，應(yīng)從以下幾項(xiàng)措施入手。
⒈加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源整合和利用的高度認(rèn)識(shí)，提高檔案工作地位，做好基礎(chǔ)工作
檔案信息資源整合是對(duì)現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，目的是使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)、利用，使檔案資源效益的最大化。整合檔案資源是加強(qiáng)資源管理的需要，是提高利用效率的需要，是確保檔案安全的需要，是強(qiáng)化綜合檔案功能、提高綜合檔案地位和職能的需要。因此，高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源整合和利用對(duì)高校整體發(fā)展的支撐作用，將檔案信息工作提高到與其他業(yè)務(wù)同等重要的地位，加強(qiáng)檔案信息整合的基礎(chǔ)工作，主要應(yīng)從以下措施入手。
（1）全面核查，去粗存精，提高檔案加工的效度。由于歸檔階段的不規(guī)范，或因歷史背景的變化等原因，有些檔案信息資源是重復(fù)的或者失去保存價(jià)值的，這些信息資源在整合中應(yīng)該首先剔除，以免在檔案信息資源整合中再次形成浪費(fèi)。
（2）重新梳理、分類、組卷，提高檔案信息的規(guī)范程度。對(duì)檔案信息重新梳理，分類邏輯不清晰的要重新分類，案卷組合不規(guī)范的、組卷過厚、內(nèi)容混雜的應(yīng)進(jìn)行重新組卷，盡可能將相互存在聯(lián)系的文件組合在一起，對(duì)無標(biāo)題或無頁(yè)碼的重新加工填寫。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的高質(zhì)量保存，同時(shí)也為下一步檔案信息整合打下良好的基礎(chǔ)，提高整合利用的效率。
（3）加強(qiáng)各部門歸檔質(zhì)量，從源頭上提高檔案信息資源整合質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)高校各部門兼職檔案管理員的培訓(xùn)，執(zhí)行規(guī)范統(tǒng)一的收集、整理加工、分類、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使各部門的檔案信息形成統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的接口，增強(qiáng)信息的共建共享利用程度。
⒉建立檔案信息資源整合的協(xié)調(diào)機(jī)制，利用元數(shù)據(jù)方案解決“信息孤島”問題
（1）破除信息資源整合的壁壘，形成檔案整合聯(lián)動(dòng)機(jī)制。加強(qiáng)部門間檔案信息資源整合的協(xié)調(diào)機(jī)制，建立一種聯(lián)動(dòng)機(jī)制，改變檔案信息資源整合和利用工作由單一的檔案部門進(jìn)行的現(xiàn)狀，使檔案部門的管理工作向業(yè)務(wù)部門延伸，加強(qiáng)對(duì)于業(yè)務(wù)部門開展檔案工作的指導(dǎo)，與業(yè)務(wù)部門聯(lián)合進(jìn)行檔案信息資源的整合與開發(fā)，實(shí)現(xiàn)互惠互利和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。
（2）檔案信息整合工作前移，實(shí)現(xiàn)前端控制。檔案工作應(yīng)有前端控制思維，提前介入，防止出現(xiàn)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的割裂，減少檔案信息的壁壘。應(yīng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門的信息工作進(jìn)行指導(dǎo)、參與、評(píng)價(jià)與驗(yàn)收，從信息整合的源頭上把關(guān)，形成規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息，增強(qiáng)檔案的規(guī)范性。
（3）利用檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)方案，消除信息孤島的技術(shù)壁壘，收集各系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素。為了打破檔案信息的“孤島”問題，高校研究制定檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)方案，利用已的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定出高校文件實(shí)體、管理信息、流轉(zhuǎn)信息等元素的元數(shù)據(jù)方案，作為捕獲檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)內(nèi)容的重要依據(jù)。開發(fā)檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)封裝功能，對(duì)收集到的元數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批量封裝。
（4）利用元數(shù)據(jù)作為信息檢索媒介，應(yīng)建立起一定規(guī)模的聯(lián)機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)。元數(shù)據(jù)由于其對(duì)著錄信息的改善使得著錄的信息更加豐富和全面，同時(shí)，元數(shù)據(jù)是在電子檔案的形成、使用等過程中形成的，所以元數(shù)據(jù)在電子檔案的管理過程中具有動(dòng)態(tài)的功能。元數(shù)據(jù)可以通過相關(guān)元素建立關(guān)系，豐富了電子檔案的檢索途徑。檢索功能的增強(qiáng)會(huì)給檔案用戶查找和利用電子檔案節(jié)約成本，并且提高查準(zhǔn)率和查全率，使電子檔案的利用更加優(yōu)化。以往各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的檔案信息有一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的檢索界面，有一組適合系統(tǒng)又簡(jiǎn)捷的檢索命令，有一定的檢索入口。通過元數(shù)據(jù)媒介，可以把高校的各自獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案信息整合起來，實(shí)現(xiàn)利用率最大化的目標(biāo)。
⒊強(qiáng)化檔案信息資源整合的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，讓檔案工作深入一線
為了加強(qiáng)檔案信息資源的整合力度，檔案管理工作部門應(yīng)切實(shí)改變“坐等上門”的意識(shí)，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)觀念。對(duì)于業(yè)務(wù)部門的重要工作和項(xiàng)目，應(yīng)于啟動(dòng)之初即開展主動(dòng)咨詢、指導(dǎo)和督促，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作在策劃階段的檔案工作部署，搶先一步，穩(wěn)占先機(jī)，增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性;對(duì)各業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)于立項(xiàng)時(shí)即介入，確保該系統(tǒng)中檔案信息生成、保存、收集、上交等功能的全面實(shí)現(xiàn)，增強(qiáng)信息系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的對(duì)接，形成業(yè)務(wù)信息與檔案信息的共建共享;加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門原始檔案的收集收繳，定期督促，及時(shí)歸檔;加強(qiáng)檔案信息利用的主動(dòng)服務(wù)工作，對(duì)重要工作、重要項(xiàng)目要主動(dòng)向業(yè)務(wù)部門提出檔案信息查詢和借鑒建議。通過這些措施，讓檔案信息實(shí)現(xiàn)共建共享，真正走進(jìn)一線。
⒋建立和完善檔案信息資源整合的考核考評(píng)激勵(lì)機(jī)制，讓檔案工作由“要我做”變?yōu)椤拔乙觥?/p>
為了促進(jìn)檔案信息資源整合，高校應(yīng)逐步建立和完善檔案信息資源整合的考核考評(píng)及激勵(lì)機(jī)制，增加檔案信息工作人員的動(dòng)力和成就感。為此，高校應(yīng)將檔案信息資源整合工作納入到半年、年終績(jī)效考核指標(biāo)中，加強(qiáng)對(duì)各部門、檔案管理員的考核力度，并形成退出機(jī)制，及時(shí)更換不稱職的兼職檔案管理員。同時(shí)，要強(qiáng)化激勵(lì)措施，以獎(jiǎng)為主，提高檔案信息資源整合的積極性與主動(dòng)性，讓檔案工作由“要我做”變?yōu)椤拔乙觥薄?/p>
⒌加強(qiáng)檔案信息人員培訓(xùn)，促進(jìn)檔案信息資源整合技術(shù)手段的與時(shí)俱進(jìn)
高校檔案資源整合范文第2篇
【關(guān)鍵詞】高職院校；電子檔案；整合管理
【中圖分類號(hào)】TU 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）18-0031-02
受信息時(shí)代的影響，檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)時(shí)代進(jìn)入電子時(shí)代。所謂電子檔案，就是經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的各類資料的集合體。與過去的檔案管理方式相比，電子檔案能及時(shí)整合現(xiàn)有的信息資源，憑借二進(jìn)制數(shù)據(jù)處理方式，將學(xué)生的德、智、體等基本情況在管理過程中凸顯出來。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式是將圖片、文字等以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行分類存放，不方便檔案的存儲(chǔ)與查找。而電子檔案管理卻解決了這一難題，它能將眾多的圖片、文字和視頻等轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式儲(chǔ)存起來，比紙質(zhì)檔案更容易管理和查閱。
高職院校采用的電子檔案管理方式，一方面極大地滿足了學(xué)校改革、發(fā)展的需要，另一方面則推動(dòng)了文件、檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。
一、高職院校電子檔案管理現(xiàn)狀
合理運(yùn)用各類檔案是電子檔案建立與完善的最終目的，也是社會(huì)服務(wù)意識(shí)的充分體現(xiàn)。目前我國(guó)高職院校電子檔案管理還存在不少問題，距離整合管理目標(biāo)還有不少差距。比如，缺乏先進(jìn)的技術(shù)支持與及時(shí)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；管理觀念的差異，管理方式的滯后，也拖了電子檔案整合管理的后腿。由于各高校對(duì)信息的孤立存儲(chǔ)，不重視教學(xué)與科研方面的信息交流，忽視資源共享的重要作用，致使得電子檔案的整合管理面臨諸多的問題，加大了整合管理的難度[1]。要實(shí)現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理，就必須了解高職院校電子檔案管理的現(xiàn)狀，從而對(duì)癥下藥找出解決問題的辦法。那么，高職院校電子檔案管理工作在目前到底存在著什么問題呢？
（1）電子檔案管理方式較為傳統(tǒng)。目前，眾多高職院校的電子檔案管理仍然采用過去的傳統(tǒng)管理方式，不注重信息的交流與共享，這就在一定程度上影響了電子檔案管理特有建設(shè)屬性的充分發(fā)揮，導(dǎo)致高職院校電子檔案管理仍處于滯后的狀態(tài)，造成信息資源利用的不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象，無法體現(xiàn)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。[2]
（2）電子檔案技術(shù)裝備落后。當(dāng)前，不少高職院校的電子檔案還缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備，而數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴性是比較強(qiáng)的，這對(duì)電子檔案的管理帶來了一定困難。由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年就讀不出數(shù)據(jù)。數(shù)字信息技術(shù)是載體、記錄格式、軟件、硬件等有機(jī)的集合，即使記錄載體完好，如果檢索、輸出或編輯它的軟件中任何一項(xiàng)技術(shù)過時(shí)，都將影響電子檔案信息的讀出。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有著良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存。因此，有條件的檔案部門已率先配備了光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上，但刻錄儀一時(shí)還難以普及。電腦病毒的橫行，再加黑客的惡意攻擊，軟件落后、不適用和安全性差，使得檔案信息的安全和保密也受到威脅。
由此可見，沒有先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備的支持，提升高職院校電子檔案管理水平就是一句空話。
（3）分散管理不能滿足人們需求。據(jù)相關(guān)資料顯示，目前，高職院校的眾多學(xué)生與老師如果想?yún)⒓痈黝惿鐣?huì)活動(dòng)，或者出國(guó)深造、評(píng)職稱、被舉薦等，都需要所在院校提供相應(yīng)的檔案資料進(jìn)行證明。由于現(xiàn)階段高職院校的電子檔案管理還較為分散，信息資源未能整合，這就直接影響這些檔案的及時(shí)輸出，有可能貽誤相關(guān)人士的工作。盡管現(xiàn)階段高職院校檔案管理已在逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化，但依然不能滿足人們?cè)谏鐣?huì)生活諸多方面的與日俱增的需求。
二、如何實(shí)現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理
從目前國(guó)內(nèi)外電子檔案整合管理的經(jīng)驗(yàn)來看，分散與集中管理，已成為電子檔案管理中的兩種重要方式。本文所探討的整合管理是與集中管理相一致的。所謂整合管理，就是忽略電子檔案的負(fù)載方式，重視其數(shù)據(jù)要求和各類形式，合理運(yùn)用檔案機(jī)構(gòu)對(duì)信息進(jìn)行控制與組織，使其達(dá)到整合管理的目的。現(xiàn)階段，發(fā)達(dá)國(guó)家如美國(guó)主要采用集中管理方式，并形成一種靈活多變、合理有效的管理模式，很值得我們借鑒。
要實(shí)現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理，就必須從以下幾方面做起：
（1）建立并逐步完善檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)。進(jìn)行電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個(gè)高職院校之間的檔案提空機(jī)構(gòu)，逐步達(dá)到檔案管理的社會(huì)化和檔案服務(wù)的大眾化。對(duì)此，教育主管部門應(yīng)統(tǒng)籌并確定好檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，使其負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的的檔案管理制度，及時(shí)調(diào)配信息資源，協(xié)調(diào)各高職院校之間的關(guān)系等。當(dāng)然，還需要各高職院校的主動(dòng)參與與配合，積極組建、整合聯(lián)動(dòng)的檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)高職院校之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。高職院校中有檔案管理專業(yè)的可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)工作，條件允許的話，可承接檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)的有關(guān)會(huì)議，從而調(diào)動(dòng)其他高職院校對(duì)電子檔案整合管理工作的積極性和主動(dòng)性，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合管理目標(biāo)做好準(zhǔn)備工作。
（2）積極提升電子檔案整合管理的效能。電子檔案的整合管理，就是一種簡(jiǎn)便快捷的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)，它主要負(fù)責(zé)相關(guān)電子檔案文件的歸類整理、及時(shí)更正變動(dòng)的電子檔案、做好組卷工作、編寫檔案檢索目錄以及相關(guān)電子檔案的查閱工作等。靈活多變、自主查閱的電子檔案管理需要先進(jìn)的技術(shù)支持。它包含著眾多的子系統(tǒng)，各類檔案數(shù)字化的過程中還涉及到相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、文件的正確儲(chǔ)存形式等必須解決的問題。為此，需要充分利用文字辨別技能、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子檔案整合管理技術(shù)等。高職院校需要將校園網(wǎng)與支持電子檔案整合的網(wǎng)絡(luò)相連接，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)對(duì)外全部數(shù)據(jù)的綜合管理，逐步建立各院校之間的有效信息交流，做好搜集、分析、統(tǒng)計(jì)與使用電子檔案的各項(xiàng)工作。另外，高職院校還應(yīng)著力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)，定期對(duì)他們進(jìn)行技術(shù)與理論培訓(xùn)，使其能夠熟練應(yīng)用文件儲(chǔ)存形式的兼容技術(shù)、電子檔案加密技術(shù)、確保數(shù)據(jù)安全以及正確呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的技術(shù)等，為構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)做好人才支持。[3]
（3）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化電子檔案的整合管理。在電子檔案整合管理的探析中，需要明確電子檔案的最終服務(wù)目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)的價(jià)值等。對(duì)電子檔案整合管理而言，保證信息資源的正確性與合理性是其重要的前提之一。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，高職院校檔案的建立，主要是為學(xué)生的離校、就業(yè)，為教師的考評(píng)、晉升職稱等提供相應(yīng)的材料證明。但在實(shí)際的使用過程中，如果能定期認(rèn)證知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及合理使用與歸檔各類文書等，就可有效地指導(dǎo)院校的科研工作，及時(shí)地設(shè)立教學(xué)目標(biāo)等。例如，各高職院校的科研成果、優(yōu)秀課題等，僅在各自院校的檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行分類保存，于是造成科研人員，社會(huì)公眾或普通用戶不能有效利用此類成果，這就在一定程度上封閉了最新的科研信息，影響了科技成果的傳播、轉(zhuǎn)化和利用，給經(jīng)濟(jì)社會(huì)帶來不必要的損失。因此，需要進(jìn)一步增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)意識(shí)，充分利用好校園網(wǎng)，以更好地進(jìn)行電子檔案的整合管理。[4]
（4）加大資金投入，做好電子檔案的安保工作?？萍际前央p刃劍，帶來眾多便利的同時(shí)，也將產(chǎn)生不可避免的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此我們應(yīng)予高度重視。要實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化目標(biāo)，就必須做好安全保障工作。在信息資源共享的過程中，不法黑客會(huì)通過各種違規(guī)渠道搜集各類信息，從而導(dǎo)致高職院校電子檔案信息的泄漏。因此，高職院校應(yīng)根據(jù)自身的資金、技術(shù)、電子檔案等情況采取相應(yīng)的解決措施。比如可以通過設(shè)立抵抗病毒侵入的防火墻，及時(shí)做好院校教務(wù)處網(wǎng)絡(luò)、各類軟件以及全部數(shù)據(jù)庫(kù)的加密工作，并設(shè)立相應(yīng)的輔助系統(tǒng)及時(shí)跟蹤與維護(hù)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行殺毒清理。這些措施雖然能夠解決部分的電子檔案安全性問題，但欲要從根本上做好電子檔案的整合管理，還需要大量的資金支持，對(duì)電腦及電子檔案的有關(guān)器材更新?lián)Q代，以提高其安保性能，切實(shí)保證電子檔案的安全性和保密性。 [5]
三、結(jié) 語
電子檔案整合管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物，亦是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、國(guó)企私企以及包括高等學(xué)校在內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理之所必需。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、科技教育現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，電子檔案的整合管理日益顯示出它的先進(jìn)性、優(yōu)越性和高效性，因此高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)電子檔案的整合管理予以高度的重視與大力的支持，要結(jié)合本校的實(shí)際情況，綜合考量自身的技術(shù)力量、資金投入、人才隊(duì)伍、教學(xué)水平、科研成果等狀況，制定出既符合本校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，又切合當(dāng)前實(shí)際情況的電子檔案整合管理的目標(biāo)、任務(wù)、機(jī)制和措施，同時(shí)還應(yīng)加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，更新電子檔案設(shè)備，建立、完善檔案管理機(jī)構(gòu)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，提升電子檔案整合管理水平，從而為高職院校的教學(xué)與科研提供信息資源共享平臺(tái)，為高職院校的不斷發(fā)展，為我國(guó)的高等職業(yè)技術(shù)教育做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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[3]駱文炎，何瑤偉，馮旭芳.高職院校文化建設(shè)路徑研究[J]. 中國(guó)高教研究. 2011（06）
高校檔案資源整合范文第3篇
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化檔案資源;網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ);數(shù)據(jù)庫(kù)
一、高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)的前提
1.良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為支持
計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用及良好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是建設(shè)數(shù)字資源的前提。我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施近幾年發(fā)展迅猛,而近幾年,我國(guó)高校的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境也得到了極大的改善。我國(guó)高校鏈接internet的主渠道――cernet,已發(fā)展成為我國(guó)第二大互聯(lián)網(wǎng),自有光纖20000多公里,覆蓋全國(guó)31個(gè)省市200多座城市,獨(dú)立的國(guó)際出口帶寬已達(dá)1020M。
絕大多數(shù)高校建立了主干網(wǎng)為千兆以太網(wǎng),出口帶寬已經(jīng)達(dá)到或超過了100M的校園高速計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。但是,數(shù)字檔案的資源建設(shè)相對(duì)滯后,并存在布局不合理、覆蓋面不全、重復(fù)率較高、缺乏宏觀調(diào)控的問題。據(jù)調(diào)查,目前我國(guó)某些高校數(shù)據(jù)庫(kù)已多達(dá)200多個(gè),而另外一些高校數(shù)據(jù)庫(kù)不過幾個(gè)。這種數(shù)字資源占有上的兩級(jí)分化,對(duì)許多高校教學(xué)科研工作產(chǎn)生了極大的制約。所以,數(shù)字檔案資源的建設(shè)有賴于良好的網(wǎng)絡(luò)通信條件。
2.網(wǎng)絡(luò)獲取數(shù)字化檔案資源成為主流方式
當(dāng)前,數(shù)字化獲取已經(jīng)成為教學(xué)科研人員的主流方式。美國(guó)國(guó)家基金會(huì)的報(bào)告指出,在自然科學(xué)和工程技術(shù)的許多領(lǐng)域,科研人員獲取最新信息的途徑首先是萬維網(wǎng),然后是與影本和學(xué)術(shù)會(huì)議,此后才是科技期刊。對(duì)中國(guó)科學(xué)院研究人員的調(diào)查表明,多數(shù)研究人員主要依靠網(wǎng)絡(luò)獲取數(shù)字化資源。在高校,大多數(shù)教職人員和研究生傾向用電子期刊取代印刷型期刊,并且科學(xué)研究本身正走向E――Science,教學(xué)環(huán)境走向e―leaming,因而,高等學(xué)校必須因勢(shì)利導(dǎo),大力建設(shè)自己的數(shù)字資源體系。
3.高校自身適應(yīng)信息需求的發(fā)展變化
近年來,我國(guó)高校規(guī)模不斷擴(kuò)大,綜合性愈來愈強(qiáng),學(xué)科門類愈來愈多。數(shù)字化也滲透在學(xué)校教學(xué)、科研、管理、公共服務(wù)以及學(xué)校生活等各個(gè)方面,核心工作圍繞著人才培養(yǎng)環(huán)境和科研環(huán)境的構(gòu)建而展開。高校擴(kuò)招另一個(gè)直接影響就是教師隊(duì)伍總量與結(jié)構(gòu)取得顯著進(jìn)展,高校教學(xué)科研的信息需求迅速擴(kuò)大并呈現(xiàn)學(xué)科范圍大且每一學(xué)科信息資源需求量相對(duì)較少的局面,即用戶薄層問題凸現(xiàn)。
4.硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的支持
隨著網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化的發(fā)展,一個(gè)相對(duì)比較完善的數(shù)字化檔案資源空間已經(jīng)開始形成。
高校數(shù)字化檔案資源體系的建設(shè)除了必要的經(jīng)費(fèi)支持、良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、豐實(shí)的數(shù)字資源基礎(chǔ),還必須有先進(jìn)實(shí)用的應(yīng)用系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備。諸如電子書加工工具、數(shù)據(jù)庫(kù)制作與系統(tǒng)、異構(gòu)統(tǒng)一檢索平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)信息資源搜集與整合系統(tǒng)、個(gè)性化定制服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字參考咨詢系統(tǒng)等系統(tǒng)軟件,及數(shù)字化加工設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備、高性能服務(wù)器和交換設(shè)備等硬件,在國(guó)內(nèi)外已經(jīng)比較成熟并已商業(yè)化。
二、如何加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源的建設(shè)
國(guó)外高校在信息化建設(shè)方面非常關(guān)注數(shù)字資源的提供,較少?gòu)?qiáng)調(diào)高度的系統(tǒng)集成;在數(shù)字校園實(shí)踐中十分關(guān)注學(xué)習(xí)活動(dòng)、協(xié)同科研以及校園綜合信息環(huán)境建設(shè),管理信息系統(tǒng)在數(shù)字校園中相對(duì)弱化;在數(shù)字校園應(yīng)用中注重提高學(xué)生和教師的整體信息素養(yǎng),增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化教學(xué)、科研和生活環(huán)境的適應(yīng);在數(shù)字校園的研究中積極關(guān)注未來教育形態(tài),探索移動(dòng)通訊、網(wǎng)格計(jì)算、分布存儲(chǔ)等對(duì)教育形態(tài)的影響。
1. 數(shù)字化檔案的資源建設(shè)要總體規(guī)劃,分步實(shí)施;
高校需要仔細(xì)分析自身現(xiàn)狀,建立統(tǒng)一的數(shù)字資源導(dǎo)航系統(tǒng),穩(wěn)固基礎(chǔ)設(shè)施,后構(gòu)建應(yīng)用系統(tǒng)。由于網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字資源數(shù)量多、分布散、魚龍混雜,收集、整理的工作量大,以個(gè)體為單位是很難進(jìn)行全面管理的。
2. 數(shù)字化檔案資源的建設(shè)要強(qiáng)化應(yīng)用,講求實(shí)效;
系統(tǒng)構(gòu)建之后,需要制定相應(yīng)的管理與技術(shù)規(guī)范,例如:首先要規(guī)定收集積累范圍,從記錄信息內(nèi)容上要收集積累哪些電子文件(可以參照本企業(yè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍),從類型上需要收集積累哪些電子文件。建立運(yùn)行機(jī)制和服務(wù)體系,進(jìn)行持續(xù)的人員培訓(xùn)來強(qiáng)化應(yīng)用、產(chǎn)生實(shí)效。領(lǐng)導(dǎo)層、全校師生和管理人員的信息觀念和素養(yǎng)、穩(wěn)定高效的技術(shù)隊(duì)伍和規(guī)范化的管理,這對(duì)于系統(tǒng)的應(yīng)用缺一不可。
3.數(shù)字化檔案的建設(shè)應(yīng)資源共享,多快好省;
互聯(lián)網(wǎng)具有跨越時(shí)間、空間的優(yōu)越性,數(shù)字資源借助互聯(lián)網(wǎng)更容易實(shí)現(xiàn)共建共享。但是,高校內(nèi)部的數(shù)字資源的合作共建,并沒有因此而加快步伐。除了觀念落后外。最主要的原因在于缺乏一個(gè)統(tǒng)一的、權(quán)威的、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的職能機(jī)構(gòu)來規(guī)劃、協(xié)調(diào)、組織實(shí)施全省高校數(shù)字資源的共建。缺乏數(shù)字資源共享的社會(huì)氛圍,。共享能使自己受益”的觀念還沒有被接受,缺乏共建共享的機(jī)制。
4. 建立資源豐富的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),拓展應(yīng)用范圍;
注重?cái)?shù)據(jù)資源的共享和數(shù)據(jù)挖掘,各應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享可以避免系統(tǒng)之間的割裂和數(shù)字孤島。共享資源庫(kù)是各類應(yīng)用(尤其是教學(xué)與科研應(yīng)用)的基礎(chǔ),目前的一些研究已經(jīng)提出了不同應(yīng)用建立不同資源中心(如網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源中心)的概念,強(qiáng)調(diào)資源中心的資源共享不僅在校園內(nèi),而且需要拓展到校際。
5.采集數(shù)字化檔案資源,提供統(tǒng)一的訪問平臺(tái);
網(wǎng)上信息是直接的、動(dòng)態(tài)的,網(wǎng)狀的,其類型繁雜,形式多樣,當(dāng)前每種電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)都是一個(gè)具有相當(dāng)檢索功能的、各自能夠獨(dú)立待命對(duì)部分文獻(xiàn)加以揭示和控制的系統(tǒng)。當(dāng)越來越多的數(shù)據(jù)庫(kù)檢索瀏覽平臺(tái)成為用戶累贅的時(shí)候,人們希望尋求一種對(duì)眾多數(shù)據(jù)庫(kù)檢索瀏覽都適用的平臺(tái)口,在統(tǒng)一的界面中輸出檢索結(jié)果,讓用戶以最快的速度,查找到自己所需的原文獻(xiàn)。如何整合數(shù)字化資源使來自不同格式不同類型的數(shù)字資源實(shí)現(xiàn)無縫鏈接,為用戶提供一站式檢索服務(wù),已成為數(shù)字圖書館建設(shè)中的一個(gè)全新的課題。
三、結(jié)束語
通過以上論述我們認(rèn)識(shí)到,數(shù)字資源的關(guān)鍵在于充分共享, 它的建設(shè)更是各個(gè)高校創(chuàng)建自身品牌的重要手段,是各高校整體建設(shè)不可分割的一個(gè)部分,而數(shù)字檔案作為一個(gè)高校的重要資源,它的建設(shè)需要結(jié)合各高校發(fā)展的總體目標(biāo),揚(yáng)長(zhǎng)避短,構(gòu)建體現(xiàn)自身特色的應(yīng)用系統(tǒng)?；诰W(wǎng)格技術(shù)的信息分布和資源整合也在不斷的研究和探討中,高校的數(shù)字資源整合任重而道遠(yuǎn)。
【參考文獻(xiàn)】
高校檔案資源整合范文第4篇
>> 淺析大數(shù)據(jù)背景下云會(huì)計(jì)條件下的信息資源共享 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)學(xué)檔案信息資源整合與共享分析 大數(shù)據(jù)背景下高校信息資源共享庫(kù)建設(shè)探究 區(qū)域教育信息資源共建共享的實(shí)踐探索 智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享模式研究 信息資源共建共享模式及其理論基礎(chǔ)研究 基于大數(shù)據(jù)的政府信息資源共享模式探討 JALIS信息資源共建共享模式研究 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源共建共享模式與標(biāo)準(zhǔn)化研究 淺談云計(jì)算模式下軍校信息資源共建共享研究 檔案信息資源共享平臺(tái)下教育大數(shù)據(jù)的安全保障研究 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案信息資源利用問題研究 大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館電子信息資源建設(shè)與服務(wù) 大數(shù)據(jù)背景下的信息資源管理與利用 檔案信息資源的共建共享 大數(shù)據(jù)下的檔案信息資源服務(wù)研究 芻議網(wǎng)絡(luò)背景下圖書館信息資源的共建共享 淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)信息資源整合與共享 圖書館信息資源的共建是共享的基礎(chǔ) 共建共享品質(zhì)教育：基礎(chǔ)教育改革的杭州模式 常見問題解答 當(dāng)前所在位置：.
[2]康路晨.一本書讀懂大數(shù)據(jù)時(shí)代 [M].北京：民主與建設(shè)出版社，2015.4：3.
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高校檔案資源整合范文第5篇
一、高校數(shù)字視頻檔案整合的必要性
（一）高校數(shù)字視頻檔案分散、無序、缺乏系統(tǒng)性的現(xiàn)狀，迫切要求對(duì)其進(jìn)行資源整合。視頻文件圖文并茂、有聲有色，其引人入勝的視聽效果，傳達(dá)著文字所不能表達(dá)的信息內(nèi)涵，但由于缺乏統(tǒng)一的質(zhì)量控制和管理，導(dǎo)致視頻檔案質(zhì)量良莠不齊，且呈分散、無序狀態(tài)，如部分高校的檔案館、圖書館、網(wǎng)絡(luò)中心、教務(wù)處等部門分散建設(shè)視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得視頻資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)明顯受到限制。因此，對(duì)視頻檔案資源進(jìn)行積極有效的優(yōu)化整合顯得尤為迫切。
（二）滿足用戶多樣性信息需求的必然。美國(guó)實(shí)驗(yàn)心理學(xué)家赤瑞特拉（Treicher）所作的實(shí)驗(yàn)表明：人類大腦從外界獲取的信息，83%來自視覺，11%來自聽覺，來自所有其他感覺通道的信息不超過6%。隨著多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的快速發(fā)展，用戶對(duì)檔案的利用需求不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱和電子文獻(xiàn)閱覽，視頻資源已成為人們獲取信息的重要渠道。據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）的《第33次中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示，截至2013年12月，中國(guó)網(wǎng)絡(luò)視頻用戶規(guī)模達(dá)4.28億，較上年底增加5637萬人，增長(zhǎng)率為15.2%。網(wǎng)絡(luò)視頻使用率為69.3%，與上年底相比增長(zhǎng)3.4個(gè)百分點(diǎn)。視頻資源以其豐富的信息承載能力，直觀、生動(dòng)的展現(xiàn)方式，受到越來越多用戶的青睞。因此，加強(qiáng)對(duì)視頻檔案的整合，實(shí)現(xiàn)資源共享，為利用者提供多層次的檔案信息服務(wù)，以滿足用戶對(duì)檔案的利用需求。
二、高校數(shù)字視頻檔案的整合與利用措施
（一）建設(shè)數(shù)字視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
建設(shè)數(shù)字視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有以下三點(diǎn)要求：第一，統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)分工，避免視頻資源重復(fù)建設(shè)和低水平建設(shè)；第二，遵循系統(tǒng)性、完整性原則，注重視頻檔案的積累和更新，保證視頻檔案的完整、系統(tǒng)和連貫性；第三，規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，包括視頻格式標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等。 廣州市地方技術(shù)規(guī)范《聲像檔案質(zhì)量要求》（DBJ440100/T121-2012）于2012年4月1日正式實(shí)施，該規(guī)范分為照片、音頻、視頻三部分，其中視頻部分規(guī)范了視頻檔案的術(shù)語、分類、收集、質(zhì)量要求、保管條件和質(zhì)量檢測(cè)指標(biāo)及手段，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)視頻檔案領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的空白。
1.數(shù)字視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容建設(shè)
首先，從視頻檔案的內(nèi)容價(jià)值角度，有重要保存價(jià)值的視頻檔案應(yīng)作為數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重點(diǎn)資源；其次，從利用者需求角度，開展以用戶需求為導(dǎo)向的視頻數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；最后，從視頻資源的質(zhì)量角度，優(yōu)先考慮畫面質(zhì)量?jī)?yōu)、音質(zhì)好、清晰度高、格式標(biāo)準(zhǔn)的視頻檔案資源。
2.數(shù)字視頻檔案的著錄信息建設(shè)
視頻資源信息量大，其著錄信息的完整、準(zhǔn)確程度直接影響視頻檔案的檢索利用效果。數(shù)字視頻檔案的著錄信息包括：視頻題名、內(nèi)容說明、主題詞、責(zé)任者、版權(quán)、語種、格式、來源、關(guān)聯(lián)、權(quán)限管理等。在對(duì)視頻檔案進(jìn)行描述過程中，除了題名、責(zé)任者、格式等基礎(chǔ)信息的著錄，還要重視關(guān)聯(lián)信息的建設(shè)，如視頻腳本文字、制作視頻的文案策劃稿等信息的保存；建立視頻資料和有關(guān)館藏文字資料的相互索引鏈接，如保存國(guó)家級(jí)精品課程教學(xué)視頻的同時(shí)，附上該精品課程的公布文件、課程負(fù)責(zé)人科研成果等關(guān)聯(lián)信息，讓師生在利用文字資料時(shí)知道還有相關(guān)視頻檔案，閱覽視頻資料時(shí)知道有哪些相關(guān)文字資料，從而提升檔案資源的價(jià)值。
（二）應(yīng)用視頻點(diǎn)播技術(shù)
視頻點(diǎn)播技術(shù)簡(jiǎn)稱VOD（Video on Demand），又稱交互式視頻點(diǎn)播系統(tǒng)，意即根據(jù)用戶的需要播放相應(yīng)的視頻資源。
高校視頻檔案資源具有教育性、學(xué)術(shù)性、權(quán)威性和知識(shí)性等特點(diǎn)，檔案部門可充分發(fā)揮這一資源優(yōu)勢(shì)，利用視頻點(diǎn)播系統(tǒng)的雙向交互性，將視頻檔案存入VOD系統(tǒng)資源庫(kù)中，如反映高校各個(gè)發(fā)展時(shí)期辦學(xué)特色、重大成就、教學(xué)活動(dòng)、精神風(fēng)貌等視頻資源，讓用戶通過統(tǒng)一的點(diǎn)播界面自主選擇要觀看的視頻資源，真正實(shí)現(xiàn)“想看什么看什么，想什么時(shí)候看什么時(shí)候看”的遠(yuǎn)程服務(wù)。視頻點(diǎn)播系統(tǒng)不僅具有一對(duì)一的特性，還支持多點(diǎn)并發(fā)，同一視頻資源可供多人同時(shí)在線觀看，從而提高了視頻檔案服務(wù)的受眾面，使視頻資源得到更廣泛和有效的利用。
視頻點(diǎn)播系統(tǒng)為檔案服務(wù)創(chuàng)新提供了一個(gè)新的平臺(tái)，使檔案利用服務(wù)內(nèi)容更加豐富、服務(wù)手段更加多樣，并突破了時(shí)間和空間的限制。高校檔案部門以數(shù)字化校園建設(shè)為契機(jī)，積極開展數(shù)字文化服務(wù)，使其成為校園文化建設(shè)的重要組成部分，有利于提高認(rèn)可度。
（三）開展數(shù)字視頻檔案的編研工作
高校檔案部門可圍繞高校重大事件、重大活動(dòng)、熱點(diǎn)問題來確定編研選題，基于館藏視頻檔案資源進(jìn)行二次開發(fā)，運(yùn)用多媒體技術(shù)手段，制作專題視頻，形成視頻資源開發(fā)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。檔案部門通過出版專題視頻光盤、網(wǎng)絡(luò)媒體專題視頻等方式進(jìn)行宣傳、推介，提升公眾形象。
三、要注意的幾個(gè)問題
（一）數(shù)字視頻檔案的質(zhì)量控制和成本控制
視頻文件風(fēng)險(xiǎn)管理不當(dāng)，極易造成視頻文件質(zhì)量缺損，包括不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不完整、不可讀、不可用等不可逆的情況。低質(zhì)量或不合格的視頻檔案不但造成視頻資源價(jià)值貶值， 還可能造成社會(huì)活動(dòng)和科技生產(chǎn)活動(dòng)的混亂，甚至造成經(jīng)濟(jì)、政治、歷史文化等方面的損失。因此，對(duì)視頻檔案進(jìn)行質(zhì)量控制，是保證視頻檔案資源整合和利用順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。
視頻檔案的質(zhì)量控制包括前端控制和過程控制。前端控制是在數(shù)字視頻鑒定歸檔之前實(shí)施有效的控制措施，以確保視頻的真實(shí)性、完整性、安全性以及標(biāo)準(zhǔn)化要求，包括對(duì)拍攝設(shè)備的要求、拍攝環(huán)境要求、攝錄模式設(shè)定、聲音和畫面的組合要求、視頻攝錄格式要求，擴(kuò)展到對(duì)攝錄人員的要求等。視頻檔案的過程控制包括對(duì)視頻檔案的形成積累控制、收集整理控制和保管利用控制等。
由于視頻檔案的攝錄、采集、存儲(chǔ)設(shè)備昂貴，且資源開發(fā)制作、技術(shù)處理成本高，因此視頻檔案資源建設(shè)切忌盲目投入人力、財(cái)力和物力，以免造成不必要的浪費(fèi)。高校海量的數(shù)字視頻檔案價(jià)值各異，根據(jù)成本效益原則，應(yīng)將投入重點(diǎn)放在最有保存價(jià)值的視頻檔案的保管和開發(fā)利用上，以有效控制資源建設(shè)成本。
（二）合作共建視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，避免重復(fù)建設(shè)
視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要耗費(fèi)大量的人、財(cái)、物，僅由高校檔案部門單獨(dú)建庫(kù)容易受到技術(shù)、信息資源的制約，難以保障建庫(kù)質(zhì)量，與建庫(kù)的規(guī)?；l(fā)展要求相悖。高校圖書館、網(wǎng)絡(luò)中心等部門都有開展視頻資源建設(shè)，內(nèi)容主要涉及課堂教學(xué)、校園文化建設(shè)等。圖書館在數(shù)字資源建設(shè)方面具有專業(yè)優(yōu)勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)中心在視頻資源建設(shè)上有專業(yè)技術(shù)支持。高校檔案部門作為視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的主要機(jī)構(gòu)，要樹立合作與開放的意識(shí)，改變視頻資源建設(shè)“單打獨(dú)斗”的局面，從推進(jìn)資源共享的要求出發(fā)，積極主動(dòng)與圖書館、網(wǎng)絡(luò)中心等部門在技術(shù)、資源等方面進(jìn)行交流合作，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，走聯(lián)合共建之路，避免重復(fù)建設(shè)。
（三）高校檔案工作者信息服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變及相關(guān)專業(yè)素質(zhì)的提升
視頻資源是高校檔案部門必須面對(duì)的資源建設(shè)領(lǐng)域，該資源建設(shè)是一項(xiàng)大工程，部分檔案工作者對(duì)視頻檔案開發(fā)利用的相關(guān)專業(yè)知識(shí)掌握不夠，如缺乏攝像、視頻制作、文案編輯及策劃等技能，無法借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段進(jìn)行深度開發(fā)，難免有畏難情緒。
