強化檔案管理為財政中心工作服務

近年來，在各級領導的高度重視和檔案部門的指導下，我市財政系統(tǒng)本著“依法治檔、強化基礎、管理創(chuàng)優(yōu)、利用創(chuàng)效”的檔案工作目標，堅持把依法治檔、服務財政中心工作作為搞好檔案工作的核心來抓，健全檔案機構(gòu)和組織，完善檔案規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，努力開發(fā)利用檔案信息資源，目前，全市財政系統(tǒng)已經(jīng)建立了綜合檔案室個（含市局），有專兼職檔案員人，1991年，市局機關(guān)綜合檔案室被評審認定為省一級目標管理單位，2000年晉升為省特級。-2005年，局屬個二級單位、9個基層所檔案管理被評審認定為省級目標管理單位，局機關(guān)及系統(tǒng)檔案管理工作進一步規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，較好地實現(xiàn)了檔案工作為領導服務、為基層單位服務、為財政中心工作服務的宗旨，有力地促進了地方經(jīng)濟的發(fā)展和財政改革的深化?，F(xiàn)將近年來我們所做的工作簡要匯報如下：

一、強化領導，狠抓落實，檔案組織管理不斷健全

自2000年我局檔案工作升省特級之后，我們從檔案利用的實踐中充分認識到檔案管理工作的重要地位和作用，為此，局黨組高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作作為提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量，搞好財政工作的一項重要內(nèi)容來抓，通過近年來的常抓不懈，全員檔案管理意識得以提升，檔案管理體制得以健全，檔案管理制度日趨嚴謹，使全局的檔案管理工作取得了長足的進展。

一是加強檔案工作的組織領導。針對近年來我市財政系統(tǒng)機構(gòu)和人員特別是局黨組成員變動較為頻繁的實際情況，我們及時調(diào)整和充實檔案管理工作的領導力量和組織機構(gòu)。市局機關(guān)和局屬二級單位都分別成立了由局長掛帥、分管副局長負責，辦公室主任主抓的檔案工作領導小組和檔案工作鑒定小組，配備了專職或兼職檔案管理員，明確了分管領導、責任部門和工作人員，對本系統(tǒng)的檔案工作履行監(jiān)督、檢查和指導的職責，并堅持做到“三個納入”：即將檔案工作納入領導議事日程，每年年初由分管負責人提出具體工作任務，局黨組集體研究解決工作中的實際問題，與其它業(yè)務工作一起部署、一起檢查、一起考核；將檔案管理納入目標管理，局機關(guān)檔案工作明確了保持省特級的目標，將其納入日常工作考核，每半年檢查落實；將檔案工作所需要經(jīng)費納入機關(guān)財務預算，五年來用于規(guī)范檔案管理工作的專項經(jīng)費就達到萬元，確保了檔案工作各項管理措施的落實到位。

二是推進隊伍建設。市局機關(guān)在編制十分緊張的情況下，為綜合檔案室配備了專職檔案員，局機關(guān)各股室都調(diào)配了思想素質(zhì)、文化素質(zhì)較高，熱愛檔案事業(yè)的同志從事兼職檔案工作，個市直局屬二級單位全部配備了專職檔案員名，形成了以市局綜合檔案室為龍頭的全市財政系統(tǒng)“金字塔”式檔案管理網(wǎng)絡，在檔案管理體制上實現(xiàn)了規(guī)范化管理。同時，我們還注意落實檔案工作人員經(jīng)濟和政治待遇，保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。另一方面，我們還特別注重檔案人員業(yè)務素質(zhì)的提高。局里采取定期組織崗位培訓，選送檔案人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓，不斷提高檔案隊伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和整體管理水平。2000年以來，先后組織全局專兼職檔案員培訓次，參加人員多人次；組織全系統(tǒng)專職檔案人員參加檔案部門和行業(yè)部門組織的業(yè)務培訓及進修達人次。

強化檔案管理為財政中心工作服務

近年來，在各級領導的高度重視和檔案部門的指導下，我市財政系統(tǒng)本著“依法治檔、強化基礎、管理創(chuàng)優(yōu)、利用創(chuàng)效”的檔案工作目標，堅持把依法治檔、服務財政中心工作作為搞好檔案工作的核心來抓，健全檔案機構(gòu)和組織，完善檔案規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，努力開發(fā)利用檔案信息資源，目前，全市財政系統(tǒng)已經(jīng)建立了綜合檔案室個（含市局），有專兼職檔案員人，1991年，市局機關(guān)綜合檔案室被評審認定為省一級目標管理單位，2000年晉升為省特級。-2005年，局屬個二級單位、9個基層所檔案管理被評審認定為省級目標管理單位，局機關(guān)及系統(tǒng)檔案管理工作進一步規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，較好地實現(xiàn)了檔案工作為領導服務、為基層單位服務、為財政中心工作服務的宗旨，有力地促進了地方經(jīng)濟的發(fā)展和財政改革的深化?，F(xiàn)將近年來我們所做的工作簡要匯報如下：

一、強化領導，狠抓落實，檔案組織管理不斷健全

自2000年我局檔案工作升省特級之后，我們從檔案利用的實踐中充分認識到檔案管理工作的重要地位和作用，為此，局黨組高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作作為提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量，搞好財政工作的一項重要內(nèi)容來抓，通過近年來的常抓不懈，全員檔案管理意識得以提升，檔案管理體制得以健全，檔案管理制度日趨嚴謹，使全局的檔案管理工作取得了長足的進展。

一是加強檔案工作的組織領導。針對近年來我市財政系統(tǒng)機構(gòu)和人員特別是局黨組成員變動較為頻繁的實際情況，我們及時調(diào)整和充實檔案管理工作的領導力量和組織機構(gòu)。市局機關(guān)和局屬二級單位都分別成立了由局長掛帥、分管副局長負責，辦公室主任主抓的檔案工作領導小組和檔案工作鑒定小組，配備了專職或兼職檔案管理員，明確了分管領導、責任部門和工作人員，對本系統(tǒng)的檔案工作履行監(jiān)督、檢查和指導的職責，并堅持做到“三個納入”：即將檔案工作納入領導議事日程，每年年初由分管負責人提出具體工作任務，局黨組集體研究解決工作中的實際問題，與其它業(yè)務工作一起部署、一起檢查、一起考核；將檔案管理納入目標管理，局機關(guān)檔案工作明確了保持省特級的目標，將其納入日常工作考核，每半年檢查落實；將檔案工作所需要經(jīng)費納入機關(guān)財務預算，五年來用于規(guī)范檔案管理工作的專項經(jīng)費就達到萬元，確保了檔案工作各項管理措施的落實到位。

二是推進隊伍建設。市局機關(guān)在編制十分緊張的情況下，為綜合檔案室配備了專職檔案員，局機關(guān)各股室都調(diào)配了思想素質(zhì)、文化素質(zhì)較高，熱愛檔案事業(yè)的同志從事兼職檔案工作，個市直局屬二級單位全部配備了專職檔案員名，形成了以市局綜合檔案室為龍頭的全市財政系統(tǒng)“金字塔”式檔案管理網(wǎng)絡，在檔案管理體制上實現(xiàn)了規(guī)范化管理。同時，我們還注意落實檔案工作人員經(jīng)濟和政治待遇，保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。另一方面，我們還特別注重檔案人員業(yè)務素質(zhì)的提高。局里采取定期組織崗位培訓，選送檔案人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓，不斷提高檔案隊伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和整體管理水平。2000年以來，先后組織全局專兼職檔案員培訓次，參加人員多人次；組織全系統(tǒng)專職檔案人員參加檔案部門和行業(yè)部門組織的業(yè)務培訓及進修達人次。

根據(jù)上級要求，我局對照《湖北省機關(guān)檔案工作目標管理考評標準》，對近年來的檔案管理工作情況認真進行了自查，自查得分94分?，F(xiàn)將具體情況報告如下：

一、組織管理標準分30分，得分30分。為了切實加強對檔案管理工作的組織領導，我局成立了由分管機關(guān)局長為組長，辦公室主任為副組長，各股室負責人為成員的機關(guān)檔案管理領導小組，有人員變動時及時調(diào)整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的，組織保證。同時，按照“上下聯(lián)動、整體推進”的總體部署，各基層財政所也成立了檔案管理工作專班，配備專職檔案管理員，形成局機關(guān)、股室、基層所“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡。為了落實責任，我局將檔案管理工作納入財政工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全了一整套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案庫房保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案查、借閱制度》、《檔案工作人員職責》、《檔案安全保衛(wèi)制度》等，做到有章可循。檔案工作人員經(jīng)培訓持證上崗，了解本機關(guān)工作職能，熟悉業(yè)務，政治素質(zhì)好、責任心強、愛崗敬業(yè)。

二、設施建設標準分14分，得分12.5分。大力改善檔案工作硬件設施，確保檔案的安全完整。在局機關(guān)辦公用房十分緊張的情況下，將綜合檔案室優(yōu)先安排為三間房，做到庫房、辦公、閱覽三分開；及時添置、更新檔案室部分設備，如防盜門、空調(diào)、溫濕度計、滅火器、窗簾等，使庫房達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠“八防”要求，優(yōu)化了綜合檔案室的環(huán)境。加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，我們先后購置了計算機、激光打印機、復印機、掃描儀等現(xiàn)代化工作設備，并對近年來文書檔案基礎信息實行了計算機存貯，加強管理，方便查閱。但沒有去濕機等設備，扣1.5分。

三、業(yè)務建設標準分36分，得分32分。根據(jù)《湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《歸檔文件整理實施細則》，在檔案收集整理工作方面，我們從嚴要求，對收發(fā)文進行嚴格登記。嚴格檢查所收文件是否辦理完畢，是否完全完整。檔案分類科學，保持前后一致；組卷合理，編目規(guī)范；檔案案卷題名規(guī)范，目錄、備考表填寫完整，案卷封面書寫正確，但極個別排列順序有誤，扣0.5分。檔案室內(nèi)清潔衛(wèi)生，無霉、蟲及雜物堆放現(xiàn)象，防護效果好，但無溫濕度記錄，扣0.5分。檔案柜架排列整齊，檔案存放位置索引醒目，貼有識別標簽，符合規(guī)范。建立了檔案全宗卷。定期開展檔案鑒定、銷毀工作，手續(xù)齊全。按規(guī)定向市檔案局移交了檔案。在檔案管理現(xiàn)代化方面，還做得不夠,扣3分。

四、開發(fā)利用標準分20分，得分19.5分。為了充分發(fā)揮檔案的潛在作用，方便利用，更好地為財政工作服務，我們一是編制檔案檢索工具，編制了案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檔案檢索工具索引；二是匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工，編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機構(gòu)沿革、大事記、人事任免、歷年榮譽、基礎數(shù)字等匯編資料，但編研質(zhì)量有待提高，扣0.5分；三是運用計算機進行檢索，確保調(diào)檔迅速準確，提高了檔案管理的效率；四是建立各類檔案統(tǒng)計臺帳，如各類檔案借閱登記薄、文書檔案移交登記薄、檔案庫房檢查記錄、檔案，數(shù)量統(tǒng)計臺帳、檔案收進、移出登記表等，做到臺帳清晰規(guī)范。在認真編制檔案檢索體系的同時，我們充分發(fā)揮檔案的服務功能，在參與編寫《xx志》、編輯《財政法律法規(guī)制度匯編》、撰寫財政工作報告及各項專題匯報、開展各類教育、干部職工職務職級的晉升以及歷次調(diào)資過程中，檔案提供了大量翔實的材料。此外，我們利用財政收入、支出等基礎數(shù)據(jù)檔案資料，分析經(jīng)濟發(fā)展、財政運行中的特點、存在不足以及預防對策，為領導決策服務；利用大量的會計檔案資料，為各類財務檢查提供最真實的依據(jù)。據(jù)統(tǒng)計，自1999年以來，綜合檔案室共為1500余人次提供利用案卷、資料2006余卷（冊）。

經(jīng)過近年來的不懈努力，我局檔案管理工作取得了一些成績，但與上級的要求相比，還存在一定的差距，在今后的工作中，我們將再添措施、再加力度，把我局檔案管理工作推向更高的臺階。具體抓好五個方面的工作：一是進一步加強領導、提高認識，增強全員檔案意識，把檔案管理工作作為財政工作的一項重要內(nèi)容抓好抓實。二是進一步加強制度落實力度，做到有章可依、有章必依、違章必究。三是進一步抓好軟硬件建設，確保檔案安全，提高檔案信息調(diào)閱速度。四是進一步加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務水平，適應新時期檔案管理工作的要求。

一、組織管理標準分30分，得分30分。為了切實加強對檔案管理工作的組織領導，我局成立了由分管機關(guān)局長為組長，辦公室主任為副組長，各股室負責人為成員的機關(guān)檔案管理領導小組，有人員變動時及時調(diào)整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。同時，按照“上下聯(lián)動、整體推進”的總體部署，各基層財政所也成立了檔案管理工作專班，配備專職檔案管理員，形成局機關(guān)、股室、基層所“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡。為了落實責任，我局將檔案管理工作納入財政工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全了一整套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案庫房保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案查、借閱制度》、《檔案工作人員職責》、《檔案安全保衛(wèi)制度》等，做到有章可循。檔案工作人員經(jīng)培訓持證上崗，了解本機關(guān)工作職能，熟悉業(yè)務，政治素質(zhì)好、責任心強、愛崗敬業(yè)。

二、設施建設標準分14分，得分12.5分。大力改善檔案工作硬件設施，確保檔案的安全完整。在局機關(guān)辦公用房十分緊張的情況下，將綜合檔案室優(yōu)先安排為三間房，做到庫房、辦公、閱覽三分開；及時添置、更新檔案室部分設備，如防盜門、空調(diào)、溫濕度計、滅火器、窗簾等，使庫房達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠“八防”要求，優(yōu)化了綜合檔案室的環(huán)境。加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，我們先后購置了計算機、激光打印機、復印機、掃描儀等現(xiàn)代化工作設備，并對近年來文書檔案基礎信息實行了計算機存貯，加強管理，方便查閱。但沒有去濕機等設備，扣1.5分。

三、業(yè)務建設標準分36分，得分32分。根據(jù)《湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《歸檔文件整理實施細則》，在檔案收集整理工作方面，我們從嚴要求，對收發(fā)文進行嚴格登記。嚴格檢查所收文件是否辦理完畢，是否完全完整。檔案分類科學，保持前后一致；組卷合理，編目規(guī)范；檔案案卷題名規(guī)范，目錄、備考表填寫完整，案卷封面書寫正確，但極個別排列順序有誤，扣0.5分。檔案室內(nèi)清潔衛(wèi)生，無霉、蟲及雜物堆放現(xiàn)象，防護效果好，但無溫濕度記錄，扣0.5分。檔案柜架排列整齊，檔案存放位置索引醒目，貼有識別標簽，符合規(guī)范。建立了檔案全宗卷。定期開展檔案鑒定、銷毀工作，手續(xù)齊全。按規(guī)定向市檔案局移交了檔案。在檔案管理現(xiàn)代化方面，還做得不夠,扣3分。

四、開發(fā)利用標準分20分，得分19.5分。為了充分發(fā)揮檔案的潛在作用，方便利用，更好地為財政工作服務，我們一是編制檔案檢索工具，編制了案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檔案檢索工具索引；二是匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工，編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機構(gòu)沿革、大事記、人事任免、歷年榮譽、基礎數(shù)字等匯編資料，但編研質(zhì)量有待提高，扣0.5分；三是運用計算機進行檢索，確保調(diào)檔迅速準確，提高了檔案管理的效率；四是建立各類檔案統(tǒng)計臺帳，如各類檔案借閱登記薄、文書檔案移交登記薄、檔案庫房檢查記錄、檔案數(shù)量統(tǒng)計臺帳、檔案收進、移出登記表等，做到臺帳清晰規(guī)范。在認真編制檔案檢索體系的同時，我們充分發(fā)揮檔案的服務功能，在參與編寫《xx志》、編輯《財政法律法規(guī)制度匯編》、撰寫財政工作報告及各項專題匯報、開展各類教育、干部職工職務職級的晉升以及歷次調(diào)資過程中，檔案提供了大量翔實的材料。此外，我們利用財政收入、支出等基礎數(shù)據(jù)檔案資料，分析經(jīng)濟發(fā)展、財政運行中的特點、存在不足以及預防對策，為領導決策服務；利用大量的會計檔案資料，為各類財務檢查提供最真實的依據(jù)。據(jù)統(tǒng)計，自1999年以來，綜合檔案室共為1500余人次提供利用案卷、資料2006余卷（冊）。

經(jīng)過近年來的不懈努力，我局檔案管理工作取得了一些成績，但與上級的要求相比，還存在一定的差距，在今后的工作中，我們將再添措施、再加力度，把我局檔案管理工作推向更高的臺階。具體抓好五個方面的工作：一是進一步加強領導、提高認識，增強全員檔案意識，把檔案管理工作作為財政工作的一項重要內(nèi)容抓好抓實。二是進一步加強制度落實力度，做到有章可依、有章必依、違章必究。三是進一步抓好軟硬件建設，確保檔案安全，提高檔案信息調(diào)閱速度。四是進一步加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務水平，適應新時期檔案管理工作的要求。

近年來，我局檔案工作在區(qū)檔案局的指導下，充分利用電子信息化等技術(shù)和手段，立足服務，勇于創(chuàng)新，以檔案管理體系化、規(guī)范化、信息化為突破口，不斷強化檔案基礎工作，有效地推進了全局檔案工作的穩(wěn)步發(fā)展，在這里將近幾年的做法與大家作一下交流，不當之處請批評指正。

一、檔案管理規(guī)范化，為通過質(zhì)量認證奠定基礎，

（一）領導重視，強化培訓

財政工作涉及機關(guān)工作的方方面面，財政機關(guān)檔案對全區(qū)整體工作的有序開展有著不可估量的作用，我局黨組深刻認識到財政機關(guān)檔案的重要性和嚴肅性，時刻注意加強對財政機關(guān)檔案的保存和管理。把檔案工作納入了全局的崗位目標責任考核，做到責任明確，嚴格獎懲。將檔案管理作為一項常規(guī)性工作常抓不懈，成立了檔案管理工作領導小組，在辦公條件十分緊張的情況下，擠出㎡建立了綜合檔案室，配備了專職檔案人員，先后投入資金萬余元購置了檔案櫥、除濕機、掃描儀等檔案設施。

檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響到檔案工作的好壞，因此我局十分注重對檔案人員的培訓。除積極參加區(qū)檔案局組織的業(yè)務培訓，還多次組織各科室兼職檔案人員到先進單位學習經(jīng)驗，相互交流，使檔案人員業(yè)務水平和工作技能有了進一步提高。

（二）理順體系，提高效率